Het proces-verbaal van beweringen en zwarigheden
Wanneer de staat van vereffening door de notaris is opgesteld nodigt hij de partijen per deurwaardersexploot of bij aangetekende brief uit voor de bijeenkomst inhoudende de afsluitende werkzaamheden en het formuleren van zwarigheden. Deze uitnodiging houdt een aanmaning in om inzage te nemen in de staat van vereffening.
Principieel volstaat dit en zouden de partijen dus de inzage kunnen plegen ten kantore van de notaris. Het is evenwel hoffelijker en gebruikelijk dat de notaris zijn project voegt bij de uitnodiging. Tussen de datum van de uitnodiging en de bijeenkomst bij de notaris voor de afsluiting en het formuleren van de zwarigheden dient minstens een maand te liggen. In artikel 1218 tweede lid van het gerechtelijk wetboek werd voorzien dat de rechtbank deze termijn kan verlengen voor zover dit gemotiveerd wordt door gegronde redenen.
Principieel kunnen de partijen of de advocaten op de afsluitende bijeenkomst hun bezwaren formuleren waarna de notaris ze dient te acteren. Dit is echter niet onmiddellijk pragmatisch. De partijen krijgen ruimschoots de tijd om hun opmerkingen te formuleren en het is aangewezen dat de notaris deze opmerkingen, lees zwarigheden tijdig ontvangt zodat hij ruimschoots de tijd heeft om zich voor te bereiden om alsnog te proberen via bemiddeling tot een oplossing te komen waar achter alle partijen kunnen staan. Vanzelfsprekend dienen de zwarigheden zoals medegedeeld aan de notaris ook medegedeeld worden aan de tegenpartij.
Een partij die geen zwarigheden heeft laten acteren voor de notaris in het afsluitend proces-verbaal van zwarigheden kan later voor de rechtbank geen bezwaren meer laten gelden en verklaart zich dus ten definitieve titel akkoord met de vereffeningstaat. Elke opmerking die nog voor de rechtbank zal geformuleerd worden zou derhalve dienen afgewezen te worden nu de procedure zoals voorzien in het gerechtelijk wetboek alle mogelijkheden biedt om voor de notaris, die een zekere volheid van bevoegdheid heeft in het kader van de vereffening verdeling, zijn of haar rechten te laten gelden, onverminderd de bevoegdheid van de rechtbank om hierna over de zwarigheden te oordelen. Dit alles ten ware de partijen zich akkoord verklaren om voor de rechtbank toch nog nieuwe zwarigheden te laten behandelen. Deze regel werd vastgelegd in cassatiearrest van 6 april 1990, rechtskundig weekblad 1990 - 1991, 218 en T.Not. 1990, 235 met noot Bouckaert.
Op deze regel zijn er vier uitzonderingen, waarbij een partij, zelfs zonder de instemming van een andere partij toch nog zwarigheden kan laten behandelen door de rechtbank die niet aan bod gekomen zijn in het proces-verbaal van zwarigheden voor de notaris:
1. Wanneer de notaris de partijen niet heeft uitgenodigd om hun bemerkingen te maken;
2. Wanneer de nieuwste concreet van overwegend belang opduikt (bv. een vergeten buitenhuwelijkse kind, een plots opgedoken testament, een procedure door derden ingesteld...)
3. Wanneer de bezwaren de openbare orde raken;
uitzonderingen 1-3 geformuleerd door de Koninklijke federatie der Belgische notarissen zie c. De Wulf, "Dossier 4228-4229" in de verslagen en debatten van het CSW 1989 - 1990, Brussel, Bruylant, 1991,161
4. Wanneer de staat van de notaris tot stand gekomen is op grond van gebrekkige en onvolledige gegevens die door een partij bewust een gewild aan de notaris en de andere partijen werden onthouden (Hof van beroep in Gent, 13 november 1998, A.J.T. 1999-2000, 305)
Wanneer alle partijen aanwezig zijn op de afsluitende vergadering en zich akkoord verklaren met de vereffening is hiermee de kous af en is aldus de vereffening definitief waarbij het akkoord geldt als een minnelijke verdeling conform artikel 1219 paragraaf 1 van het gerechtelijk wetboek zonder dat er een homologatie door de rechtbank nodig is.
