Overlijden in het buitenland
Als een Belg in het buitenland overlijdt dan moeten de volgende instanties in het betreffende land verwittigd worden:
- de lokale overheid
- de Belgische ambassade of het Belgische consulaat
De lokale overheid zal de overlijdensakte opmaken. Als dit niet mogelijk is, zal de Belgische ambassade of het Belgische consulaat de akte opmaken.
Wanneer de Belgische consulaire post kennis heeft van het overlijden van een Belg en bevestiging gekregen heeft vanwege de officiële overheden, rapporteert hij deze informatie zo snel mogelijk aan het hoofdbestuur van de federale overheidsdienst Buitenlandse Zaken, Buitenlandse Handel en Ontwikkelingssamenwerking die de naasten ervan inlicht.
De post en het hoofdbestuur informeren, op hun vraag, de naasten van de overleden Belg over de nadere regels van de uitvaart ter plaatse of van de repatriëring van het stoffelijk overschot naar België.
Wanneer er geen naasten zijn of deze niet binnen een redelijke termijn kunnen geïdentificeerd worden, neemt de post als een goede huisvader de nodige schikkingen om ter plaatse een eenvoudige en waardige uitvaart van de overledene te verzekeren.
Zodra een post het overlijden van een Belg dat heeft plaatsgevonden in diens ambtsgebied of consulair ressort verneemt, vraagt die hiervan bevestiging aan de lokale autoriteiten. Eenmaal de bevestiging ontvangen, licht de post onmiddellijk de directie Bijstand van de Federale Overheidsdienst Buitenlandse Zaken, Buitenlandse Handel en Ontwikkelingssamenwerking in.
Buiten de kantooruren neemt de post contact op met de wachtdienst van de Federale Overheidsdienst Buitenlandse zaken, Buitenlandse Handel en Ontwikkelingssamenwerking.
De post vermeldt of er naasten ter plaatse zijn en of zij al op de hoogte zijn van het overlijden.
De post maakt volgende informatie over aan de directie Bijstand of aan de wachtdienst van de FOD Buitenlandse Zaken, Buitenlandse Handel en Ontwikkelingssamenwerking:
Naam en voornaam van de overledene;
Geboorteplaats en -datum;
Rijksregisternummer (indien gekend);
Plaats en datum van overlijden
Korte beschrijving van de omstandigheden van overlijden
In eerste instantie wordt die informatie doorgegeven langs de snelste weg, maar ze zal nadien steeds het onderwerp uitmaken van een communicatie per mail of per fax, aan de hand van een formulier.
De directie Bijstand of de wachtdienst van de Federale Overheidsdienst Buitenlandse zaken, Buitenlandse Handel en Ontwikkelingssamenwerking zoekt in het bevolkingsregister van de Belgen in het buitenland de eventuele aangeduide contactpersoon, en in het Rijksregister de naasten van de overleden Belg op.
Indien het opzoeken van een aangeduide contactpersoon of een naaste niet onmiddellijk tot resultaat leidt, roept de directie Bijstand of de wachtdienst van de Federale Overheidsdienst Buitenlandse zaken, Buitenlandse Handel en Ontwikkelingssamenwerking de hulp in van de federale politie of het gemeentebestuur van de laatste woonplaats of de geboorteplaats van de overleden Belg. Indien een naaste in het buitenland woont, houdt de bevoegde post die regelmatig op de hoogte.
Zodra de naaste gelokaliseerd werd, neemt de directie Bijstand of de wachtdienst van de Federale Overheidsdienst Buitenlandse zaken, Buitenlandse Handel en Ontwikkelingssamenwerking contact op met de politie met het verzoek om de slechtnieuwsmelding uit te voeren.
De directie Bijstand van de Federale Overheidsdienst Buitenlandse zaken, Buitenlandse Handel en Ontwikkelingssamenwerking communiceert aan de naasten alle nuttige informatie omtrent de overbrenging van het lichaam.
Behoudens uitdrukkelijke bepalingen in een testament, behoort het de familie toe om de overbrenging van het lichaam en de uitvaart te regelen.
