Richtlijn betreffende de archieven van de rechterlijke macht :selectielijsten en bewaartermijnen
Ministeriële omzendbrief van de Minister van Justitie Marc Verwilghen d.d. 8 februari 2002
INHOUDSOPGAVE
INLEIDING
I.. Inleiding………………………………………………......................................V
II. Doelstellingen……………………………………………....…………..…….VI
III. Selectielijsten…………………………………………....……………..……. VI
IV. Onderhoud van de selectielijsten………....................….......................….…VIII
V. Toepassing van de selectielijsten……………………………………………. IX
BIJLAGEN : SELECTIELIJSTEN EN BEWAARTERMIJNEN
I. Hof van cassatie (CAS) ....................................................................................2
II. Hoven van beroep (HB)....................................................................................5
III. Arbeidshoven en rechtsvoorgangers (AH) .....................................................15
IV. Parketten-generaal (PG) ................................................................................. 21
V. Militaire gerechten (MIL) ...............................................................................27
VI. Arbeidsauditoraten-generaal (AG) .................................................................43
Rechtbanken van eerste aanleg :
VII. Algemeen en burgerlijke rechtbanken (BUR).................................................45
VIII. Correctionele rechtbank (COR).......................................................................59
IX. Jeugdrechtbanken (J).......................................................................................64
X. Arbeidsrechtbanken en rechtsvoorgangers (AR).............................................70
..
XI. Rechtbanken van koophandel (RKH)..............................................................77
XII. Parketten van de procureurs des Konings (PK)...............................................83
XIII. Arbeidsauditoraten (AA)...............................................................................100
XIV. Politierechtbanken (POL)..............................................................................102
XV. Vredegerechten (VR).....................................................................................107
V
Richtlijn betreffende de archieven van de rechterlijke macht :
selectielijsten en bewaartermijnen
I. INLEIDING
1. De selectielijst (voorheen: bewaar- en vernietigingslijst) betreffende de
archieven van hoven en rechtbanken van de rechterlijke macht (de zgn.
"synoptische tabel"), zoals vastgelegd in de omzendbrief van voormalig
procureur-generaal J. Matthijs van 30 januari 1976 (ref. D.A. 476 - A.A. 9003;
RA nr. 5/76) en door de toenmalige procureurs-generaal in hun respectievelijke
rechtsgebieden nadien verspreid, is dringend aan herziening toe.
2. Vooreerst zijn de toen vastgelegde bewaartermijnen niet langer realistisch. Ten
tweede is de lijst van 1976 op tal van punten onvolledig, te weinig expliciet en
bijgevolg moeilijk uitvoerbaar. Herhaaldelijk klaagden magistraten,
hoofdgriffiers en hoofdsecretarissen erover dat verscheidene categorieën
bescheiden niet in de lijst waren opgenomen, dat de lijst niet meer beantwoordde
aan de vorm en structuur van de actuele archiefbescheiden (cf. de digitale
archivering), dat de lijst geen of te weinig melding maakte van de toe te passen
selectiecriteria (nl., bij die bescheiden die bij het verstrijken van de
administratieve bewaartermijn aan een nadere selectie moesten onderworpen
worden), dat in de lijst van 1976 het tijdstip van de aanvang van de bewaar- en
vernietigingstermijnen niet altijd duidelijk bepaald werd, enz. Ook de vele
hervormingen binnen justitie, zowel op administratief-organisatorisch vlak (cf. de
invoering van de ICT, de automatisering van de werkprocessen, de aangroei van
digitale bestanden e.d.) als op procedureel vlak (cf. de verschillende
hervormingen van het Wetboek van Strafvordering, de herziening van de
verjaringstermijnen en van de faillissementswetgeving in 1998, enz.), maakten
een herziening van deze lijst(en) noodzakelijk.
3. Deze nieuwe lijsten worden niet alleen in gedrukte vorm maar ook via de
webpagina van het departement aan alle gerechtelijke diensten ter beschikking
gesteld.
4. Opdat ook de burger kennis kan nemen van de regels voor de bewaring en
beschikbaarstelling van informatie op langere termijn, worden deze lijsten, naar
buitenlands voorbeeld, eveneens op de webpagina van het departement ter
beschikking gesteld.
VI
II. DOELSTELLINGEN
5. Met deze nieuwe lijsten wordt aan de hoofdsecretarissen en hoofdgriffiers een
instrument aangeboden dat hen in staat moeten stellen om bescheiden, die voor
het bedrijfsproces of voor de gerechtelijke procedure geen enkel nut meer hebben,
sneller of binnen redelijke termijn te vernietigen.
6. Met de invoering van de selectielijsten ‘nieuwe stijl’ en de verkorting van de
overbrengingstermijn hopen wij de archiefmassa’s in de justitiepaleizen terug te
dringen en in meer algemene zin een bijdrage te leveren tot een beter
archiefbeheer bij de gerechtelijke diensten.
III. SELECTIELIJSTEN
7. Een selectielijst is een in systematische orde gestelde opsomming van alle
categorieën archiefbescheiden, ongeacht hun vorm, inhoud of structuur, die door
een instelling of organisatie worden gevormd of ontvangen, met vermelding van
1° hun definitieve bestemming (“te bewaren” (eventueel na een nadere selectie)
of “te vernietigen”) en 2° de minimale administratieve bewaartermijn. In de in
bijlagen opgenomen lijsten wordt elke categorie voorafgegaan door een code,
gevormd door de afkorting van de instelling die de archiefbescheiden heeft
gevormd en een volgnummer bestaande uit drie cijfers, b.v. VR016 (archief van
het vredegerecht, 16), POL020 (archief van de politierechtbank, 20), PK130
(archief van het parket van de procureur des Konings, 130), enz.
8. De in de lijsten vermelde bewaartermijnen zijn
minimale bewaartermijnen.
IV. ONDERHOUD VAN DE SELECTIELIJSTEN
18. Hervormingen op procedureel, organisatorisch of technisch vlak doen binnen
Justitie nieuwe informatiestromen ontstaan en hebben verstrekkende gevolgen
voor de informatiehuishouding en archiefvorming. Bij elke organisatorische
hervorming of wijziging van administratieve en gerechtelijke procedures zou
moeten rekening gehouden worden met de gevolgen voor de
informatiehuishouding (ontstaan, verwerking en opslag).
19. De selectielijsten zullen daarom aan een vijfjaarlijkse herziening
onderworpen worden.
20. De concrete herziening van de selectielijsten zal worden voorbereid door een
Werkgroep Archieven Rechterlijke Macht waarvan de samenstelling en taakstelling
in de loop van 2002 zal worden bepaald.
21. Voor alle onderdelen van de rechterlijke macht worden in de schoot van de
in 2001 ingestelde ‘archiefwerkgroepen ad hoc’ (meer bepaald voor de volgende
echelons: hoven van beroep, arbeidshoven, parketten-generaal,
arbeidsauditoraten-generaal, rechtbanken van eerste aanleg, parketten van de
procureur des Konings, rechtbanken van koophandel, arbeidsrechtbanken,
arbeidsauditoraten, politierechtbanken, vredegerechten {en militair gerecht})
twee personen (één per taalrol) belast met het bijhouden van een inventaris van
alle wijzigingen bij de rechterlijke macht op organisatorisch, procedureel en
technisch vlak die gevolgen hebben voor de informatievoorziening, de
informatieverwerking en de archiefvorming. In dit overzicht worden in de mate
van het mogelijke ook oplossingen voorgesteld die moeten leiden tot een beter
archiefbeheer en die de bewaring, de toegankelijkheid en de authenticiteit van de
archiefbescheiden moeten helpen waarborgen. Deze inventaris wordt, in het kader
van de protocolovereenkomst met het Rijksarchief van 1 oktober 2001 vóór 31
januari van elk jaar ter informatie overgemaakt aan de Algemeen Rijksarchivaris.
Deze inventaris wordt op hetzelfde ogenblik overgemaakt aan de Voorzitter van
het College van Procureurs-generaal, aan de Procureur-generaal bij het Hof van
Cassatie en aan de Auditeur-generaal bij het Militair Gerechtshof.
22. Op basis van de binnengekomen lijsten en voorstellen zal onderzocht worden
voor welke aspecten van de informatievoorziening en van het archiefbeheer
dringende maatregelen wenselijk zijn (bijvoorbeeld dringende aanpassingen aan
IX
een selectielijst) en voor welke aangelegenheden een dringend optreden niet strikt
nodig is. Deze laatste aangelegenheden worden gereserveerd voor de agenda van
de vergadering die zich over de vijfjaarlijkse herziening van de selectielijsten zal
buigen.
23. Een bijzonder probleem rijst in verband met de selectie van digitale
archiefbescheiden. Archiefdocumenten in elektronische vorm vallen evengoed
onder toepassing van de Archiefwet als papieren archiefbescheiden. Zoals dit
voor de papieren documenten het geval is, is het even cruciaal om te kunnen
bepalen welke digitale documenten op termijn vernietigd kunnen worden (en
welke (bewaar-)termijn verantwoord is) en welke op termijn moeten
overgebracht worden naar het Rijksarchief. Als digitale bestanden overgebracht
moeten worden of pas vernietigd mogen worden na tien jaar (bijvoorbeeld in het
geval van de boekhoudkundige informatie) dan stelt dat veel hogere eisen aan
hun duurzaamheid dan wanneer ze reeds na één of twee maand weg kunnen. In
de toekomstige selectielijsten zal meer rekening gehouden worden met het
beheer van digitale archiefbescheiden.
V. TOEPASSING VAN DE LIJSTEN
24. De hoofdsecretarissen en hoofdgriffiers worden met de toepassing van deze
lijsten belast.
25. Tot op heden moest de hoofdsecretaris en de hoofdgriffier voor elke serie of
voor elke partij archieven die hij, op basis van de geldende onderrichtingen,
wenste te vernietigen, de schriftelijke toelating hebben van het bevoegde parket
én van de Algemeen Rijksarchivaris of diens gemachtigde. Deze regeling wordt
grondig herzien. Voortaan volstaat een eenvoudige kennisgeving aan beide
instanties.
26. Indien in een selectielijst bij een categorie archiefbescheiden de bestemming
"te vernietigen" vermeld staat en in het geval de minimale administratieve
bewaartermijn verstreken is, kan de betrokken archiefvormer slechts tot effectieve
vernietiging overgaan na voorafgaande schriftelijke kennisgeving aan het
Rijksarchief en het bevoegde parket (met vermelding van de aard van de stukken
en de uiterste data). Dit bericht moet aan voornoemde instanties worden
overgemaakt minstens dertig werkdagen vóór de effectieve vernietiging van de
archieven. Indien noch het Rijksarchief, noch het bevoegde parket binnen een
termijn van 10 werkdagen op de kennisgeving reageert, houdt dit de stilzwijgende
toestemming tot de vernietiging in. Voor de vernietiging van stukken die niet op
de selectielijst vermeld zijn, is steeds een schriftelijke toestemming tot
vernietiging nodig van de procureur-generaal én van de Algemeen Rijksarchivaris
of diens gemachtigde. Elke vernietiging en de hiermee gepaard gaande
voorafgaande kennisgeving hebben in principe buiten de periode van de
gerechtelijke vakantie plaats.
27. Voor de toepassing van deze selectielijsten zullen begeleidende maatregelen
nodig zijn. De selectie en de materiële bewerking van archieven is een
X
arbeidsintensieve aangelegenheid. Verscheidene gerechtelijke diensten hebben de
afgelopen jaren ernstige inspanningen geleverd om de achterstanden inzake
selectie, vernietiging en neerlegging van archieven weg te werken. Op dit
ogenblik wordt gewerkt aan een bijzonder kader van archiefmedewerkers die
binnen het rechtsgebied van elk hof van beroep belast zullen worden met
archieftaken. De invoering van deze selectielijsten heeft ook voor gevolg dat
dringend werk zal gemaakt worden van een plan voor digitale archivering.
De toepassing van deze selectielijsten gaat in op 1 maart 2002.
Brussel, 8 februari 2002
Marc Verwilghen
Minister van Justitie
1
BIJLAGEN :
SELECTIELIJSTEN EN BEWAARTERMIJNEN
2
I
ARCHIEVEN VAN HET HOF VAN CASSATIE
I. ARCHIEF VAN HET PARKET
Voorafgaande opmerking: er worden geen stukken vernietigd die gevormd
werden vóór 1951. Stukken gevormd tot en met het jaar 1950 komen bijgevolg
voor permanente bewaring in aanmerking en worden bij het rijksarchief neergelegd.
