In artikel 1 van de Wet van 13 april 1995 (B.S., 2 juni 1995) wordt de handelsagentuur omschreven als een overeenkomst waarbij de ene partij, de handelsagent, door de andere partij, de principaal, zonder dat hij onder diens gezag staat, permanent en tegen vergoeding belast wordt met het bemiddelen en eventueel afsluiten van zaken in naam en voor rekening van de principaal.
Uit deze definitie vloeit voort dat een overeenkomst als handelsagentuur zal beschouwd worden wanneer aan volgende essentiële voorwaarden voldaan is :
- de agent bemiddelt bij het tot stand komen van zaken en sluit eventueel zaken af;
- hij doet dit niet in een gezagsverhouding (zie ook art. 1, tweede lid van de Wet van 13 april 1995, waar bepaald wordt dat de handelsagent zijn werkzaamheden naar eigen goeddunken indeelt en zelfstandig, vrij, over zijn tijd beschikt);
- er bestaat een permanente, duurzame band tussen de agent en de principaal (zie art. 3, 1 ° Wet 13 april 1995);
- de activiteit van de agent wordt vergoed;
- de agent treedt op in naam en voor rekening van de principaal
De wet geeft geen definitie van het begrip « bemiddelen». Nochtans vormt deze activiteit een essentiële basispremisse om van handelsagentuur te kunnen spreken. Men verwacht van de handelsagent dat hij prospecteert, het cliënteel gaat bezoeken en ermee onderhandelt, bemiddelt (tussenbeide komen om een overeenkomst tot stand te brengen). Hierbij wordt verondersteld dat de handelsagent onderhandelingsbevoegdheid heeft over de prijs en de essentiële kenmerken. Activiteiten van zuivere promotie vallen derhalve niet onder de Handelsagentuurwet. Een handelstussenpersoon wiens taak erin bestaat producten voor te stellen zodat een detailhandelaar deze producten zou bestellen bij de groothandelaar is geen handelsagentuur.
De agent dient niet noodzakelijkerwijze de bevoegdheid te krijgen van de principaal om een overeenkomst rechtstreeks in naam en voor rekening van de principaal te sluiten met de cliënt. De ontvangst van orders bij het cliënteel behoort derhalve niet tot de essentie van elke agentuurovereenkomst en de opdracht van elke handelsagent.
De vereiste van het permanent karakter, die uitdrukkelijk voorkomt in de definitie van de handelsagentuurovereenkomst, wordt nog versterkt door art. 1 Handelsagentuurwet. Regelmaat veronderstelt een zekere periodiciteit, een in hoofde van de agent regelmatig weerkerende verrichting. De tussenpersoon die slechts éénmalig of occasioneel zaken bemiddeld heeft wordt niet als een handelsagent gekwalificeerd, zelfs wanneer er een permanente band bestaat met de principaal.
De permanente band kan bijvoorbeeld wel afgeleid worden uit de regelmatige, doorheen de tijd gemaakte afrekeningen met de principaal of de regelmatige facturaties.
De aanbreng van (slechts) één klant, zij het een klant met een aanzienlijke afname, belet de toepassing van de handelsagentuurwet niet .
De vereiste van permanente band impliceert niet dat de handelsagent noodzakelijkerwijze zijn hoofdberoep dient te maken van het bemiddelen van overeenkomsten voor rekening van de principaal.
De rechtspraak heeft meermaals bevestigd dat het voor de toepassing van de handelsagentuurwet van geen belang is of de handelsagent exclusiviteit wordt toegekend of niet. De exclusiviteit behoort niet tot de essentie van de handelsagentuur..