Wanneer één of meerdere partijen niet verschijnen zal de notaris die aangesteld is om de afwezige op de onwillige partij te vertegenwoordigen tekenen in plaats van de afwezige partij. Let wel, een notaris vertegenwoordiger heeft niet de taak om opmerkingen te maken namens de afwezige partij. Zijn taak beperkt zich tot een wettigheidscontrole, met name nagaan of de wet bij de vereffening verdeling werd gerespecteerd.
Hierna en hierdoor is de vereffening verdeling definitief, is opnieuw de kous af en is er geen homologatie nodig door de rechtbank.
Indien een partij zwarigheden wil formuleren, worden deze door de notaris in zijn proces-verbaal geacteerd. De notaris kan de mening toegedaan zijn dat de opmerking gegrond is en op basis hiervan zijn staat onmiddellijk aanpassen. Bij de afsluitende vergadering mag de notaris zich niet vergenoegen met het acteren van de zwarigheden. Hij heeft de absolute plicht om alsnog te pogen de partijen te verzoenen. Wanneer hij hierin niet slaagt zal hij zijn eigen visie over de zaak uiteenzetten en in zijn proces-verbaal noteren, dan wel in een latere afzonderlijke akte die dan bij het proces-verbaal wordt gevoegd en eveneens aan de rechtbank wordt voorgelegd.
Binnen de maand na het proces-verbaal van zwarigheden belegt de notaris de uitgifte van zijn proces-verbaal en van zijn staat neer op de griffie van de rechtbank. Hierdoor is de rechtbank gevat en moet zij uitspraak doen over de overgebleven geschillen.
Wanneer de rechtbank meent dat de notaris een deugdelijke staat heeft opgesteld, homologeert de rechtbank de vereffeningstaat en is deze thans definitief in kracht van gewijsde.
De notaris wordt hiervan ter kennis gebracht door de griffier waarna hij de partijen verwittigd.
Wanneer de rechtbank ingaat op de zwarigheden, neemt zij eigenlijk al standpunt in dat de staat van de notaris haargoedkeuring niet meedraagt. In dit geval maakt de rechtbank de vereffeningstaat terug over aan de notaris die dan een aanvullende staat dient op te stellen dan wel zijn state dient aan te passen aan de beslissingen van de rechtbank over de geuite zwarigheden.
Wanneer een partij aanwezig is op de afsluitende vergadering maar weigert de vereffeningstaat goed te keuren of te tekenen zonder zwarigheden te laten gelden kan de notaris een vertegenwoordiger de staat niet ondertekenen in plaats van deze weigerende partij. In dit geval dient de notaris zijn staat over te maken aan de rechtbank die dan tot homologatie zal overgaan na een loutere controle over de wettigheid van de gevolgde procedure.
wettelijke bron zie artikel 1223 BW en volgende:
Art. 1223. [1 § 1. Voor de toewijzing van de kavels, die in voorkomend geval door de deskundige zijn bepaald, kan iedere deelgenoot zijn bezwaren inbrengen met betrekking tot de staat van vereffening houdende het ontwerp van verdeling bedoeld in artikel 1214, § 7, en, in voorkomend geval, opmerkingen en middelen met betrekking tot het eindverslag van de deskundige laten gelden.
Te dien einde maant de notaris-vereffenaar bij gerechtsdeurwaardersexploot, bij aangetekende brief of tegen gedagtekend ontvangstbewijs de partijen en andere belanghebbenden, alsook hun raadslieden bij gewone brief, fax of elektronische post, ertoe aan kennis te nemen van de staat van vereffening houdende het ontwerp van verdeling bedoeld in artikel 1214, § 7, gehecht aan de aanmaning, en, in voorkomend geval, van het eindverslag dat de deskundige hen voorafgaandelijk heeft meegedeeld overeenkomstig artikel 1213, § 2. Gelijktijdig roept de notaris-vereffenaar de partijen en andere belanghebbenden op om aanwezig te zijn bij de toewijzing van de kavels en de sluiting der werkzaamheden, die plaatsvinden op de plaats, de dag en het uur bepaald door de notaris-vereffenaar.