CAS01) Agenda's van ingaande en uitgaande briefwisseling
®
CAS02) Omzendbrieven en dienstnota's van de procureur-generaal
te bewaren en neer te leggen .................................................................10 jaar na afsluiten
®
CAS03) Documentatie (en nadere toegangen: thesauri, trefwoordenindex, fichesysteem, enz.)
te bewaren en neer te leggen………wanneer ze geen administratief nut meer hebben
®
te bewaren en neer te leggen................................................................................ na 30 jaar
Opmerking
schonen, te selecteren en bepaalde (sub)dossiers aan het rijksarchief over te dragen.
CAS04) Statistieken (voor zover afzonderlijk bewaard)
: het verdient aanbeveling om de documentatie op geregelde tijdstippen te
®
CAS05) Stukken in verband met het materieel en financieel beheer
te bewaren en neer te leggen................................................................................ na 30 jaar
®
CAS06) Stukken in verband met het beheer van het gerechtsgebouw
te vernietigen ........................................................................................................... na 5 jaar
®
CAS07) Persoonlijke dossiers (personeelsdossiers)
te bewaren en neer te leggen................................................................................ na 30 jaar
®
- worden bewaard en neergelegd: de dossiers betreffende magistraten, hoofdgriffiers en
hoofdsecretarissen
- de overige dossiers worden vernietigd
CAS08) Stukken in verband met de kandidaatstelling van de magistraten en van het personeel van
het parket/de griffie (lijsten, briefwisseling, adviezen)
te selecteren: 50 jaar na opening dossier met minstens 10 jaar na overlijden
®
CAS09) Notitieregisters
te vernietigen .......................................wanneer ze geen administratief nut meer hebben
®
CAS10) Andere bescheiden
te bewaren en neer te leggen................................................................................ na 30 jaar
®
te selecteren
Men vraagt het advies van de bevoegde archivaris-inspecteur.
3
II. ARCHIEF VAN HET HOF
Voorafgaande opmerking: er worden geen stukken vernietigd die gevormd werden vóór
1951. Stukken gevormd tot en met het jaar 1950 komen bijgevolg voor permanente
bewaring in aanmerking en worden bij het rijksarchief neergelegd.
A. KABINET VAN DE EERSTE VOORZITTER
CAS11) Briefwisseling
®
CAS12) Studiedossiers
te bewaren en neer te leggen................................................................................ na 30 jaar
®
CAS13) Dienstreglementen
te bewaren en neer te leggen................................................................................ na 30 jaar
®
CAS14) Beschikkingen
te bewaren en neer te leggen................................................................................ na 30 jaar
®
CAS15) Agenda's van ingaande en uitgaande briefwisseling
te bewaren en neer te leggen................................................................................ na 30 jaar
®
CAS16) Omzendbrieven en dienstnota's van de eerste voorzitter
te bewaren en neer te leggen .................................................................10 jaar na afsluiten
®
CAS17) Statistieken (voor zover afzonderlijk bewaard)
te bewaren en neer te leggen………wanneer ze geen administratief nut meer hebben
®
CAS18) Stukken in verband met het materieel en financieel beheer
te bewaren en neer te leggen................................................................................ na 30 jaar
®
CAS19) Stukken in verband met het beheer van het gerechtsgebouw
te vernietigen ........................................................................................................... na 5 jaar
®
CAS20) Persoonlijke dossiers (personeelsdossiers)
te bewaren en neer te leggen................................................................................ na 30 jaar
®
- worden bewaard en neergelegd: de dossiers betreffende magistraten en hoofdgriffiers
- de overige dossiers worden vernietigd
CAS21) Stukken in verband met de kandidaatstelling van de magistraten en van het personeel van
het parket/de griffie (lijsten, briefwisseling, adviezen)
te selecteren: 50 jaar na opening dossier met minstens 10 jaar na overlijden
®
te vernietigen........................................wanneer ze geen administratief nut meer hebben
B. GRIFFIE
4
1. Organisatie
CAS22) Processen-verbaal van de algemene vergadering
®
CAS23) Stukken in verband met de algemene organisatie van de griffie
te bewaren en neer te leggen................................................................................ na 30 jaar
®
CAS24) Registers gehouden in verband met de verzending van de zaken (indicateur)
te bewaren en neer te leggen................................................................................ na 20 jaar
®
CAS25) Stukken in verband met het materieel beheer van de griffie
te bewaren en neer te leggen................................................................................ na 30 jaar
®
CAS26) Boekhoudkundige bescheiden (ongeacht vorm en structuur)
te vernietigen ........................................................................................................... na 5 jaar
®
te vernietigen .................................... zie de richtlijnen van het Ministerie van Financiën
2. Rechtspleging
CAS27) Minuten van arresten en hun nadere toegangen (klappers, repertoria, fichesystemen,
enz.) (ongeacht vorm en structuur)
®
CAS28) Rollen (algemene rol, bijzondere rollen, zittingsrollen) (ongeacht vorm en structuur)
te bewaren en neer te leggen................................................................................ na 50 jaar
®
CAS29) Rechtsplegingsdossiers
te bewaren en neer te leggen................................................................................ na 30 jaar
®
- dossiers in verband met de berechting van ministers :
te selecteren :
®
- de overige dossiers :
te bewaren en neer te leggen................................................................................ na 50 jaar
®
CAS30) Tuchtdossiers
te vernietigen ......................................................................................................... na 10 jaar
®
te bewaren en neer te leggen................................................................................ na 50 jaar
3. Gedeponeerde stukken
CAS31) Dossiers gevormd door de commissie voor de vergoedingen van de onwerkdadige
hechtenis
®
CAS32) Dossiers gevormd door bijzondere onderzoekscommissies
te vernietigen ..........................................................................................5 jaar na beslissing
®
CAS33) Andere bescheiden
te bewaren en neer te leggen................................................................................ na 30 jaar
®
te selecteren
Men vraagt het advies van de bevoegde archivaris-inspecteur.
5
II
ARCHIEVEN VAN DE HOVEN VAN BEROEP
I. ARCHIEF VAN DE EERSTE VOORZITTER
A. ALGEMEEN
HB001) Agenda van inkomende en uitgaande stukken
®
HB002) Algemene briefwisseling (voor zover afzonderlijk bewaard)
te vernietigen.........................................................................................................na 5 jaar
®
HB003) Documentatie
te vernietigen.........................................................................................................na 5 jaar
®
- te bewaren en neer te leggen: dossiers in verband met principekwesties, in verband met
de organisatie en de werking van het Hof en van de rechtbanken (met inbegrip van
gerechtelijke statistieken), in verband met de magistraten van het Hof, in verband met de
ministeriële ambtenaren die hun ambt binnen het ressort uitoefenen, en tenslotte in
verband met de gerechtsgebouwen en archiefzaken
- voor de overige dossiers vraagt men het advies van de archivaris-inspecteur
te selecteren .......................................................................................................na 10 jaar
B. BESCHEIDEN MET BETREKKING TOT DE GERECHTELIJKE
ORGANISATIE
1. Algemeen
HB004) Omzendbrieven van hogere overheden
®
HB005) Processen-verbaal van beraadslagingen van de algemene of plechtige vergadering van het
Hof
te bewaren en neer te leggen.............. indien deze geen administratief nut meer hebben
®
HB006) Beschikkingen van de eerste voorzitter
te bewaren en neer te leggen...............................................................................na 30 jaar
®
HB007) Dienstreglementen van het Hof en van de rechtbanken, stukken in verband met de
inwerkingtreding van de gerechtelijke hervormingen en met de oprichting en afschaffing
van rechtbanken (voor zover afzonderlijk bewaard)
te bewaren en neer te leggen...............................................................................na 20 jaar
®
HB008) Jaarverslagen van de rechtbanken (voor zover afzonderlijk bewaard)
te bewaren en neer te leggen...............................................................................na 30 jaar
®
HB009) Gerechtelijke statistieken en periodieke verslagen (voor zover afzonderlijk bewaard)
te bewaren en neer te leggen...............................................................................na 20 jaar
®
te vernietigen.......................................................................................................na 10 jaar
6
HB010) Stukken in verband met de deelname van het Hof aan plechtigheden (ook: lijsten van
voorrang)
®
te vernietigen.........................................................................................................na 5 jaar
2. Gerechtelijke ambten en personeel
HB011) Stukken in verband met de kandidaatstelling van magistraten (lijsten, briefwisseling,
adviezen) (voor zover afzonderlijk bewaard)
®
HB012) Stukken in verband met de kandidaatstelling van het personeel van de griffies (lijsten,
briefwisseling, adviezen) (voor zover afzonderlijk bewaard)
te vernietigen....................................wanneer deze geen administratief nut meer hebben
®
HB013) Lijsten van (of fichesystemen betreffende) magistraten, griffiepersoneel en ministeriële
ambtenaren
te vernietigen....................................wanneer deze geen administratief nut meer hebben
®
HB014) Verklaringen in verband met het einde van de functie van ministerieel ambtenaar
te bewaren en neer te leggen.............. indien deze geen administratief nut meer hebben
®
HB015) Stukken in verband met tucht (voor zover afzonderlijk bewaard)
te vernietigen..................................................................................................onmiddellijk
®
Opmerking: de beschikkingen in verband met de zogenaamde 'grote tucht' maken deel uit
van de processen-verbaal van de algemene vergadering.
HB016) Stukken in verband met de benoeming, de aanstelling, de eedaflegging of het ontslag van
magistraten en griffiepersoneel (personeelsdossiers, chronologisch geordende
briefwisseling, alfabetisch gerangschikte adviezen)
te bewaren en neer te leggen...............................................................................na 30 jaar
®
HB017) Stukken in verband met het lidmaatschap van commissies en de cumulatie van
magistraten
te vernietigen...................................na 50 jaar (bij dossiers : 50 jaar na opening dossier)
®
HB018) Processen-verbaal van eedaflegging (en bijhorend fichesysteem)
te vernietigen.......................................................................................................na 10 jaar
®
te vernietigen.......................................................................................................na 50 jaar
3. Materieel beheer
HB019) Stukken in verband met de bouw, het beheer en het gebruik van de gebouwen van de
rechterlijke macht in het rechtsgebied
®
te bewaren en neer te leggen...............................................................................na 20 jaar
4. Financieel beheer
HB020) Rekeningen van de kleine uitgaven van de eerste voorzitter en bijhorende bewijsstukken
(zie onder rubriek II. A)
®
te vernietigen.........................................................................................................na 5 jaar
5. Andere
7
HB021) Kopieën van verslagen en briefwisseling van de magistraat-coördinator
®
Opmerking: dit ambt werd op 15 augustus 2000 opgeheven.
te vernietigen.......................................................................................................na 10 jaar
C. BESCHEIDEN MET BETREKKING TOT DE RECHTSPLEGING
HB022) Beschikkingen van de eerste voorzitter (voor zover afzonderlijk bewaard)
®
HB023) Kopieën van beschikkingen van de eerste voorzitter
te bewaren en neer te leggen...............................................................................na 20 jaar
®
te vernietigen.........................................................................................................na 5 jaar
II. ARCHIEF VAN DE GRIFFIE
A. STUKKEN VAN ALGEMENE EN ADMINISTRATIEVE AARD
HB024) Stukken in verband met de algemene organisatie van de griffie
®
HB025) Stukken in verband met het beheer van het archief
te bewaren en neer te leggen...............................................................................na 20 jaar
®
HB026) Stukken in verband met het materieel beheer van de griffie
te bewaren en neer te leggen...............................................................................na 20 jaar
®
HB027) Boekhoudkundige registers :
- het algemeen ontvangstenboek
- het algemeen uitgavenboek (ook: kasboek van de griffier)
- het centraal dagboek van ontvangsten en uitgaven
- het register van rechten in burgerlijke – en handelszaken (vóór 1889) (nadien: het
register der griffierechten)
- het register voor het beheer van de reis- en verblijfsvergoedingen (1889-1940)
- het register der provisies (sinds 1940)
- het register van borgstellingen door de burgerlijke partijen (vanaf 1940)
- het register der kosten en rechten met betrekking tot de kosteloze rechtspleging
- het register van opstel-, legalisatie- en opzoekingskosten
- het register van rechten in debet en dringende kosten
- het register van rechten op afgeleverde grossen en kopieën in verband met strafzaken
- het register van geïnde rechten in verband met de administratieve rechtspleging
- het register betreffende de vergoedingen aan getuigen (vóór 1928)
- kwitantie- en overschrijvingsboekjes
- periodieke boekhoudkundige staten en lijsten
te vernietigen.........................................................................................................na 5 jaar
®
HB028) Rekeningen van de werkingskosten van de griffie, stukken in verband met het beheer van
de rekening van de griffier (voor griffiekosten) en bijhorende bewijsstukken
te vernietigen.......................... zie de richtlijnen van het Ministerie van Financiën
8
®
te vernietigen...............................................................................................na 5 jaar
B. STUKKEN IN VERBAND MET DE RECHTSPLEGING
1. Bureel voor Gerechtelijke Bijstand
Stukken gevormd door het bureel van gratis rechtsbijstand (voor zover afzonderlijk
bewaard) :
HB029) - Rol
®
HB030) - Minuten van arresten en beschikkingen inzake gratis rechtsbijstand
te bewaren en neer te leggen..............................................................................na 20 jaar
®
HB031) - Stukken van rechtspleging (voor zover afzonderlijk bewaard)
te bewaren en neer te leggen .............................................................................na 30 jaar
®
Opmerking: de stukken in verband met het verzoek tot gratis rechtsbijstand worden doorgaans
bij het dossier van rechtspleging gevoegd.