Indien de familie op de hoogte is van het overlijden maar na twee weken nog geen enkele stap heeft ondernomen om de uitvaart te regelen, dan neemt de post de nodige maatregelen voor een eenvoudige maar waardige begrafenis van de overleden Belg ter plaatse.
Indien de familie schriftelijk verklaart niet tussen te komen in de organisatie van de overbrenging en de uitvaart of indien de familie niet kan gelokaliseerd worden, dan neemt de post ten laatste na twee weken de nodige maatregelen voor een eenvoudige maar waardige begrafenis van de overleden Belg ter plaatse.
In geen geval neemt de directie Bijstand van de Federale Overheidsdienst Buitenlandse zaken, Buitenlandse Handel en Ontwikkelingssamenwerking de kosten voor de overbrenging van het lichaam naar België ten laste.
Onder eenvoudige maar waardige begrafenis wordt begrepen, rekening houdend met de lokale gebruiken, dat de overleden Belg niet in een massagraf begraven wordt.
In geval van vermoeden dat het een verdacht overlijden betreft, licht de directie Bijstand van de Federale Overheidsdienst Buitenlandse zaken, Buitenlandse Handel en Ontwikkelingssamenwerking het Federaal Parket hiervan in. In dit geval geeft ze opdracht aan de post om politie- en autopsierapporten op te vragen.
De directie Bijstand van de Federale Overheidsdienst Buitenlandse zaken, Buitenlandse Handel en Ontwikkelingssamenwerking kan tevens de post opdracht geven om de lokale autoriteiten te wijzen op de mogelijke verdachte omstandigheden van het overlijden.
In het geval van een repatriëring van het stoffelijk overschot of van een uitvaart ter plaatse op kosten van de naasten, faciliteren de directie Bijstand van de Federale Overheidsdienst Buitenlandse zaken, Buitenlandse Handel en Ontwikkelingssamenwerking en de post in de mate van het mogelijke de contacten tussen de familie, de begrafenisonderneming en de eventuele verzekeringsmaatschappij en/of de werkgever.
In geval van repatriëring van het stoffelijk overschot, en indien de lokale wetgeving dit vereist, stelt het posthoofd de lijkenpas op, en levert deze gratis af. Bij repatriëring van de as na crematie, stelt het posthoofd de begeleidingsbrief op, indien dit vereist is, en levert deze gratis af.
De ereconsuls zijn gemachtigd om op instructie van hun post een lijkenpas af te leveren.
zie ook Koninklijk besluit tot bepaling van de praktische modaliteiten voor het verlenen van consulaire bijstand 22 april 2019.
De buitenlandse overlijdensakte overschrijven in België
De buitenlandse overlijdensakte wordt het best overgeschreven in de Belgische registers van de burgerlijke stand. Dat is niet verplicht, maar het is gemakkelijker om nadien uittreksels of afschriften van die akte op te vragen.
Als de overlijdensakte niet overgeschreven is in België moeten de uittreksels of afschriften opgevraagd in het buitenland.
Een akte van overlijden kan derhalve worden overgeschreven in de registers van de burgerlijke stand van de laatste woonplaats van de overledene in België.
Om een buitenlandse overlijdensakte over te schrijven in België moet de akte eerst erkend worden in België.
Een buitenlandse overlijdensakte in België laten erkennen
Een buitenlandse overlijdensakte moet aan enkele voorwaarden voldoen om in België erkend te worden:
- De buitenlandse akte van de burgerlijke stand moet opgesteld zijn door de buitenlandse bevoegde autoriteit. Ze moet ook de vorm hebben die in dat land gebruikelijk is.
- Buitenlandse akten moeten gelegaliseerd zijn. Bij het legaliseren van een document bevestigt een ambtenaar de echtheid van een handtekening dat document.
- Akten die in een vreemde taal opgesteld zijn, moeten door een beëdigde vertaler vertaald worden in Nederlands, Frans of Duits. U moet de taal kiezen van de Belgische gemeente waar de akte wordt overgeschreven.
De handtekening van een buitenlandse beëdigde vertaler moet ook gelegaliseerd worden.