De bevoegde ambtenaar van de burgerlijke stand of de ambtenaar van de burgerlijke stand van de plaats van opmaak van de akte die een materiële vergissing vaststellen op een akte van de burgerlijke stand, op basis van een authentieke akte of officieel attest, verbetert deze akte van de burgerlijke stand.
De persoon die een akte van burgerlijke stand wil laten verbeteren of laten nietig verklaren of een ontbrekende akte wil laten vervangen overeenkomstig artikel 26 BW kan hiertoe een verzoekschrift indienen bij de familierechtbank.
Deze mogelijkheid werd ingevoerd door wetgeving van 18 juni 2018 en 21 december 2018 en is in werking getreden met ingang van 31 maart 2019. De nieuwe regelgeving kan toepassing vinden op verzoeken tot verbetering ingediend na de inwerkingtreding van deze wetgeving/na 31 maart 2019 ook wanneer het verzoek akten betreft opgemaakt vóór die datum.
Middels deze wetgeving heeft de wetgever ook de bestaande papieren burgerlijke stand vervangen door een digitale burgerlijke stand. De Databank voor de Akten van de Burgerlijke Stand (DABS) beoogt de modernisering, informatisering en vereenvoudiging van de burgerlijke stand.
De invoering van de DABS impliceert de vereenvoudiging van de bestaande processen en akten van de burgerlijke stand, het exclusieve gebruik van elektronische akten, (elektronisch) ondertekend en bewaard, de verzekering van een plaatsonafhankelijke dienstverlening, de automatische doorstroming van gegevens van de DABS naar het Rijksregister alsook het doorsturen van gegevens van de griffies en openbare ambtenaren via de DABS.
Met deze wetgeving is niet alleen de inhoud van de akten vereenvoudigd maar ook de processen tot opmaak van een akte. Burgers die hun burgerlijke staat willen wijzigen, moeten dit eenvoudiger kunnen door geen informatie meer te moeten voorleggen die al ter beschikking is.
Ook de DABS en het Rijksregister worden voortaan gelijktijdig bijgewerkt en gesynchroniseerd. Bij het elektronisch ondertekenen van een akte van de burgerlijke stand of de wijziging ervan, worden de informatiegegevens in het Rijksregister onmiddellijk aangepast.
Een van deze processen die door middel van de wetten van 18 juni 2018 en 21 december 2018 werd vereenvoudigd betreft de verbetering van akten.
Vóór deze nieuwe wetgeving gold de administratieve verbeteringsprocedure op grond van een materiële misslag na positief advies van de procureur des Konings of de rechterlijke procedure tot verbetering van de akten van de burgerlijke stand.
Onder gelding van de nieuwe wetgeving blijft de verbetering van de akten van de burgerlijke stand mogelijk op twee manieren.
Enerzijds kan de ambtenaar van de burgerlijke stand zelf voortaan zonder tussenkomst van het parket of de rechtbank overgaan tot verbetering van welbepaalde materiële vergissingen.
Daarnaast behoudt de familierechtbank de algemene bevoegdheid om de akten van de burgerlijke stand te verbeteren
De wet van 31 juli 2020 heeft de bevoegdheid van de ambtenaar van de burgerlijke stand op dit punt niet gewijzigd. Wel breidt de wet van 31 juli 2020 het toepassingsgebied verder uit door de definitie aan te vullen en – omdat te weinig rekening werd gehouden met de opmaak van akten in een informaticatoepassing – de limitatieve opsomming van gevallen (van materiële vergissingen die het voorwerp van een verbetering kunnen uitmaken) te verruimen.
Vóór de wet van 31 juli 2020 bepaalde oud artikel 34 BW immers:
“Een materiële vergissing houdt in dat een ambtenaar van de burgerlijke stand, bij de opmaak van een akte van de burgerlijke stand, bij vergissing een gegeven heeft opgenomen in deze akte dat niet volledig overeenstemt met de vermelding van dit gegeven op de authentieke akten of officiële attesten die hij op dat ogenblik in zijn bezit had.
Onder een materiële vergissing wordt verstaan:
-een schrijf- of typfout in namen en voornamen;
-een fout in datum, plaats of uur van het rechtsfeit of de rechtshandeling die de akte vaststelt.”
Specifiek met betrekking tot de vóór de inwerkingtreding van de wet op papier opgemaakte akten van de burgerlijke stand wordt ingevolge artikel 116 van de wet van 18 juni 2018 onder een materiële vergissing verstaan: (i) een schrijf-of tikfout in namen, voornamen en adressen, (ii) een fout in de datum van geboorte of overlijden als uit een geboorte-of overlijdensattest een andere datum blijkt, (iii) een fout in de datum van huwelijk, (iv) een fout met betrekking tot de in de akte vermelde ambtenaar van de burgerlijke stand en (v) een verkeerde datum van opmaak van de akte.
Krachtens het bij wet van 31 juli 2020 (ver)nieuw(d)e artikel 34, § 1, tweede lid oud BW wordt onder materiële vergissing (voortaan) verstaan:
1° een schrijf-of typfout in namen en voornamen, of een verwisseling tussen beide;
2° een schrijf-of typfout in datum, plaats of uur van het rechtsfeit of de rechtshandeling die de akte vaststelt;
3° de verwisseling van personen vermeld in de akte;
4° het ontbreken van voornamen of delen van een naam van een persoon in een andere akte van de burgerlijke stand dan de akte van geboorte van de betrokkene, die wel voorkomen in de akte van geboorte van de betrokkene;
5° de vermelding van foutieve diakritische gegevens;
6° een fout in of het ontbreken van de gegevens van een getuige in de akte van huwelijk;
7° het foutief of niet overnemen in een akte van de burgerlijke stand van bepaalde gegevens vermeld in de authentieke akten of officiële attesten die bij het opmaken van de akte werden voorgelegd.
Deze wetsbepaling heeft ingevolge artikel 32 van de wet van 31 juli 2020 retroactieve werking om zodoende van toepassing te zijn op akten van de burgerlijke stand opgemaakt vanaf 31 maart 2019, hetzij de datum van de inwerkingtreding van de wet van 18 juni 2018 en de opstart van de DABS.
Punt is evenwel dat het in artikel 34, § 1, tweede lid oud BW gaat om een reeks materiële vergissingen die de ambtenaar van de burgerlijke stand voortaan zelf ambtshalve kan verbeteren. Niets belet echter een persoon die een akte wil laten verbeteren om zelf een verzoek tot verbetering van een materiële vergissing aan de familierechtbank voor te leggen. Punt is bovendien dat het in casu gaat om een voor 31 maart 2019 opgemaakte geboorteakte.
De familierechtbank blijft immers zoals voorheen bevoegd voor alle mogelijke verbeteringen van fouten of onvolledigheden in de akten van de burgerlijke stand
Wanneer immers een fout niet onder één van de (exhaustief opgesomde) categorieën (van materiële vergissing) valt, kan de familierechtbank zich uitspreken over de verbetering.
De bevoegdheid van de familierechtbank tot verbetering van de akten van de burgerlijke stand kan weliswaar ook (louter) materiële vergissingen betreffen, maar kan ook toepassing vinden in geval van fouten die de afstamming wijzigen, fouten ten gevolge van een verkeerde toepassing van het buitenlands recht, verschillen in translitteratie of verbeteringen van verschillende elementen van dezelfde akte, enz. (zie de omzendbrief van 24 augustus 2020 tot wijziging van de omzendbrief van 19 maart 2019 over de modernisering en informatisering van de burgerlijke stand, BS 28 augustus 2020, nr. 3.9.2).