te vernietigen.........................................................................................................na 5 jaar
2. Kamer van Inbeschuldigingstelling
HB032) Aanwezigheidsregisters (1808-1846) (nadien: register betreffende de openbare zittingen
en de zittingen in raadkamer (15 aug. 1846-1924))
®
HB033) Zittingsrol (ook: rolregelingsbladen)
te vernietigen..................................................................................................onmiddellijk
®
HB034) Dossiers van rechtspleging (rechtsplegingsdossiers van zaken eindigend op een buitenvervolgingstelling)
(en bijhorende toegangen)
te vernietigen.........................................................................................................na 1 jaar
®
- te bewaren en neer te leggen:
* indien de dossiers geordend zijn op datum van het arrest: één maand per jaar bewaren,
nl. overeenkomstig volgende cyclus : de maand januari voor de jaren eindigend op
1
eindigend op 3, april.. 4, mei.. 5, juni én juli.. 6, aug. én sept... 7, oktober.. 8, nov. .. 9 en
dec. .. 0
* indien de dossiers in één numeriek klassement zijn ondergebracht, overeenkomstig het
moment waarop deze van het parket-generaal terugkeerden: één dossier op 10 bewaren,
de dossiers waarvan het nummer eindigt op 1 (nrs. 1, 11, 21, 31, enz.)
- de overige dossiers worden vernietigd
HB035) Interneringsdossiers (sinds 1964) (voor zover in een afzonderlijke serie bewaard)
te selecteren.........................................................................................................na 20 jaarcijfer, de maand februari voor de jaren eindigend op cijfer 2, de maand maart voor de jaren
®
Opmerking: deze dossiers maken soms deel uit van de serie rechtsplegingsdossiers in
verband met strafzaken. In dit geval zie verder onder rubriek 3 hierna.
HB036) Toegang tot de interneringsdossiers (register "wet op de bescherming van de maatschappij")
te bewaren en neer te leggen...............................................................................na 20 jaar
®
HB037) Dossiers in verband met de verzoeken tot eerherstel
te bewaren en neer te leggen...............................................................................na 20 jaar
®
te selecteren
9
...................................................................................na 5 jaar voor de toegestane verzoeken
.................................................................................na 10 jaar voor de verworpen verzoeken
- te bewaren en neer te leggen:
* indien de dossiers geordend zijn op datum van het arrest: één maand per jaar bewaren,
nl. overeenkomstig volgende cyclus : de maand januari voor de jaren eindigend op
1
eindigend op 3, april.. 4, mei.. 5, juni én juli.. 6, aug. én sept... 7, oktober.. 8, nov. .. 9 en
dec. .. 0
* indien de dossiers in één numeriek klassement zijn ondergebracht, overeenkomstig het
moment waarop deze van het parket-generaal terugkeerden: één dossier op 10 bewaren,
de dossiers waarvan het nummer eindigt op 1 (nrs. 1, 11, 21, 31, enz.)
- de overige dossiers worden vernietigd
HB038) Toegangen tot de arresten en dossiers in verband met de verzoeken tot voorlopige
invrijheidstelling en eerherstel (klapper, chronologisch repertorium, fichesysteem
(ongeacht vorm en structuur))
cijfer, de maand februari voor de jaren eindigend op cijfer 2, de maand maart voor de jaren
®
HB039) Minuten van de arresten van de KI (en bijhorende toegangen: chronologische repertoria
en klappers)
te bewaren en neer te leggen.......................................na 5 jaar na de laatste inschrijving
®
HB040) Register van de verzoekschriften in verband met telefoontap
te bewaren en neer te leggen...............................................................................na 30 jaar
®
HB041) Repertorium in verband met de verzoeken "wet Franchimont" (gratis afleveren van
kopieën van stukken uit het dossier (art. 61
langdurig onderzoek) (sinds april 1998)) (voor zover afzonderlijk bewaard)
te bewaren en neer te leggen...............................................................................na 30 jaarter tot quinquies Sv.), in verband met een
®
HB042) Register gehouden in verband met de verzoeken tot invrijheidstelling
te bewaren en neer te leggen...............................................................................na 30 jaar
®
te bewaren en neer te leggen...............................................................................na 30 jaar
3. Kamers zetelend in strafzaken (correctionele kamers)
HB043) Register gehouden voor de inschrijving van de nieuwe correctionele zaken (ongeacht
vorm en structuur)
Opmerking: bevat meestal notitienummer van het parket, namen van de betichten,
betichting, plaats en datum van het vonnis in eerste aanleg, kamer, data van de zittingen
®
HB044) Aanwezigheidsregisters (1808-1846) (nadien: register betreffende de openbare zittingen
en de zittingen in raadkamer (15 aug. 1846-1924))
te bewaren en neer te leggen...............................................................................na 30 jaar
®
HB045) Zittingsrol (ook: chronologisch repertorium, zittingsregister)
te vernietigen..................................................................................................onmiddellijk
®
HB046) Rechtsplegingsdossiers (geordend per kamer én op arrestnummer)
te bewaren en neer te leggen...............................................................................na 10 jaar
®
te selecteren.........................................................................................................na 20 jaar
10
- te bewaren en neer te leggen:
* indien de dossiers geordend zijn op datum van het arrest: één maand per jaar bewaren,
nl. overeenkomstig volgende cyclus : de maand januari voor de jaren eindigend op
1
eindigend op 3, april.. 4, mei.. 5, juni én juli.. 6, aug. én sept... 7, oktober.. 8, nov. .. 9 en
dec. .. 0
* indien de dossiers in één numeriek klassement zijn ondergebracht, overeenkomstig het
moment waarop deze van het parket-generaal terugkeerden: één dossier op 10 bewaren,
de dossiers waarvan het nummer eindigt op 1 (nrs. 1, 11, 21, 31, enz.)
- de overige dossiers worden vernietigd
Opmerking: zie ook interneringsdossiers onder rubriek HB035.
HB047) Register van minuten van arresten in strafzaken (en bijhorende toegangen: chronologisch
repertorium (soms inlichtingenregister genoemd) en alfabetische klapper)
cijfer, de maand februari voor de jaren eindigend op cijfer 2, de maand maart voor de jaren
®
Opmerking: de arrestboeken worden per kamer geordend; soms komt het voor dat de
arresten van de KI en van de kamers zetelend in jeugdzaken samen met de minuten van
arresten in strafzaken worden ingebonden
HB048) Register van akten van voorziening in cassatie (door de veroordeelden, door de
burgerlijke partijen, door het Openbaar Ministerie)
te bewaren en neer te leggen...............................................................................na 30 jaar
®
HB049) Afschriften van arresten van het Hof van Cassatie die arresten van het Hof van beroep
verbreken (en bijgevoegde chronologische lijst)
te bewaren en neer te leggen...............................................................................na 30 jaar
®
Opmerking: het komt voor dat de arresten in verband met strafzaken en burgerlijke zaken
in één serie worden samengebracht.
HB050) Chronologisch repertorium van de akten van de rechter (en klapper) (sinds 1970)
(ongeacht vorm en structuur)
te vernietigen.......................................................................................................na 10 jaar
®
Opmerking: het komt voor dat dit repertorium betrekking heeft op zowel strafzaken als
op burgerlijke zaken.
HB051) Chronologisch repertorium van de akten van de griffier (en klapper) (sinds 1970)
(ongeacht vorm en structuur)
te bewaren en neer te leggen...............................................................................na 30 jaar
®
Opmerking: het komt voor dat dit repertorium betrekking heeft op zowel strafzaken als
op burgerlijke zaken.
HB052) Kopieën van uittreksels van arresten (ongeacht vorm en structuur)
te bewaren en neer te leggen...............................................................................na 30 jaar
®
HB053) Agenda van de stukken verzonden naar het Openbaar Ministerie
te vernietigen.........................................................................................................na 5 jaar
®
HB054) Agenda van de verzonden veroordelingsbulletins en veroordelingsuittreksels
te vernietigen.........................................................................................................na 5 jaar
®
HB055) Repertorium betreffende de verzoeken in verband met het gratis afleveren van kopieën
van stukken uit strafdossiers (sinds april 1998)
te vernietigen.........................................................................................................na 5 jaar
11
®
HB056) Repertorium van akten van neerlegging (met bijhorende klapper of alfabetisch
repertorium op naam van de betichten)
te bewaren en neer te leggen...............................................................................na 10 jaar
®
te bewaren en neer te leggen...............................................................................na 20 jaar
4. Kamers zetelend in jeugdzaken
a. Strafzaken (beschermende maatregelen)
HB057) Register betreffende de openbare zittingen en de zittingen in raadkamer
®
HB058) Zittingsrol (ook: chronologisch repertorium, zittingsboek)
te vernietigen.......................................................................................................na 30 jaar
®
HB059) Register van minuten van arresten en beschikkingen (en alfabetische klapper of
repertorium)
te bewaren en neer te leggen...............................................................................na 10 jaar
®
Opmerking: soms komt het voor dat de arresten van de kamers zetelend in jeugdzaken
samen met de minuten van arresten in strafzaken worden ingebonden.
HB060) Register van akten van voorziening in cassatie (en klapper) :
te bewaren en neer te leggen...............................................................................na 30 jaarzie hoger onder punt 3
HB061) Repertorium van de akten van de rechter (en klapper):
zie hoger onder punt 3
HB062) Repertorium van de akten van de griffier (en klapper):
zie hoger onder punt 3
b. Burgerlijke zaken
HB063) Register betreffende de openbare zittingen en de zittingen in raadkamer
®
HB064) Algemene rol (en bijhorende fiches) (ongeacht vorm en structuur)
te vernietigen.......................................................................................................na 30 jaar
®
HB065) Zittingsrol (ongeacht vorm en structuur)
te bewaren en neer te leggen...............................................................................na 20 jaar
®
HB066) Register van minuten van zittingsbladen en arresten
te bewaren en neer te leggen...............................................................................na 10 jaar
®
HB067) Toegangen tot de minuten van arresten: chronologisch of alfabetisch repertorium,
fichesysteem op naam van de partijen (ongeacht vorm en structuur)
te bewaren en neer te leggen...............................................................................na 30 jaar
®
HB068) Repertorium van de akten van de rechter (en klapper):
te bewaren en neer te leggen...............................................................................na 30 jaarzie hoger onder punt 3
HB069) Repertorium van de akten van de griffier (en klapper):
zie hoger onder punt 3
5. Kamers zetelend in burgerlijke en handelszaken
12
HB070) Aanwezigheidsregisters (1808-1846) (nadien: register betreffende de openbare zittingen
en de zittingen in raadkamer (15 aug. 1846-1924))
®
HB071) Agenda van de zittingen in burgerlijke zaken (ongeacht vorm en structuur)
te vernietigen..................................................................................................onmiddellijk
®
HB072) Algemene rol (en bijhorende klapper) (ongeacht vorm en structuur)
te vernietigen.........................................................................................................na 5 jaar
®
HB073) Register der verzoekschriften (ongeacht vorm en structuur)
te bewaren en neer te leggen...............................................................................na 20 jaar
®
HB074) Rol van de kort gedingen
te bewaren en neer te leggen...............................................................................na 20 jaar
®
HB075) Rechtsplegingsdossiers uit de periode vóór het Ger. W. (1967-1970) (geordend per kamer
én op arrestnummer)
te bewaren en neer te leggen...............................................................................na 20 jaar
®
- te bewaren en neer te leggen: één maand per jaar bewaren, nl. overeenkomstig volgende
cyclus : maand januari voor de jaren eindigend op
eindigend op
juli.. 6, aug. én sept... 7, oktober.. 8, nov. .. 9 en dec. .. 0 enz.
