Krachtens art. 1218, § 1, tweede lid Ger.W. beschikken de partijen voor de mededeling van hun aanspraken en stukken aan de notaris-vereffenaar en aan elkaar over een termijn van twee maanden, te rekenen vanaf de afsluiting van de boedelbeschrijving.
De fase waarbij de partijen in het raam van een wettelijke instaatstelling in de zin van art. 1218 Ger.W. aanspraken doen kennen en stukken meedelen wordt door de wetgever uiterst belangrijk geacht.. Gedurende (in beginsel) twee maanden kunnen de partijen nadenken en omschrijven wat zij eigenlijk beogen en vorderen. Tegelijk kunnen zij evalueren welk standpunt zij innemen ten aanzien van de reeds gekende standpunten of vorderingen van elkaar. De bedoelde termijn dient niet enkel om te vorderen, maar ook om zich te verweren, bijvoorbeeld omdat (bepaald)de vorderingen al gekend zijn, gelet op een eerdere fase, gebeurlijk via verklaringen bij de opening van de notariële werkzaamheden (waarvan in voorkomend geval akte in het proces-verbaal).
De partijen kunnen zich daarbij in zekere mate spiegelen aan wat geldt in een procedure voor de rechter. Het is noodzakelijk de aanspraken schriftelijk te laten kennen en samen met de bijhorende stukken aan de tegenpartij te communiceren. Tegenspraak geldt in de notariële fase van een gerechtelijke vereffening-verdeling zoals bij een procedure in rechte.
De notaris-vereffenaar kan slechts dienstig en coherent zijn werkzaamheden aanvatten en doorvoeren wanneer hij afdoende kennis heeft van de aanspraken van de partijen en de stukken die deze aanspraken ondersteunen. De partijen moeten dus voldoende concreet zijn.
Toch mag niet uit het oog worden verloren dat er een vruchtbare wisselwerking moet gelden tussen de notaris-vereffenaar en de partijen evenals tussen de partijen onderling. De verzoenende, diligente en onpartijdige notaris-vereffenaar moet steeds trachten de werkzaamheden positief bij te sturen wanneer zij dreigen te vervagen of verzanden.
De notaris-vereffenaar heeft tot uitdrukkelijke opdracht erover te waken dat de procedure geen vertraging oploopt. Hij moet de actieve motor zijn van de goede voortgang van het verloop van het dossier. Dat betekent dat hij zelf diligent moet zijn, maar evengoed dat hij erover moet waken dat de partijen of hun advocaten geen belemmering of vertraging veroorzaken die tot loutere obstructie leidt. Dit heeft de wetgever van 13 augustus 2011 doorheen de hele wet benadrukt en in het bijzonder bevestigd door te bepalen dat de notaris alle maatregelen moet treffen om zijn opdracht «naar behoren en binnen redelijke termijn te vervullen» (art. 1214, § 5, in fine Ger.W.; H. Casman, «De gerechtelijke vereffening-verdeling onder de nieuwe wet – Nieuwe handleiding voor de notaris-vereffenaar», NFM 2012, 72).
Hierbij kan een Excelsheet gelden als een naar de vorm regelmatige mededeling van aanspraken en stukken in de zin van de artt. 1218, § 1, tweede lid juncto 1222 Ger.W. (zie ook en vgl. Gent 21 april 2016, T.Not. 2016, 535). Te dezen werd vastgesteld dat het document een opgave bevat van (1) de activa en passiva dan wel de samenstelling van de gewezen huwelijksgemeenschap en post-communautaire onverdeeldheid (2) de vergoedingsrekeningen en de beheersrekeningen en (3) de te verdelen elementen en de concrete toebedeling. Onder de bedoelde aanspraken zitten bij wijze van tabs de bijhorende stukken overeenkomstig de geïnventariseerde opgave.
Een en ander blijkt enigszins in overeenstemming te zijn met en zodoende terug te gaan op een ontwerp van akte van echtscheiding door onderlinge toestemming.