Kosten eigen aan de werkgever en geen loon zijn de kosten die de werknemer maakt, die ten laste zijn van de werkgever en die uitgesloten worden uit het loonbegrip van de sociale zekerheid (denk aan verplaatsingskosten, parkeerkosten, GSM-kosten, restaurantkosten)
Het gaat dus om kosten die die werkgever geacht wordt te dragen, of anders gezegd, die voor rekening van de werkgever worden gemaakt. Zij worden aan de werknemer terugbetaal middels
- ofwel terugbetaling van effectieve kost: aan de hand van bewijsstukken
- ofwel betaling van een forfait: de werkgever moet dan het gehanteerde forfait kunnen verantwoorden, bijvoorbeeld aan de hand van bewijsstukken
Het gaat hierbij om kosten die gemaakt worden in toepassing van art. 20,1° van de arbeidsovereenkomstenwet doch ook om onkosten die niet worden gemaakt door het eigenlijke presteren van de arbeid maar die wel naar aanleiding van de uitvoering van de arbeidsovereenkomst worden gemaakt.
Het arrest van het Hof van Cassatie d.d. 14 februari 2000 spreekt over "kosten wegens of omwille van de arbeidsovereenkomst" (Cass. 14 februari 2000, JTT, 2000, 189, noot).
Bij betwisting van de realiteit van de kosten ten laste van de werkgever, dient de werkgever de realiteit van deze kosten aan te tonen door middel van bewijsstukken of, ingeval zulks niet mogelijk is, door alle andere door het gemeen recht toegelaten bewijsmiddelen, met uitzondering van de eed.
Bij gebreke aan bewijskrachtige gegevens aangeleverd door de werkgever kan de Rijksdienst voor sociale zekerheid, op voorstel van de bevoegde inspectiediensten die de werkgever gehoord hebben, ambtshalve een bijkomende aangifte uitvoeren, rekening houdende met alle nuttige inlichtingen waarover zij beschikt.
Belangrijk hierbij is het causaal verband tussen de kost enerzijds en de arbeidsprestaties anderzijds.
De vergoeding moet tegenover een werkelijke uitgave staan, ook al wordt omwille van administratieve redenen, ook aanvaard dat de vergoeding forfaitair wordt geregeld.
De beoordeling is grotendeels een feiten beoordeling.
Sinds 1 januari 2010 geldt dat de bewijslast bij de werkgever ligt. Artikel 14, 4" paragraaf van de RSZ-wet voorziet:
Strikt genomen is de RSZ niet gebonden aan de afspraken die de fiscus maakt doch de rechtsonderhorige kan minstens verwijzen naar de houding van een andere overheid over een sterk gelijkaardige, principiële vraag.
Onder meer gelet op de rechtszekerheid en de beginselen van behoorlijk bestuur kan de RSZ niet zomaar kan afwijken van het standpunt van de fiscus.