- de overige dossiers worden vernietigd
HB076) Conclusies van pleitbezorgers (voor zover afzonderlijk bewaard)
te selecteren.........................................................................................................na 30 jaarcijfer 1, maand februari voor jarencijfer 2, maand maart voor jaren eindigend op 3, april.. 4, mei.. 5, juni én
®
HB077) Processen-verbaal van verhoor en verschijning van getuigen (voor zover afzonderlijk
bewaard)
te bewaren en neer te leggen..........................................................................onmiddellijk
®
HB078) Kwaliteiten (vóór 1936) (voor zover afzonderlijk bewaard)
te bewaren en neer te leggen...............................................................................na 30 jaar
®
HB079) Register van minuten van zittingsbladen en arresten (per kamer)
te bewaren en neer te leggen..........................................................................onmiddellijk
®
HB080) Afschriften van arresten van het Hof van Cassatie die arresten van het Hof van beroep
verbreken (en bijgevoegde chronologische lijst)
te bewaren en neer te leggen...............................................................................na 30 jaar
®
Opmerking: het komt voor dat de arresten in verband met strafzaken en burgerlijke zaken
in één serie worden samengebracht.
HB081) Fichesystemen of alfabetisch repertorium op naam van de partijen (ongeacht vorm en
structuur)
te vernietigen.......................................................................................................na 10 jaar
®
HB082) Dossiers van eerherstel van gefailleerden (voor zover ze niet naar de rechtbank van eerste
aanleg terugkeren)
te bewaren en neer te leggen...............................................................................na 30 jaar
®
HB083) Repertorium van de akten van de rechter (en klapper):
te bewaren en neer te leggen...............................................................................na 30 jaarzie hoger onder punt 3
13
HB084) Repertorium van de akten van de griffier (en klapper):
zie hoger onder punt 3
6. Kamers zetelend in fiscale zaken (oude procedure)
HB085) Fiscale rol (ongeacht vorm en structuur)
®
HB086) Rechtsplegingsdossiers van de ‘FR-rol’ (Ministerie van Financiën)
te bewaren en neer te leggen...............................................................................na 20 jaar
®
- te bewaren en neer te leggen: één dossier op tien, nl., de dossiers waarvan het rolnummer
of het nummer van het arrest eindigt op het nummer 6 (nrs. 6, 16, 26, enz.)
- de overige dossiers worden vernietigd
HB087) Rol ‘Bestendige Deputatie’
te selecteren.........................................................................................................na 20 jaar
®
HB088) Rechtsplegingsdossiers van de ‘BD-rol’ (Bestendige Deputatie)
te bewaren en neer te leggen...............................................................................na 20 jaar
®
- te bewaren en neer te leggen: één dossier op tien, nl., de dossiers waarvan het
rolnummer of het nummer van het arrest eindigt op het cijfer 6 (nrs. 6, 16, 26, 36, enz.)
- de overige dossiers worden vernietigd
HB089) Register van minuten van zittingsbladen en arresten in fiscale zaken en bijhorende
toegangen (alfabetisch of chronologisch repertorium, fichesysteem - per kamer en
ongeacht vorm en structuur)
te selecteren.........................................................................................................na 20 jaar
®
HB090) Alfabetisch repertorium of fichesystemen op naam van de partijen (ongeacht vorm en
structuur)
te bewaren en neer te leggen...............................................................................na 30 jaar
®
HB091) Register(s) van akten van voorziening in cassatie
te bewaren en neer te leggen...............................................................................na 30 jaar
®
te bewaren en neer te leggen...............................................................................na 30 jaar
7. De kamer zetelend in verband met natuurrampen
HB092) Rol ‘natuurrampen’
®
HB093) Rechtsplegingsdossiers
te bewaren en neer te leggen...............................................................................na 20 jaar
®
HB094) Register van minuten van zittingsbladen en arresten
te bewaren en neer te leggen...............................................................................na 20 jaar
®
te bewaren en neer te leggen...............................................................................na 30 jaar
8. De kamer zetelend in zaken van mededinging
HB095) Rol ‘mededingingen’
®
HB096) Rechtsplegingsdossiers
te bewaren en neer te leggen...............................................................................na 20 jaar
®
HB097) Register van minuten van zittingsbladen en arresten
te bewaren en neer te leggen...............................................................................na 20 jaar
14
®
te bewaren en neer te leggen...............................................................................na 30 jaar
9. Kamers zetelend in kieszaken
HB098) Rollen (ook: zittingsboeken) of chronologische repertoria (ongeacht vorm en structuur)
®
HB099) Minuten van arresten
te bewaren en neer te leggen...............................................................................na 20 jaar
®
te bewaren en neer te leggen...............................................................................na 30 jaar
10. Kamers zetelend in militiezaken
HB100) Rol
®
HB101) Register van minuten van zittingsbladen en arresten (en alfabetisch repertorium of
klapper) (ongeacht vorm en structuur))
te bewaren en neer te leggen..........................................................................onmiddellijk
®
te bewaren en neer te leggen..........................................................................onmiddellijk
11. Kamers zetelend in zaken van epuratie
HB102) Bijzondere rol
®
HB103) Dossiers van rechtspleging
te bewaren en neer te leggen..........................................................................onmiddellijk
®
HB104) Minuten van zittingsbladen en arresten (en alfabetisch repertorium of klapper) (ongeacht
vorm en structuur))
te bewaren en neer te leggen..........................................................................onmiddellijk
®
te bewaren en neer te leggen..........................................................................onmiddellijk
III. ARCHIEVEN GEVORMD DOOR ANDERE INSTELLINGEN
In verband met de definitieve bestemming van de stukken vraagt men het advies van de
archivaris-inspecteur.
Pro memorie: hoven zetelend in sociale zaken (vóór 1970) (beroepen tegen de vonnissen
van de werkrechtersraden)
HB105) Register van minuten van zittingsbladen en arresten (en bijhorende toegang)
®
te bewaren en neer te leggen..........................................................................onmiddellijk
15
III
ARCHIEVEN VAN DE ARBEIDSHOVEN EN
RECHTSVOORGANGERS
I. ARCHIEVEN GEVORMD VOOR DE INVOERING VAN HET
GERECHTELIJK WETBOEK (OKTOBER 1970): ARCHIEVEN VAN
DE WERKRECHTERSRADEN IN BEROEP EN VAN DE
COMMISSIES VAN BEROEP VAN SOCIALE ZEKERHEID
AH01)
® te selecteren................................................................................................. onmiddellijk
Men vraagt het advies van de archivaris-inspecteur.
II. ARCHIEVEN GEVORMD SINDS DE INVOERING VAN HET
GERECHTELIJK WETBOEK (NA 1 NOVEMBER 1970)
1. ARCHIEF VAN DE EERSTE VOORZITTER
A. ALGEMEEN
AH02) Briefwisseling betreffende het algemeen beleid en de organisatie
®
AH03) Briefwisseling in verband met : personeelsbeheer, materieel en financieel beheer,
dienstregelingen, de schorsing van advocaten door de Orde van Advocaten
te bewaren en neer te leggen.............................................................................na 20 jaar
®
AH04) Omzendbrieven
te vernietigen........................................................................................................... na 5 jaar
®
te bewaren en neer te leggen…........… indien ze geen administratief nut meer hebben
B. BESCHEIDEN MET BETREKKING TOT DE ORGANISATIE
1. Algemeen
AH05) Bijzonder reglement van het hof (art. 106, 3
° Ger. W.)
®
AH06) Reglement van het bureau voor rechtsbijstand (art. 105, 3
te vernietigen.......................................................................................................na 5 jaar° Ger. W.)
®
Opmerking: kan in het bijzonder reglement opgenomen zijn.
te vernietigen.......................................................................................................na 5 jaar
16
AH07) Adviezen met betrekking tot het bijzonder reglement van het hof
®
AH08) Dienstregelingen (art. 316 Ger. W.) (voor zover afzonderlijk bewaard)
te vernietigen........................................................................................................... na 5 jaar
®
AH09) Stukken in verband met tijdelijke maatregelen van administratieve aard
te vernietigen …………………………………………………………….......na 5 jaar
®
te vernietigen........................................................................................................... na 5 jaar
2. Materieel beheer
AH10) Bescheiden betreffende de oprichting van het gerechtsgebouw en belangrijke
bouwwerken (voor zover de eerste voorzitter de beheerder van de gebouwen is/was)
®
AH11) Bescheiden betreffende het beheer van de kleine uitgaven (art. 382 Ger. W.)
te bewaren en neer te leggen.............................................................................na 20 jaar
®
te vernietigen .......................................................................................................... na 5 jaar
3. Bescheiden met betrekking tot het algemeen toezicht en de tucht
AH12) Stukken betreffende het algemeen toezicht en de tucht (voor zover afzonderlijk
bewaard)
®
AH13) Akten houdende disciplinaire waarschuwing aan de kamervoorzitters, de raadsheren en
raadsheren in sociale zaken (art. 412, 5
te bewaren en neer te leggen...............................................................................na 20 jaar° Ger. W.)
®
AH14) Akten houdende disciplinaire waarschuwing of censuur aan de hoofdgriffiers, de
griffiers-hoofden-van-dienst, de griffiers en de adjunct-griffiers (art. 415, 3
te vernietigen.........................................................................................................na 20 jaar° Ger. W.)
®
te vernietigen.........................................................................................................na 20 jaar
4. Personeelsbeheer
AH15) Bescheiden betreffende de benoeming en het ontslag van leden van de rechterlijke orde
®
AH16) Bescheiden betreffende afwezigheden en verlofregelingen (art. 331 Ger. W.)
te vernietigen..............................................................................5 jaar na de opruststelling
®
AH17) Dubbels van "aangifte van schuldvordering" bij het Ministerie van Justitie inzake
presentiegelden van raadsheren in sociale zaken
te vernietigen..............................................................................5 jaar na de opruststelling
®
te vernietigen........................................................................................................... na 3 jaar
2. ARCHIEF VAN DE GRIFFIER
A. BESCHEIDEN MET BETREKKING TOT DE ORGANISATIE EN HET
BEHEER VAN HET HOF IN HET ALGEMEEN
AH18) Proces-verbaal van de algemene vergadering (art. 340 Ger. W.) en van de algemene en
openbare vergadering (art. 345 Ger. W.)
®
te bewaren en neer te leggen...............................................................................na 30 jaar
17
AH19) Register van de beraadslagingen van de algemene vergadering (art. 350 Ger. W.,
opgeheven bij art. 79, 1
inwerkingtreding op 2 aug. 2000 in uitvoering van art. 109 van voornoemde wet)
° Wet 22 december 1998 (B.S. 2 febr. 1999) met
®
AH20) Omzendbrieven
te bewaren en neer te leggen...............................................................................na 30 jaar
®
AH21) Ranglijst (art. 311 Ger.W.) (voor zover afzonderlijk bewaard)
te vernietigen…..………………...……indien ze geen administratief nut meer hebben
®
AH22) Algemene briefwisseling (met bijhorende agenda of repertorium)
te vernietigen........................................................................................................... na 5 jaar
®
te vernietigen........................................................................................................... na 5 jaar
B.
