De conventionele instaatstelling bij de vereffening-verdeling heeft overeenkomsten met deze van art. 747 §2 Gerechtelijk wetboek. Mits akkoord van de notaris-vereffenaar kunnen partijen overeenkomen om af te wijken van de overeengekomen kalender. Bij gebrek aan akkoord gelden de wettelijke termijnen voor de instaatstelling voorzien in artikel Art. 1218. Gerechtelijk wetboek. Partijen kunnen overeenkomen om de vereffening-verdeling af te handelen zonder termijnen, net zoals in het gemeen recht een verzending mogelijk is naar de bijzondere rol, onverminderd de vereiste van de redelijke termijn voorzien in art. 6 EVRM.
De termijnregeling geldt evenwel niet voor het instrumenteren van de notaris. Er bestaat geen wettelijke, laat staan maximale tijdsspanne om de notaris in werking te stellen. Dit blijft het initiatiefrecht van de meest gerede partij om de notaris-vereffenaar opdracht te geven op het tijdstip dat opportuun wordt geacht door de meest gerede partij. De aangewezen notaris-vereffenaar wordt enkel door de meest gerede partij ter kennis gebracht van zijn opdracht en niet rechtstreeks in kennis gesteld van deze opdracht door de rechtbank. De notaris die als gerechtelijke mandataris fungeert kan zijn ambt niet weigeren bij gebrek aan provisie.
De notaris kan mits akkoord van partijen geprovisioneerd middels beschikbare fondsen. De notaris kan de rechter die hem heeft aangewezen, adiëren om het bedrag van de provisie te bepalen en de tot provisie gehouden partijen verplichten tot betaling, bij gebreke waaraan hij kan uitvoeren.
Termijnen kunnen verkort worden, dit kan gemotiveerd door de eenvoud van de vereffening-verdeling maar ook op grond van de leeftijd of de gezondheidstoestand van de partijen. Bij gebrek aan akkoord, kan het verzoek tot verkorting van de termijnen gericht aan de notaris die optreedt als eerste rechter en die de vraag ook aan de rechter bij gewone brief kan, voorleggen, gezien conform art. 1218§4 enkel de rechter de wettelijke termijnen kan inkorten.
Op grond van deze bepaling zou het verzoek tot inkorting van de termijnen principieel ook rechtstreeks door een partij kunnen gevraagd en voorgelegd aan de rechter. Indien partijen de termijnen niet naleven dient de notaris niet op die partijen te wachten en kan hij zijn werkzaamheden gewoon verder zetten (art. 1220 §1 Gerechtelijk Wetboek).
De notaris dient dan geen rekening te houden met hetgeen hem laattijdig werd medegedeeld. De notaris dient hiermee enkel rekening te houden ingeval van akkoord van alle partijen of bij ontdekking van nieuwe feiten of nieuwe stukken van overwegend belang. Bij ontvangst van laattijdige stukken dient de notaris de partijen hierover in te lichten inlichten en dient hij na te vragen of er een akkoord is om met deze elementen nog rekening te houden. . Wanneer de notaris-vereffenaar niet binnen de conventioneel overeengekomen of binnen de wettelijk bepaalde termijnen handelt, kan elke partij bij gewone brief neergelegd bij of gericht aan de rechtbank die de notaris heet aangesteld, om de oproeping van de notaris-vereffenaar en de partijen verzoeken.
Deze procedure (artikel 1220. Gerechtelijk wetboek) houdt een toezicht in door de rechtbank, zonder dat daarom reeds onmiddellijk tot vervanging van de notaris dient overgegaan, hetgeen verder tijdverlies veroorzaakt. Een verzoek tot vervanging zonder deze voorafgaande procedure is voorbaring en kan door de rechtbank zelfs met een geldboete worden afgestraft (Rb. Gent 23 oktober 2012, RW 2014-15, 149-152.).
" Art. 1220."§ 2. Indien de notaris-vereffenaar niet binnen de met toepassing van artikel 1217 overeengekomen of wettelijk bepaalde termijnen handelt, kan elk van de partijen bij gewone brief neergelegd bij of gericht aan de rechtbank die de notaris-vereffenaar heeft aangesteld, om de oproeping van de notaris-vereffenaar en de partijen verzoeken.
De griffie geeft kennis van dit verzoek, bij gerechtsbrief, aan de partijen en aan de notaris-vereffenaar.
Binnen vijftien dagen na deze kennisgeving zendt de notaris-vereffenaar, in voorkomend geval, zijn opmerkingen aan de rechtbank en de partijen.
Na verloop van deze termijn, roept de griffie de partijen en de notaris-vereffenaar bij gerechtsbrief op voor een zitting in raadkamer.
De rechter hoort de notaris-vereffenaar en de partijen, bepaalt ter zitting, na overleg met de notaris-vereffenaar, het verdere tijdschema voor de werkzaamheden en oordeelt over de vervanging van de notaris-vereffenaar, die niet kan worden uitgesproken indien alle partijen zich daartegen verzetten. Tegen deze beslissing kan geen enkel rechtsmiddel worden aangewend.
Indien de vervanging wordt uitgesproken omwille van de redenen bedoeld in het eerste lid, brengt de griffie de beslissing ter kennis van de kamer van de notarissen van het genootschap waartoe de notaris-vereffenaar behoort, die bepaalt of een tuchtstraf bepaald bij artikel 96 van de wet van 16 maart 1803 op het notarisambt dient te worden uitgesproken.
§ 3. Hetzelfde verzoek kan worden gedaan wanneer, in geval van de aanstelling van twee notarissen-vereffenaars, dezen niet gezamenlijk kunnen handelen.
In dit geval stelt de rechtbank, wanneer zij de vervanging van de notarissen-vereffenaars beveelt, een andere notaris-vereffenaar aan.]1
----------
(1)<W 2011-08-13/17, art. 5, 114; Inwerkingtreding : 01-04-2012>"
Alternatieven voor de vervanging van de notaris zijn:
klacht bij de ombudsdienst voor het notariaat
klacht bij de provinciale kamer van Notarissen of de benoemingscommissie van het notariaat
een vordering tot veroordeling van de notaris in betaling van een dwangsom
Bij een gerechtelijke aanstelling van een notaris mag een notaris zijn ambt niet weigeren wegens niet betaling van de provisie. Dit belet de notaris niet betaling te vorderen van de in gebreke blijvende partij maar ondertussen dient hij zijn ambt aanvaarden dan wel de werkzaamheden voortzetten.