Een onderneming wordt verondersteld over een degelijke interne communcatie te beschikken. Er mag trouwens van uitgegaan worden dat een bedrijf met verschillende vestigingen over een meer dan voldoende organisatie beschikt om de betreffende documenten binnen de termijn van één maand bij de juiste dienst of persoon te doen terechtkomen.
De regelmatig geïnformeerde schuldeiser mag de uitwerking en de uitvoering van de regeling, na een ultieme waarschuwing, niet kunnen bemoeilijken. Art. 1675/9, § 3 Ger.W. bepaalt daarom dat als de gekende schuldeiser niet binnen de maand volgend op de kennisgeving van de beschikking van toelaatbaarheid aangifte heeft gedaan, de schuldbemiddelaar hem een herinneringsbrief zal sturen.
De schuldeiser wordt dan met een ter post aangetekende brief met ontvangstbewijs door de schuldbemiddelaar ervan op de hoogte gebracht dat hij over een laatste termijn van vijftien dagen beschikt vanaf de ontvangst van die brief, om nog aangifte te doen.
Bij een regelmatige kennisgeving maar een gebrek aan aangifte door de schuldeiser, wordt de schuldeiser overeenkomstig art. 1675/9, § 3 Ger.W. geacht afstand te doen van zijn schuldvordering. De schuldeiser verliest daardoor zijn recht om zich te verhalen op de schuldenaar en de persoonlijke zekerheidsstellers.
Gelet op de impact van de gevolgen bij nalatigheid van de schuldeiser achtte de wetgever het noodzakelijk om de schuldeiser daar ook over te informeren. Bijgevolg dient de herinneringsbrief van de schuldbemiddelaar de tekst te bevatten van art. 1675/9, § 3 Ger.W., dat het zwaar sanctiemechanisme verwoordt. Dit wordt ook uitdrukkelijk vermeld in de laatste alinea van § 3 van art. 1675/9 Ger.W.: «De tekst van dit artikel wordt afgedrukt op de brief bedoeld in het eerste lid.»
Art. 1675/9, § 3 Ger.W. vereist aldus een welbepaalde kennisgeving door de schuldbemiddelaar, namelijk:
– bij een ter post aangetekende brief met ontvangstmelding;
– de mededeling dat de schuldeiser nog over een laatste termijn van vijftien dagen vanaf de ontvangst van de brief beschikt om aangifte te doen,
– de tekst van art. 1675/9, § 3 Ger.W. dient te worden afgedrukt op die brief.
Wanneer de voor het overige correcte aangetekende brief bedoeld in art. 1675/9, § 3 Ger.W. niet aan het correcte adres van de schuldeiser wordt toegezonden, zal deze schuldeiser immers geen sanctie kunnen oplopen