HET BEHEER VAN DE GRIFFIE
BESCHEIDEN MET BETREKKING TOT DE ORGANISATIE EN
1. Algemeen
AH23) Bescheiden met betrekking tot de algemene organisatie van de griffie
®
AH24) Bescheiden met betrekking tot het archiefbeheer
te bewaren en neer te leggen...............................................................................na 10 jaar
®
AH25) Gerechtelijke statistieken (in papieren vorm)
te bewaren en neer te leggen...............................................................................na 50 jaar
®
AH26) Personeelsdossiers en andere stukken in verband met het personeelsbeheer
te bewaren en neer te leggen...............................................................................na 20 jaar
®
te vernietigen..............................................................................5 jaar na de opruststelling
2. Boekhouding
a. Losse stukken
AH27) Bescheiden met betrekking tot de boekhouding van de werkingskosten van de griffie
®
Opmerking: het betreft onder meer: regelmatige staten voorgelegd aan de Minister van
Justitie
werkingskosten (art. 381 Ger. W.), kopieën van bestelbons en facturen,
dubbels van facturen en minuten van uitgaande briefwisseling gericht aan het
Ministerie van Justitie, dubbels van maandelijkse staten van verbruikt fotokopiepapier,
enz.
te vernietigen.........................................................................................................na 10 jaarinzake de besteding van de ter beschikking gestelde gelden inzake
AH28) Bescheiden met betrekking tot het beheer van de kas van de algemene dienst der griffie
®
AH29) Briefwisseling met betrekking tot de bestellingen van uitgiften, afschriften, kopieën en
uittreksels
te vernietigen........................................................................................................... na 5 jaar
®
te vernietigen........................................................................................................... na 5 jaar
18
AH30) Agenda (repertorium) van afgeleverde afschriften en expedities
®
AH31) Borderel van de aan de ontvanger van Registratie overgemaakte opgaven van de in te
vorderen kosten en uitgaven voor personen die rechtsbijstand genieten (§ 167 van de
onderrichting van het Ministerie van Financiën met betrekking tot het K.B. van 13
december 1968, art. 24)
te vernietigen........................................................................................................... na 5 jaar
®
AH32) Kwitantieboekje ("stamboekje") van de griffier (K.B. 13 december 1968, art. 28)
te vernietigen..........................zie de onderrichtingen van het Ministerie van Financiën
®
AH33) Rekening van de griffier bij de ontvanger van registratie (facultatief) (K.B. 13 december
1968, art. 14 en 27)
te vernietigen..........................zie de onderrichtingen van het Ministerie van Financiën
®
AH34) Maandelijkse (verzamel)staten van verrichtingen in het kader van de boekhoudkundige
registers en rekeningen (zie hierna)
te vernietigen..........................zie de onderrichtingen van het Ministerie van Financiën
®
te vernietigen........................................................................................................... na 5 jaar
b. Registers
AH35) Register der provisies (K.B. van 13 december 1968, art. 22)
Opmerking: hierin kunnen opgenomen zijn het register voor werkingskosten der griffie,
register voor dringende gerechtskosten, register der provisies voor afschriften, enz. (zie
ook
infra)
®
AH36) Register van ontvangen getuigengeld in consignatie (art. 953-955 Ger. W.) en
deskundigengeld (art. 990 Ger. W.)
te vernietigen..........................zie de onderrichtingen van het Ministerie van Financiën
®
AH37) Centralisatiedagboek der ontvangsten en uitgaven (K.B. 13 december 1968, art. 18-21)
te vernietigen..........................zie de onderrichtingen van het Ministerie van Financiën
®
AH38) Register der opstel-, legalisatie en opzoekingsrechten (K.B. van 13 december 1968,
art. 16; vanaf 1 jan. 1988: Register van de uitgifte-, opstel-, legalisatie- en
opzoekingsrechten (K.B. 7 okt. 1987, art. 11))
te vernietigen..........................zie de onderrichtingen van het Ministerie van Financiën
®
AH39) Register van de rechten in debet en van de dringende kosten (K.B. 13 december 1968,
art. 23-24)
te vernietigen..........................zie de onderrichtingen van het Ministerie van Financiën
®
AH40) Register van betaalde getuigengelden (voor zover afzonderlijk bewaard)
te vernietigen..........................zie de onderrichtingen van het Ministerie van Financiën
®
AH41) Rekening-courant met advocaten, enz. (K.B. 13 december 1968, art. 14 en 25)
te vernietigen..........................zie de onderrichtingen van het Ministerie van Financiën
®
AH42) Rekening in verband met rechtsbijstand (art. 664 Ger. W.) (§ 169 van de onderrichting
van het Ministerie van Financiën met betrekking tot het K.B. van 13 december 1968)
te vernietigen..........................zie de onderrichtingen van het Ministerie van Financiën
®
te vernietigen..........................zie de onderrichtingen van het Ministerie van Financiën
19
AH43) Register van gestorte voorschotten in consignatie tot dekking van vervoerskosten
®
te vernietigen..........................zie de onderrichtingen van het Ministerie van Financiën
C.
RECHTSPLEGING
BESCHEIDEN MET BETREKKING TOT DE
1. Rollen (ongeacht hun vorm en structuur)
AH44) Algemene rol van zaken (art. 711 Ger. W.)
®
AH45) Rol van vorderingen in kort geding (art. 712 Ger. W.)
te bewaren en neer te leggen...............................................................................na 30 jaar
®
AH46) Rol van vorderingen op verzoekschrift (ook : register van de verzoekschriften)
(art. 712, Ger. W.)
te bewaren en neer te leggen...............................................................................na 30 jaar
®
AH47) Rol van de aan iedere kamer toegewezen zaken (art. 714, 1
te bewaren en neer te leggen...............................................................................na 30 jaar° Ger. W.)
®
AH48) Rol van de vakantiekamers (art. 715 Ger. W.)
te vernietigen.........................................................................................................na 10 jaar
®
AH49) Rol van de zittingen der kamer waarvoor de dagbepaling wordt aangevraagd
(art. 714, 2
te vernietigen.........................................................................................................na 10 jaar°, Ger. W.)
®
te vernietigen.........................................................................................................na 10 jaar
2. Zittingsbladen, arresten, bevelschriften
AH50) Minuten van zittingsbladen, arresten en beschikkingen, ongeacht de vorm van de
inleiding (met bijhorende toegangen: chronologische repertoria, klapper of alfabetische
lijst, fichesystemen e.d.)
®
te bewaren en neer te leggen...............................................................................na 30 jaar
3. Dossiers van rechtspleging
AH51) Dossiers van de algemene rol (zie archief van de Arbeidsrechtbank)
4. Registers van de griffier met betrekking tot de rechtspleging
(ongeacht hun vorm en structuur)
AH52) Repertorium van de akten van de rechter (art. 174 Ger. W.) (en bijhorende klapper of
alfabetische lijst)
®
AH53) Repertorium van de akten van de griffier (art. 174 Ger. W.) (en bijhorende klapper of
alfabetische lijst)
te bewaren en neer te leggen...............................................................................na 30 jaar
®
AH54) Agenda van inkomende stukken
te bewaren en neer te leggen...............................................................................na 30 jaar
®
te vernietigen........................................................................................................... na 5 jaar
20
AH55) Repertorium van aan het arbeidsauditoraat-generaal meegedeelde zaken
®
AH56) Agenda met betrekking tot de aan de procureur-generaal overgelegde vonnissen en
zittingsbladen (art. 788 Ger. W.).
te vernietigen........................................................................................................... na 5 jaar
®
AH57) Register gehouden in verband met neerlegging van deskundige verslagen (agenda van
de neergelegde deskundige verslagen)
te vernietigen........................................................................................................... na 5 jaar
®
AH58) Repertorium van gerechtsbrieven
te vernietigen.................................... 5 jaar na de neerlegging van het definitief verslag
®
te vernietigen........................................................................................................... na 5 jaar
21
IV
ARCHIEVEN VAN DE PARKETTEN-GENERAAL
Belangrijke voorafgaande opmerking:
De volgende bescheiden blijven in elk geval permanent bewaard en worden nooit
vernietigd:
PG01) - Alle bescheiden ontvangen en opgemaakt door het parket-generaal daterend vóór 1920.
PG02) - Alle bescheiden door het parket-generaal ontvangen en opgemaakt in de periode
1940-1950.
I. ALGEMEEN
PG03) Registers van in- en uitgaande briefwisseling (agenda 's)
®
- te bewaren en neer te leggen voor de periode tot en met 1950.......................onmiddellijk
- de agenda's van na 1950 worden vernietigd ........................................................ .na 10 jaar
PG04) Losse briefwisseling (voor zover afzonderlijk bewaard)
te selecteren
®
- te bewaren en neer te leggen voor de periode tot en met 1950.......................onmiddellijk
- de stukken van na 1950 worden vernietigd............................................................. na 5 jaar
PG05) Omzendbrieven en dienstnota's van de procureur-generaal
(voor zover afzonderlijk bewaard)
te selecteren
®
PG06) Documentatie (D-kaften)
te bewaren en neer te leggen................................................................................ na 50 jaar
®
Opmerking: het verdient aanbeveling om de documentatie op geregelde tijdstippen te
schonen en te selecteren en bepaalde subdossiers, voor zover dit mogelijk is, te
digitaliseren teneinde de papieren dragers aan het Rijksarchief te kunnen overdragen.
PG07) Thesauri, trefwoordenindex, register of andere nadere toegangen op de
documentatiedossiers
te bewaren en neer te leggen................wanneer ze geen administratief nut meer hebben
®
PG08) Stukken i.v.m. het materieel beheer van het parket-generaal
te bewaren en neer te leggen..............wanneer ze geen administratief nut meer hebben
®
PG09) Stukken i.v.m. het financieel beheer van het parket-generaal
te vernietigen.........................................................................................................na 5 jaar
®
te vernietigen................................................5 jaar na de goedkeuring van de rekeningen
22
II. TAKEN IN VERBAND MET DE GERECHTELIJKE ORGANISATIE
A. TOEZICHT OP DE REGELMATIGHEID VAN DE DIENST IN DE
RECHTBANKEN EN PARKETTEN (o.m. inspectie van de griffies)
PG10) Bescheiden i.v.m. de huisvesting en de inrichting van de gerechtsgebouwen van het
rechtsgebied (voor zover afzonderlijk bewaard)
- te bewaren en neer te leggen .................................................................................. na 20 jaar
PG11) Bescheiden i.v.m. het toezicht op de organisatie van de rechterlijke macht en de
rechtspleging (o.m. inspecties griffies) (voor zover afzonderlijk bewaard)
®
- te bewaren en neer te leggen tot en met 1950..................................................onmiddellijk
- te vernietigen voor de periode na 1950.................................................................na 10 jaar
Personeelsdossiers (ook: persoonlijke dossiers, "P"-dossiers, "P"-kaften of "P.D.O."-
dossiers)
te selecteren
®
- worden bewaard en neergelegd: 10 jaar na de pensionering of het verlaten van de
dienst :
PG12) - de dossiers betreffende de effectieve leden van de magistratuur van het rechtsgebied van
het hof
PG13) - de dossiers betreffende de consulaire rechters, de plaatsvervangende rechters en
raadsheren, de hoofdsecretarissen en hoofdgriffiers
PG14) - de ministeriële ambtenaren (notarissen, pleitbezorgers (tot 1967) en deurwaarders), de
advocaten
PG15) - de overige dossiers worden vernietigd 10 jaar na de pensionering of het verlaten van de
dienst
PG16) Fichesysteem of gegevensbank (ongeacht vorm en structuur) die als toegang op de
persoonsdossiers dienen
te selecteren
®
Opmerking: het verdient aanbeveling deze fichesystemen/gegevensbestanden regelmatig
te selecteren en uit te dunnen.
PG17) Onderrichtingen van de procureurs des Konings (voor zover afzonderlijk bewaard)
te bewaren en neer te leggen................wanneer ze geen administratief nut meer hebben
®
PG18) Register van beschikkingen (b.v. delegatieakten)
te vernietigen .......................................wanneer ze geen administratief nut meer hebben
®
te bewaren en neer te leggen....................................50 jaar na afsluiting van het register
B. TOEZICHT OP DE AMBTENAREN VAN DE GERECHTELIJKE
POLITIE (TOT EIND 1999)
PG19) Bescheiden van algemene aard i.v.m. de werkzaamheden van de gerechtelijke politie
®
Opmerking: deze bescheiden komen in de meeste gevallen voor in de grote verzameling
documentatiedossiers.
te bewaren en neer te leggen..............wanneer ze geen administratief nut meer hebben
23
PG20) Verslagen van de procureurs des Konings over de activiteiten van de Rijkswacht in het
rechtsgebied
®
Opmerking: deze bescheiden komen in de meeste gevallen voor in de grote verzameling
documentatiedossiers.
PG21) Vertrouwelijke verslagen van de Rijkswacht
te bewaren en neer te leggen..............wanneer ze geen administratief nut meer hebben
®
Opmerking: deze bescheiden komen in de meeste gevallen voor in de grote verzameling
documentatiedossiers.