In zijn aanmaning verwittigt de notaris-vereffenaar de partijen ervan dat de toewijzing van de kavels, in voorkomend geval door loting, zowel in hun afwezigheid als in hun aanwezigheid zal geschieden, dan wel dat bij onenigheid over de kavelvorming of over de staat van vereffening houdende het ontwerp van verdeling bedoeld in artikel 1214, § 7, een proces-verbaal van de geschillen of moeilijkheden bedoeld in artikel 1223, § 3, zal worden opgemaakt.
Behoudens akkoord van de partijen betreffende de navolgende termijn beschikken de partijen over een termijn van een maand vanaf de dagtekening van de aanmaning om aan de notaris-vereffenaar en de andere partijen hun bezwaren met betrekking tot de staat van vereffening houdende het ontwerp van verdeling bedoeld in artikel 1214, § 7, schriftelijk mee te delen en, in voorkomend geval, hun opmerkingen met betrekking tot het eindverslag van de deskundige die tot die bezwaren aanleiding hebben gegeven, te laten kennen.
§ 2. Indien geen bezwaren zijn ingebracht binnen de termijnen en in de vorm bedoeld in § 1, vierde lid, gaat de notaris-vereffenaar, bij de sluiting der werkzaamheden bedoeld in § 1, tweede lid, over tot de toewijzing van de kavels overeenkomstig het akkoord van alle partijen, of, bij gebrek aan dergelijk akkoord, bij loting en ondertekent hij, samen met de verschijnende partijen, het proces-verbaal van sluiting.
De akte van verdeling is definitief als minnelijke verdeling, onverminderd, in voorkomend geval, de toepassing van artikel 1206, vijfde en zesde lid.
§ 3. indien bezwaren zijn ingebracht binnen de termijnen en in de vorm bedoeld in § 1, vierde lid, stelt de notaris-vereffenaar, in de plaats van de sluiting der werkzaamheden bedoeld in § 1, tweede lid, een proces-verbaal op van de geschillen of moeilijkheden met beschrijving van al die bezwaren.
De bezwaren mogen geen afbreuk doen aan de akkoorden die werden vastgesteld overeenkomstig de artikelen 1209, § 1, of 1214, § 1, tweede lid.
Ingeval eenzelfde partij opeenvolgende opmerkingen of bezwaren meedeelt aan de notaris-vereffenaar houdt deze enkel rekening met de laatste opmerkingen of bezwaren die hem werden meegedeeld binnen de termijnen bedoeld in § 1, vierde lid.
Behoudens andersluidend akkoord van alle partijen en van de notaris-vereffenaar betekent de notaris-vereffenaar aan de partijen bij gerechtsdeurwaardersexploot of stuurt hij ze bij aangetekende brief of overhandigt hij ze tegen gedagtekend ontvangstbewijs alsook aan hun raadslieden bij gewone brief, fax of elektronische post, een afschrift van het proces-verbaal bedoeld in het eerste lid, alsook zijn schriftelijk advies over de geschillen of moeilijkheden, binnen twee maanden na het verstrijken van de termijn bedoeld § 1, vierde lid.
Gelijktijdig legt de notaris-vereffenaar ter griffie een uitgifte van het proces-verbaal van de geschillen of moeilijkheden, van zijn schriftelijk advies, van het proces-verbaal van opening der werkzaamheden alsmede van alle navolgende processen-verbaal en van de boedelbeschrijving, een kopie van de lijst van de stukken van de partijen en een uitgifte van de staat van vereffening houdende het ontwerp van verdeling bedoeld in artikel 1214, § 7, neer.