PG22) Bescheiden betreffende het verlenen van toelating aan politiediensten en rijkswacht voor
het verrichten van onmiddellijke inningen ("O.I.'s" )
te bewaren en neer te leggen................wanneer ze geen administratief nut meer hebben
®
te vernietigen .......................................wanneer ze geen administratief nut meer hebben
C. GERECHTELIJKE TUCHT EN TUCHTRECHTELIJKE PROCEDURE
zie hierboven personeelsdossiers
III. TOEZICHT OP DE NALEVING VAN WETTEN EN BESLUITEN
zie hierboven documentatie
IV. TAKEN VAN ADMINISTRATIEVE AARD EN ADVISERING OP
ADMINISTRATIEF GEBIED
PG23) Dossiers periodieke verzendingen: periodieke verslagen aan de hogere overheid over
diverse aangelegenheden
afzonderlijk bewaard)
1, kopieën van gerechtelijke statistieken e.d. (voor zover
®
- te bewaren en neer te leggen tot en met 1950...................................................onmiddellijk
- te vernietigen voor de periode na 1950 ................................................................. na 10 jaar
PG24) Administratieve dossiers die betrekking hebben op alle burgerlijke zaken
te selecteren:
®
PG25) Dossiers i.v.m. de inspectie van de politiecommissariaten
te vernietigen ......................................................................................................... na 10 jaar
®
PG26) Stukken in verband met het verlenen van gewone eretekens en van burgerlijke eretekens
en eretekens in de Nationale Orden
te vernietigen ......................................................................................................... na 15 jaar
®
te vernietigen ......................................................................................................... na 10 jaar
1
burgerlijke stand, verslagen over de veroordeling van leden van de rechterlijke orde... enz.
Bij voorbeeld : verslagen en statistieken i.v.m. voogdijen, adopties, faillissementen, de controle van de registers van de
24
PG27) Verslagen van de procureurs des Konings over de bezoeken aan krankzinnigen ten huize
en instellingen voor geesteszieken
®
PG28) Verslagen over de bezoeken die de onderzoeksrechters maandelijks aan gevangenissen
van het arrondissement moeten verrichten (art. 611 Sv.)
te vernietigen ......................................................................................................... na 10 jaar
®
PG29) Bescheiden in verband met het verlenen van allerhande vergunningen (inzake leurhandel,
wapendracht, privédetectives en bewakingsfirma 's e.d.)
te vernietigen ......................................................................................................... na 10 jaar
®
PG30) Bescheiden betreffende het toezicht op de gerechtskosten
te vernietigen ......................................................................................................... na 10 jaar
®
PG31) Register betreffende het nazicht van de staten van kosten van de deurwaarders
te vernietigen ......................................................................................................... na 10 jaar
®
te vernietigen ......................................................................................................... na 10 jaar
V. TAKEN EN OPDRACHTEN IN STRAFZAKEN
A. OPSPORING EN KWALIFICERING VAN MISDRIJVEN EN
DAGVAARDING
PG32) Notitieregisters (ook: executieboeken, uitvoeringsregisters of registers van correctionele
zaken) en steekkaartsystemen (ongeacht vorm en structuur)
®
PG33) Dossiers "assisenhoven" (ook: dubbele kaften of afdelingskaften "assisenhoven")
te bewaren en neer te leggen..........................................50 jaar na de laatste inschrijving
®
- te bewaren en neer te leggen: de dossiers geopend in de jaren eindigend op een 5: 1955,
1965, 1975, 1985, enz.
- de overige dossiers zijn te vernietigen
PG34) Register of agenda van inkomende processen-verbaal
te selecteren .................................................................................. 30 jaar na het eindarrest
®
PG35) "K.I."-kaften (i.v.m. procedures in hoger beroep voor de kamer van inbeschuldigingstelling)
te vernietigen ........................................................................................................... na 5 jaar
®
PG36) Dossiers "hoger beroep" of dossiers "correctioneel beroep" (met inbegrip van de jeugd)
te vernietigen .........................................................................................10 jaar na het arrest
®
PG37) Dossiers uitleveringen en bijhorend register
te vernietigen .................................................................................20 jaar na het eindarrest
®
PG38) Register of agenda gehouden voor de inschrijving der dagvaardingen
te vernietigen ......................................................................................................... na 15 jaar
®
PG39) Register voor het "volgen van dossiers in omloop" (ook: volgkaarten of leenkaarten)
te vernietigen ........................................................................................................... na 5 jaar
®
te vernietigen ........................................................................................................... na 5 jaar
25
PG40) Zittingsrollen
®
PG41) Register (agenda) gehouden voor te betekenen arresten
te vernietigen ........................................................................................................... na 5 jaar
®
PG42) Bescheiden betreffende het toezicht op de gerechtskosten
te vernietigen ........................................................................................................... na 5 jaar(zie hierboven rubriek PG30)
PG43) Dossiers betreffende toepassing art. 136
bis Sv.
®
PG44) Alle verslagen van de procureurs des Konings over specifieke onderwerpen (prostitutie,
verboden spelen, staten i.v.m. jachtmisdrijven, enz.) (voor zover afzonderlijk bewaard)
te vernietigen ......................................................................................................... na 10 jaar
®
PG45) Dossiers rogatoire opdrachten
te vernietigen ......................................................................................................... na 10 jaar
®
PG46) Dossiers "P.I." en "D.I." (parlementaire en diplomatieke immuniteit)
te vernietigen.......................................................................................................na 10 jaar
®
te vernietigen.............................................................20 jaar na afsluiting van het dossier
B. STRAFUITVOERING
PG47) Uitvoeringsregister correctionele zaken
®
te bewaren en neer te leggen..........................................50 jaar na de laatste inschrijving
(Zie onder rubriek PG32)
PG48) Uitvoeringsregister van de hoven van assisen (ook: executieboek hof van assisen)
®
PG49) Register van genadeverzoeken (ook: register inzake gratieverlening of genaderegister)
te bewaren en neer te leggen..........................................50 jaar na de laatste inschrijving
®
PG50) Interneringsdossiers (ook: interneringskaften, dossiers sociaal verweer)
te bewaren en neer te leggen................................................................................ na 10 jaar
®
PG51) Bescheiden in verband met het toezicht op de tuchtmaatregelen genomen door de Orde
van de Geneesheren, de Orde der Architecten, de Orde der Veeartsen en de Orde der
Apothekers
te bewaren en neer te leggen................................................................................ na 20 jaar
®
PG52) Register of steekkaarten voor de behandeling van de adviezen inzake voorlopige en
voorwaardelijke invrijheidstelling (ook: register voorlopig en voorwaardelijk vrij)
te vernietigen ......................................................................................................... na 10 jaar
®
PG53) Losse stukken of kaften in verband met de voorlopige invrijheidstelling en de
voorwaardelijke invrijheidstelling
te vernietigen ......................................................................................................... na 10 jaar
®
PG54) Losse stukken of kaften in verband met strafvermindering of strafkwijtschelding (genade)
te vernietigen ........................................................................................................... na 5 jaar
®
te vernietigen ........................................................................................................... na 5 jaar
26
PG55) Dossiers inzake herstel in eer en rechten
®
- bij toegestane verzoeken ........................................................................................... na 5 jaar
- bij verworpen verzoeken......................................................................................... na 10 jaar
PG56) Kaften in verband met de onwerkzame hechtenis
te vernietigen
®
te vernietigen ......................................................................................................... na 10 jaar
27
V
ARCHIEVEN VAN DE MILITAIRE GERECHTEN
I. DE ARCHIEVEN VAN HET AUDITORAAT-GENERAAL BIJ HET
MILITAIR GERECHTSHOF
A. JUSTITIEEL BELEID
1. Gerechtelijke organisatie
MIL001) Stukken betreffende de organisatie van de gerechtelijke diensten
®
MIL002) Stukken betreffende de gebouwen van het militair gerecht
te bewaren en neer te leggen.............................................................................na 20 jaar
®
MIL003) Stukken betreffende het budget voor de werking van het auditoraat-generaal
te vernietigen.....................................................................................................na 10 jaar
®
MIL004) Bescheiden betreffende het beheer van het personeel van het auditoraat-generaal (meer
bepaald de individuele personeelsdossiers en de stukken betreffende de tuchtprocedures)
te vernietigen.......................................................................................................na 5 jaar
®
- burgerlijk personeel....................................................................70 jaar na indiensttreding
- militairen..................................................................5 jaar na het vertrek uit de rechtbank
te vernietigen:
2. Toezicht op de krijgsauditoraten en op de griffies van de krijgsraden
MIL005) Jaarverslagen en jaarlijkse statistieken overgemaakt door de krijgsauditeurs
®
MIL006) Periodieke activiteitenverslagen overgemaakt door de krijgsauditeurs te velde
te bewaren en neer te leggen.............................................................................na 10 jaar
®
MIL007) Periodieke verslagen en statistieken opgemaakt door het auditoraat-generaal
te bewaren en neer te leggen.............................................................................na 10 jaar
®
MIL008) Briefwisseling met de krijgsauditeurs en met de (hoofd)griffiers van de krijgsraden
te bewaren en neer te leggen.............................................................................na 10 jaar
®
MIL009) Stukken betreffende het houden van registers en processtukken van de auditoraten en de
griffies
te bewaren en neer te leggen.............................................................................na 10 jaar
®
te bewaren en neer te leggen.............................................................................na 10 jaar
B. TOEZICHT OP HET STRAFRECHTELIJK BELEID
28
MIL010) Circulaires van de auditeur-generaal
®
MIL011) Processen-verbaal van de bijeenkomsten van de auditeur-generaal met de
procureurs-generaal
te bewaren en neer te leggen.................indien ze geen administratief nut meer hebben
®
MIL012) Algemene documentatiedossiers
te bewaren en neer te leggen.............................................................................na 10 jaar
®
* te bewaren en neer te leggen:
- de dossiers betreffende de organisatie en de werkzaamheden van het militair gerecht;
- de dossiers betreffende de beteugeling van de specifieke militaire delinquentie en
criminaliteit (desertie, insubordinatie, enz.);
- de dossiers betreffende de bestraffing van het incivisme
* de overige dossiers zijn te vernietigen
te selecteren.......................................................................................................na 10 jaar
C. DOCUMENTEN BETREFFENDE DE PROCEDURE
1. In eerste en enige aanleg
MIL013) Notitieregister (en bijhorende klapper of fichesysteem)
®
MIL014) Dossiers van zonder gevolg geklasseerde zaken of van zaken eindigend op een
beslissing tot buitenvervolgingstelling betreffende hoge officieren (de zgn. "dossiers
HOS")
te bewaren en neer te leggen.............................................................................na 30 jaar
®
* te bewaren en neer te leggen:
- alle dossiers buiten deze betreffende inbreuken op de wegcode en in verband met
verkeersongevallen zonder verwikkelingen (zonder opzettelijke slagen en verwondingen
en zonder onvrijwillige doodslag)
- één dossier op tien in verband met zaken in verband met verkeersongevallen zonder
verwikkelingen, nl., het eerste dossier dat men tegenkomt, het elfde, het eenentwintigste,
enz.
* de andere dossiers zijn te vernietigen
MIL015) Administratieve dossiers
te selecteren.......................................................................................................na 30 jaar
®
MIL016) Register van de minnelijke schikkingen
te vernietigen.....................................................................................................na 30 jaar
®
MIL017) Zittingsregister van het Militair Hof
te vernietigen........................................................5 jaar na het afsluiten van het register
®
MIL018) Register van strafuitvoering
te bewaren en neer te leggen.............................................................................na 20 jaar
®
MIL019) Persoonlijke dossiers in verband met de strafuitvoering uitgesproken tegen hoge
officieren
te bewaren en neer te leggen.............................................................................na 30 jaar
29
®
MIL020) De "staten 204"
te bewaren en neer te leggen.............................................................................na 30 jaar
®
te vernietigen.......................................................................................................na 5 jaar
2. In tweede aanleg (beroep)
MIL021) Register van beroepsdossiers
®
MIL022) Algemeen alfabetisch fichesysteem op naam van de verzoekers (ongeacht vorm en
structuur)
te bewaren en neer te leggen................................5 jaar na het afsluiten van het register
®
meer heeft
MIL023) Alfabetisch fichesysteem op verzoekers (incivieken) (ongeacht vorm en structuur)
te bewaren en neer te leggen indien het fichesysteem geen administratief nut
®
meer heeft
MIL024) Administratieve dossiers "B(eroep)"
te bewaren en neer te leggen indien het fichesysteem geen administratief nut
®
MIL025) Administratieve dossiers "O(fficier)"
te vernietigen.....................................................................................................na 30 jaar
®
MIL026) Administratieve dossiers "MIL(itaire)"
te vernietigen.....................................................................................................na 30 jaar
®
MIL027) Register van de voorzieningen in cassatie
te vernietigen.....................................................................................................na 30 jaar
®
MIL028) Register van strafuitvoering
te bewaren en neer te leggen................................5 jaar na het afsluiten van het register
®
MIL029) Persoonlijke dossiers in verband met de strafuitvoering
te bewaren en neer te leggen.............................................................................na 30 jaar
®
MIL030) De "staten 204"
te bewaren en neer te leggen.............................................................................na 30 jaar
®
MIL031) Kopieën van de adviezen van de auditeur-generaal over de gratieverzoeken (1815-1829)
te vernietigen.......................................................................................................na 5 jaar
®
MIL032) Repertorium van de gratieverzoeken
te bewaren en neer te leggen........................................................................onmiddellijk
®
te bewaren en neer te leggen.............................................................................na 30 jaar
II. DE ARCHIEVEN VAN DE KRIJGSAUDITORATEN BIJ DE
KRIJGSRADEN TE VELDE (NEERGELEGD BIJ HET
SECRETARIAAT VAN HET AUDITORAAT-GENERAAL)
30
Het grootste deel van de archieven van de krijgsauditoraten bij de krijgsraden te velde
worden neergelegd ter griffie van het Militair Hof, samen met de archieven van de
krijgsraden te velde. Deze bescheiden houden verband met de uitvoering van de
vonnissen en zijn door het auditoraat-generaal in beslag genomen.
MIL033) Register van strafuitvoering
®
MIL034) Persoonlijke dossiers in verband met de strafuitvoering
te bewaren en neer te leggen.............................................................................na 30 jaar
®
* te bewaren en neer te leggen :
De dossiers die overeenkomen met de bewaarde dossiers van rechtspleging van zaken
gevonnist door de krijgsraden (zie: het hoofdstuk IV in verband met de archieven van
het Militair Hof), nl.:
- de dossiers van alle krijgsraden BEHALVE van deze van Keulen en Neheim, 1964-
1999,
- voor de krijgsraden van Keulen en Neheim, 1964-1999
van de jaren eindigend op de cijfers 2 en 7, nl., 1967, 1972, 1977, 1982, 1987, enz.
* de andere dossiers zijn te vernietigen
MIL035) (Register van de) "staten 204"
te selecteren.......................................................................................................na 30 jaar1, enkel die dossiers bewaren
®
MIL036) Klapper (fichesysteem) op de namen van veroordeelden
te vernietigen.......................................................................................................na 5 jaar
®
te bewaren en neer te leggen.................indien deze geen administratief nut meer heeft
III. DE ARCHIEVEN VAN DE KRIJGSAUDITORATEN BIJ DE
PERMANENTE KRIJGSRADEN
A. ADMINISTRATIEVE BEVOEGDHEDEN VAN DE AUDITEUR
MIL037) Dienstregelingen van de krijgsauditeur
®
MIL038) Reglementen van inwendige orde van de krijgsraad
te bewaren en neer te leggen.............................................................................na 20 jaar
®
MIL039) Inventarissen van de archieven van het auditoraat en van de krijgsraad en briefwisseling
met het Rijksarchief
te bewaren en neer te leggen.............................................................................na 20 jaar
®
MIL040) Kopieën van bestelbonnen en facturen in verband met de werkingskosten van het
auditoraat
te bewaren en neer te leggen.............................................................................na 50 jaar
®
MIL041) Kopieën van jaarlijkse boekhoudkundige verslagen betreffende de werking van het
auditoraat
te vernietigen.......................................................................................................na 5 jaar
®
te vernietigen.......................................................................................................na 5 jaar
1
de periode vóór 1964 werden reeds in 1998 geselecteerd en bij het Algemeen Rijksarchief neergelegd.
De persoonlijke dossiers betreffende de uitvoering van de vonnissen van de krijgsraden te Keulen en Neheim uit
31
MIL042) Boekhoudkundig register betreffende de strafrechtspraak
®
MIL043) Briefwisseling in verband met de gebouwen van de rechtbank
te vernietigen....................................................................................................na 20 jaar
®
MIL044) Persoonlijke dossiers van de magistraten
te vernietigen.....................................................................................................na 10 jaar
®
MIL045) Briefwisseling met de territoriale bevelhebber en met de burgerlijke rechter van de
krijgsraad in verband met de dagstelling van de zaken
te vernietigen...........................................................................70 jaar na indiensttreding
®
MIL046) Lijsten van deskundigen verbonden aan de rechtbank
te bewaren en neer te leggen...............................................................................na 5 jaar
®
MIL047) Stukken in verband met de controle van de maandelijkse staten van de
gerechtsdeurwaarders
te vernietigen.....................................................................................................na 10 jaar
®
te vernietigen.......................................................................................................na 5 jaar
B. BEVOEGDHEID INZAKE STRAFRECHTELIJK BELEID
MIL048) Circulaires van de auditeur-generaal en van de Minister van Justitie
®
MIL049) Thematische rapporten en periodieke of specifieke statistieken
te vernietigen.........................................indien zij geen administratief nut meer hebben
®
MIL050) Algemene documentatiedossiers
te vernietigen.....................................................................................................na 10 jaar
®
te vernietigen.....................................................................................................na 10 jaar
C. PROCEDURES INZAKE REPRESSIE
MIL051) Agenda of indicateur van inkomende en uitgaande briefwisseling
®
MIL052) Minuten of kopieën van uitgaande brieven
te bewaren en neer te leggen.............................................................................na 10 jaar
®
MIL053) Notitieregister (en bijhorende klapper of fichesysteem) (ongeacht vorm en structuur)
te bewaren en neer te leggen.............................................................................na 10 jaar
®
MIL054) Opsluitingsregister en lijst van in voorlopige hechtenis genomen personen
te bewaren en neer te leggen.............................................................................na 30 jaar
®
MIL055) Zittings- of vonnisregister
te vernietigen.......................................................................................................na 5 jaar
®
te bewaren en neer te leggen.............................................................................na 20 jaar
32
MIL056) Dossiers overgemaakt aan andere parketten en inlichtingendossiers ("administratief
zonder gevolg")
®
MIL057) Dossiers door de auditeur zonder gevolg geklasseerd
te vernietigen.....................................................................................................na 10 jaar
®
* te bewaren en neer te leggen: de dossiers voor de jaren 1815-1914, 1944-1950 (meer
bepaald voor de repressieperiode), 1995-1998;
* voor de periodes 1919-1939 en 1951-1995, de dossiers bewaren van de jaren
eindigend op 2 en 7, nl., 1922, 1927, 1932, 1937, 1952, 1957, 1962, 1967, 1972, 1977,
1982, 1987, 1992 enz.
* de andere dossiers zijn te vernietigen
MIL058) Dossiers van zaken eindigend op een buitenvervolgingstelling uitgesproken door de
gerechtelijke commissie (zie MIL057)
MIL059) Verslagen van de zaken die in onderzoek zijn na verloop van vier maanden (zie
MIL057)
MIL060) Register gehouden voor de inschrijving op de lijst van de ontzetting uit de burgerrechten
en politieke rechten (epuratie)
te selecteren.......................................................................................................na 30 jaar
®
MIL061) Persoonlijke dossiers inzake epuratie
te bewaren en neer te leggen.............................................................................na 30 jaar
®
MIL062) Stukken betreffende de rogatoire commissies
te bewaren en neer te leggen.............................................................................na 30 jaar
®
MIL063) Administratieve dossiers of 'parketfardes'
te vernietigen.....................................................................................................na 10 jaar
®
MIL064) Register van strafuitvoering
te vernietigen.....................................................................................................na 30 jaar
®
MIL065) Register van de minnelijke schikkingen
te bewaren en neer te leggen.............................................................................na 30 jaar
®
MIL066) Persoonlijke dossiers van strafuitvoering
te vernietigen........................................................5 jaar na het afsluiten van het register
®
* te bewaren en neer te leggen: de dossiers die overeenkomen met de bewaarde dossiers
van rechtspleging van de zaken die door de krijgsraad werden gevonnist
* te vernietigen: de dossiers die overeenkomen met de vernietigde dossiers van
rechtspleging van de zaken die door de krijgsraad werden gevonnist
MIL067) (Register van) de "staten 204"
te selecteren.......................................................................................................na 70 jaar
®
MIL068) Klapper van de veroordeelden
te vernietigen.......................................................................................................na 5 jaar
®
te bewaren en neer te leggen.................indien deze geen administratief nut meer heeft
IV. DE ARCHIEVEN VAN HET MILITAIR HOF
33
A. DE ARCHIEVEN VAN DE VOORZITTER, NADIEN EERSTE
VOORZITTER
MIL069) Agenda of indicateur van algemene inkomende en uitgaande stukken
®
MIL070) Algemene briefwisseling van de (eerste) voorzitter
te bewaren en neer te leggen...............................................................................na 5 jaar
®
MIL071) Maandelijkse (lotings-)lijsten van hoge officieren (in verband met de loting van de
militaire leden van het Militair Hof)
te bewaren en neer te leggen...............................................................................na 5 jaar
®
MIL072) (Register van) processen-verbaal van de loting van de militaire leden van het Militair
Hof (“recueil”)
te vernietigen.......................................................................................................na 5 jaar
®
MIL073) Register van de akten van eedaflegging voor de (eerste) voorzitter van het Militair
Gerechtshof (“Recueil”)
te bewaren en neer te leggen...............................................................................na 5 jaar
®
MIL074) Repertorium van de akten van de rechter (met alfabetische klapper)
te vernietigen.....................................................................................................na 70 jaar
®
MIL075) Alfabetisch fichesysteem betreffende personen die in handen van de (eeste) voorzitter de
eed afleggen
te bewaren en neer te leggen………………………………………..………na 30 jaar
®
MIL076) Documentatie in verband met de rechtspraak van het Militair Hof (“recueil”)
te bewaren en neer te leggen.............................................................................na 70 jaar
®
MIL077) Klapper op de rechtspraak (“fiches”)
te bewaren en neer te leggen.............................................................................na 30 jaar
®
MIL078) Briefwisseling en documentatie betreffende de interne werking van het hof
te bewaren en neer te leggen.............................................................................na 30 jaar
®
MIL079) Documentatie over de werking van het militair gerecht (art. 340, § 2, Ger.W.)
te vernietigen.....................................................................................................na 10 jaar
®
MIL080) Documentatie over de organisatie van het Belgisch leger (“Ordre de bataille – T.O.”)