Door deze neerlegging wordt de zaak aanhangig gemaakt bij de rechtbank. De griffie roept de partijen op bij gerechtsbrief en hun raadslieden bij gewone brief, fax of elektronische post, voor een zitting waarop de partijen gehoord zullen worden op basis van hun bezwaren ingebracht overeenkomstig § 1, die beschouwd worden als conclusies, onverminderd de mogelijkheid om de zaak te verdagen naar een latere pleitzitting of toepassing te maken van artikel 747, gelet op de complexiteit van het geschil.
§ 4. De rechtbank beslecht de geschillen of moeilijkheden, homologeert zonder meer de staat van vereffening houdende het ontwerp van verdeling of zendt deze terug aan de notaris-vereffenaar om, binnen de door haar vastgestelde termijnen, een aanvullende staat van vereffening of een staat van vereffening overeenkomstig de door de rechtbank gegeven richtlijnen op te maken.
Behoudens akkoord van alle partijen of ontdekking van nieuwe feiten of nieuwe stukken van overwegend belang, neemt de rechtbank enkel kennis van de geschillen of moeilijkheden voortvloeiend uit de bezwaren vastgesteld in het proces-verbaal bedoeld in § 3, eerste lid.
§ 5. In geval van homologatie van de staat van vereffening houdende het ontwerp van verdeling geeft de griffier kennis van de uitspraak aan de notaris-vereffenaar. De notaris-vereffenaar rangschikt de uitspraak die in kracht van gewijsde is gegaan onder zijn minuten.
§ 6. Indien een aanvullende staat van vereffening houdende het ontwerp van verdeling of een staat van vereffening houdende het ontwerp van verdeling overeenkomstig de door de rechtbank gegeven richtlijnen is opgemaakt, maant de notaris-vereffenaar bij gerechtsdeurwaardersexploot, aangetekende brief of tegen gedagtekend ontvangstbewijs, de partijen en andere belanghebbenden, alsook hun raadslieden bij gewone brief, fax of elektronische post, ertoe aan kennis te nemen van deze staat, die hij hecht aan de aanmaning. Gelijktijdig roept de notaris-vereffenaar de partijen en andere belanghebbenden op om aanwezig te zijn bij de sluiting der werkzaamheden, die plaatsvindt op de plaats, de dag en het uur die hij bepaalt.
Behoudens akkoord van alle partijen betreffende de navolgende termijn, beschikken de partijen over een termijn van een maand vanaf de dagtekening van de aanmaning om schriftelijk aan de notaris-vereffenaar en de andere partijen hun bezwaren met betrekking tot deze staat mee te delen. Artikel 1223, § 3, derde lid, is van toepassing.
Behoudens ontdekking van nieuwe feiten of van nieuwe stukken van overwegend belang kunnen de bezwaren slechts betrekking hebben op de geschillen of moeilijkheden die verband houden met de aanpassing van de staat van vereffening overeenkomstig de door de rechtbank gegeven richtlijnen of, in voorkomend geval, met de nieuwe geschillen of moeilijkheden die uit die aanpassing voortvloeien.
Indien bezwaren zijn ingebracht binnen de termijnen en in de vorm bedoeld in het tweede lid, stelt de notaris-vereffenaar een proces-verbaal op van de geschillen of moeilijkheden met beschrijving van al die bezwaren. De procedure verloopt volgens artikel 1223, § 3, vierde tot zesde lid.]1
----------
(1)<W 2011-08-13/17, art. 5, 114; Inwerkingtreding : 01-04-2012>
In tegenstelling tot vervaltermijnen die gelden voor rechtsmiddelen, kunnen de termijnen om zwarigheden aan te tekenen tegen de staat van vereffening niet worden aangezien als termijnen van openbare orde. Bij het voorschrift van art. 1223, § 1 vierde lid Ger.W. is de absolute toepassing niet altijd onverkort en onverbiddelijk aan de orde. Enige redelijkheid is hierbij geboden. Partijen kunnen trouwens van deze termijn afwijken en dit akkoord is aan geen specifieke of bijzondere vorm- of andere vereisten onderworpen.
Een zwarigheid betreft een bezwaar (of vorm van tegenspraak) tegen het werk van de notaris terwijl een aanspraak een vordering is die gesteld wordt door een deelgenoot.