te vernietigen.....................................................................................................na 10 jaar
®
te vernietigen.....................................................................................................na 10 jaar
B. DE ARCHIEVEN VAN DE GRIFFIER
1. Algemeen beheer van de griffie
34
MIL081) Processen-verbaal van de plechtige zittingen van het Hof
®
MIL082) Algemene briefwisseling van de griffier
te bewaren en neer te leggen.............................................................................na 30 jaar
®
MIL083) Documentatie over de regelgeving in verband met de plichten van de griffiers
te bewaren en neer te leggen.............................................................................na 10 jaar
®
MIL084) Persoonlijke dossiers van het griffiepersoneel
te vernietigen.....................................................................................................na 10 jaar
®
MIL085) Persoonlijke dossiers van de militairen
te vernietigen......................................................................70 jaar na de indiensttreding
®
MIL086) Bescheiden betreffende de boekhouding van de werkingskosten van de griffie
te vernietigen.........................................................5 jaar na het vertrek uit de rechtbank
®
te vernietigen.......................................................................................................na 5 jaar
2. Boekhouding
MIL087) Centralisatiedagboek van inkomsten en uitgaven van de griffie
®
MIL088) Repertorium van vonnissen en akten die vallen onder de registratieplicht of waarvan de
rechten in handen van de griffier in bewaring moeten gegeven worden
te vernietigen...................................zie de richtlijnen van het Ministerie van Financiën
®
MIL089) Register van opstel-, legalisatie- en opzoekingskosten (ook: register van de rechten
geïnd door de griffier)
te vernietigen...................................zie de richtlijnen van het Ministerie van Financiën
®
MIL090) Register der provisies
te vernietigen...................................zie de richtlijnen van het Ministerie van Financiën
®
MIL091) Register van rechten in debet en dringende kosten
te vernietigen...................................zie de richtlijnen van het Ministerie van Financiën
®
MIL092) Kwitantie-, cheque- en overschrijvingsboekjes
te vernietigen...................................zie de richtlijnen van het Ministerie van Financiën
®
te vernietigen...................................zie de richtlijnen van het Ministerie van Financiën
3. Rechtspleging
MIL093) Agenda's van ingekomen en uitgaande stukken (tot 1968)
®
MIL094) Repertorium van de akten van de griffier (en bijhorende klapper)
te bewaren en neer te leggen...............................................................................na 5 jaar
®
MIL095) Algemene rol
te bewaren en neer te leggen.............................................................................na 30 jaar
®
MIL096) Register van de overtuigingsstukken
te bewaren en neer te leggen.............................................................................na 30 jaar
®
te vernietigen....................................................................10 jaar na de laatste liquidatie
35
MIL097) Register van de neerlegging van memories
®
MIL098) Register betreffende de verzoeken tot invrijheidstelling (art. 4 van de wet van 20 april
1874, art. 5 van de wet van 26 mei 1914)
te bewaren en neer te leggen………………………………………………..na 30 jaar
®
MIL099) Fichesysteem op de gevonniste personen
te bewaren en neer te leggen.............................................................................na 30 jaar
®
MIL100) Repertorium van de akten van verzet tegen arresten bij verstek
te bewaren en neer te leggen....................indien het geen administratief nut meer heeft
®
MIL101) Repertorium van de voorzieningen in cassatie
te bewaren en neer te leggen.............................................................................na 10 jaar
®
MIL102) Dossiers van rechtspleging van zaken gevonnist door het hof
te bewaren en neer te leggen................................5 jaar na het afsluiten van het register
®
MIL103) Register van akten van beroep van de auditeur-generaal
te bewaren en neer te leggen.............................................................................na 30 jaar
®
MIL104) Register van akten van neerlegging
te bewaren en neer te leggen...............................................................................na 5 jaar
®
MIL105) Overtuigingsstukken
te bewaren en neer te leggen.............................................................................na 10 jaar
®
* te bewaren en neer te leggen: de stukken betreffende de dossiers ten laste van personen
gevonnist tussen 1944 en 1950 wegens incivisme
* de andere stukken zijn te vernietigen
MIL106) Register "wet tot bescherming van de maatschappij"
te selecteren.......................................................................................................na 30 jaar
®
MIL107) Zittingsbladen van het Hoog Militair Gerechtshof
te bewaren en neer te leggen.............................................................................na 30 jaar
®
MIL108) Minuten van arresten van het Militair Hof
te bewaren en neer te leggen.............................................................................na 30 jaar
®
MIL109) Akten van verzet tegen arresten bij verstek (“recueil”)
te bewaren en neer te leggen.............................................................................na 30 jaar
®
MIL110) Register van voorzieningen in cassatie (“recueil”)
te bewaren en neer te leggen.............................................................................na 30 jaar
®
MIL111) Kopieën van de arresten van het Hof van Cassatie (ook: register gehouden voor de
overschrijving van de arresten van het Hof van Cassatie)
te bewaren en neer te leggen.............................................................................na 30 jaar
®
te bewaren en neer te leggen.............................................................................na 10 jaar
C. BESCHEIDEN GEVORMD DOOR ANDERE INSTELLINGEN
36
Het gaat om de archieven van de krijgsauditoraten en van de krijgsraden te velde die ter
griffie van het Militair Hof werden neergelegd. De hierna opgenoemde series maken
deel uit van de archieven van de auditoraten en van de krijgsraden opgericht bij de
Belgische Strijdkrachten in Duitsland (Keulen en Neheim), die
ordening verwant zijn met deze van de permanente krijgsauditoraten en krijgsraden. De
andere militaire auditoraten en krijgsraden te velde, wier bestaan van veel kortere duur
was, hebben niet noodzakelijk volledige archiefbestanden gevormd, meer bepaald voor
wat de administratieve bevoegdheden van de auditeur en van de griffier betreft. De
ordening kon nogal verschillen afhankelijk van het auditoraat en van de krijgsraad.
qua structuur, functie en
1. Bescheiden van administratieve aard
a. Algemeen beheer van het auditoraat en van de griffie
MIL112) Dienstregelingen van de krijgsauditeur
®
MIL113) Reglementen van inwendige orde van de krijgsraad
te bewaren en neer te leggen...............................................................................na 5 jaar
®
MIL114) Administratieve briefwisseling van de griffier
te bewaren en neer te leggen...............................................................................na 5 jaar
®
MIL115) Inventarissen van de archieven van het auditoraat en van de krijgsraad
te bewaren en neer te leggen...............................................................................na 5 jaar
®
MIL116) Inventaris van de registers gehouden ter griffie
te bewaren en neer te leggen.............................................................................na 30 jaar
®
MIL117) Thematisch geordende documentatie
te bewaren en neer te leggen...............................................................................na 5 jaar
®
MIL118) Circulaires van de auditeur-generaal
te vernietigen................................................................................................onmiddellijk
®
MIL119) Bescheiden betreffende de boekhouding van de werkingskosten van het auditoraat en de
griffie
te vernietigen................................................................................................onmiddellijk
®
MIL120) Kopieën van boekhoudkundige verslagen betreffende de werking van het auditoraat
te vernietigen................................................................................................onmiddellijk
®
MIL121) Briefwisseling in verband met de gebouwen van de rechtbank
te vernietigen................................................................................................onmiddellijk
®
MIL122) Persoonlijke dossiers van het personeel van het auditoraat en van de griffie
te vernietigen................................................................................................onmiddellijk
®
MIL123) Processen-verbaal van eedaflegging voor de krijgsraad (“recueil”)
te vernietigen...........................................................................70 jaar na indiensttreding
®
te vernietigen................................................................................................onmiddellijk
b. Boekhouding
MIL124) Register der provisies
37
®
MIL125) Register van dringende kosten
te vernietigen................................................................................................onmiddellijk
®
MIL126) Register van gerechtsdeurwaardersakten
te vernietigen................................................................................................onmiddellijk
®
MIL127) Kwitantie-, cheque- en overschrijvingsboekjes
te vernietigen………………………………………………………………..onmiddellijk
te vernietigen................................................................................................onmiddellijk
2. Bescheiden in verband met de bevoegdheid van de auditeur in verband met
het strafrechtelijk beleid
MIL128) Circulaires van de auditeur-generaal van de Minister van Justitie
®
MIL129) Thematische rapporten en periodieke en specifieke statistieken
te vernietigen................................................................................................onmiddellijk
®
MIL130) Algemene documentatiedossiers
te vernietigen................................................................................................onmiddellijk
®
te vernietigen................................................................................................onmiddellijk
3. Bescheiden in verband met de rechtspleging (auditoraat)
MIL131) Agenda van inkomende en uitgaande briefwisseling
®
MIL132) Minuten en kopieën van uitgaande briefwisseling
te bewaren en neer te leggen.............................................................................na 10 jaar
®
MIL133) Notitieregister (en bijhorende klapper of fichesysteem) (ongeacht vorm en structuur)
te bewaren en neer te leggen.............................................................................na 10 jaar
®
MIL134) Opsluitingsregister en lijst van in voorlopige hechtenis genomen personen
te bewaren en neer te leggen.............................................................................na 30 jaar
®
MIL135) Zittings- of vonnisregister
te vernietigen.......................................................................................................na 5 jaar
®
MIL136) Dossiers overgemaakt aan andere parketten en inlichtingendossiers ("administratief
zonder gevolg" et "incompétent") (“toegevoegd aan de notitiedossiers”)
te bewaren en neer te leggen.............................................................................na 20 jaar
®
MIL137) Dossiers door de auditeur zonder gevolg geklasseerd
te vernietigen.....................................................................................................na 10 jaar
®
* te bewaren en neer te leggen: deze van alle krijgsauditoraten te velde BEHALVE van
de auditoraten bij de Belgische Krijgsmacht in Duitsland, 1946-1999
* voor de krijgsauditoraten bij de Belgische krijgsmacht in Duitsland, 1946-1999
(Keulen en Neheim), de dossiers bewaren van de jaren eindigend op 2 en op 7, nl., 1947,
1952, 1957, 1962, 1967, 1972, 1977, 1982, 1987, 1992, 1997, enz.; van de dossiers van
de jaren eindigend op 2 en 7, één dossier op tien bewaren in verband met inbreuken op
te selecteren.......................................................................................................na 30 jaar
38
de wegcode en in verband met verkeersongevallen zonder lichamelijk letsel, nl., het
eerste dossier dat men tegenkomt, het elfde, het éénentwintigste, enz.
* de andere dossiers zijn te vernietigen
MIL138) Dossiers van zaken eindigend op een buitenvervolgingstelling uitgesproken door de
gerechtelijke commissie (zie MIL134)
MIL139) Stukken betreffende de rogatoire commissies
®
MIL140) Administratieve dossiers of 'parketfardes'
te vernietigen.....................................................................................................na 10 jaar
®
Opmerking : zie ook auditoraat-generaal.
MIL141) Register van de minnelijke schikkingen
te vernietigen.....................................................................................................na 30 jaar
®
te vernietigen........................................................5 jaar na het afsluiten van het register
4. Bescheiden in verband met de gerechtelijke procedure (de krijgsraad)
MIL142) Register van akten van beroep tegen de beschikkingen van de gerechtelijke commissie
®
MIL143) Dossiers van rechtspleging van zaken door de krijgsraden te velde gevonnist
te bewaren en neer te leggen........................................................................onmiddellijk
®
* te bewaren en neer te leggen: deze gevormd door alle krijgsraden te velde BEHALVE
van de krijgsraden bij de Belgische Krijgsmacht in Duitsland, 1946-1999
* voor de krijgsraden bij de Belgische Krijgsmacht in Duitsland, 1946-1999 (Keulen en
Neheim) de dossiers bewaren van de jaren eindigend op 2 en op 7, nl., 1947, 1952,
1957, 1962, 1967, 1972, 1977, 1982, 1987, 1992, 1997
* de andere dossiers zijn te vernietigen
MIL144) Kopieën van verzoeken tot voorlopige invrijheidstelling
te selecteren.......................................................................................................na 30 jaar
®
MIL145) Zittingsbladen (ongeacht vorm en structuur) (zie ook het zittingsdossier)
te vernietigen................................................................................................onmiddellijk
®
MIL146) Minuten van vonnissen van de krijgsraad
te bewaren en neer te leggen...............................................................................na 5 jaar
®
MIL147) Akten van verzet tegen arresten bij verstek (“recueil”)
te bewaren en neer te leggen.............................................................................na 30 jaar
®
MIL148) Register van verklaringen van beroep (“Recueil”) (en bijhorend chronologisch
repertorium):
1
2
3
te bewaren en neer te leggen.............................................................................na 30 jaar°) beroep door de veroordeelden°) beroep van de burgerlijke partijen en van de burgerlijk aansprakelijke personen°) beroep van het Openbaar Ministerie
®
Opmerking: de akten van verklaring van beroep worden ingeschreven in het register van
de akten van de griffier.
MIL149) Akten van de voorzieningen in cassatie
te bewaren en neer te leggen...............................................................................na 5 jaar
39
®
MIL150) Stukken in verband met de neerlegging van overtuigingsstukken
te bewaren en neer te leggen...............................................................................na 5 jaar
®
MIL151) Agenda van inkomende en uitgaande stukken
te bewaren en neer te leggen............................................................10 jaar na liquidatie
®
MIL152) Repertorium van de akten van de rechter (en bijhorende klapper)
te bewaren en neer te leggen........................................................................onmiddellijk
®
MIL153) Repertorium van de akten van de griffier (en bijhorende klapper)
te bewaren en neer te leggen.............................................................................na 30 jaar
®
MIL154) Algemene zittingsrol (op bladen opgemaakt per trimester)
te bewaren en neer te leggen.............................................................................na 30 jaar
®
MIL155) Register betreffende de dagvaardingen voor de krijgsraad
te bewaren en neer te leggen.............................................................................na 30 jaar
®
MIL156) Register betreffende de verzoeken tot invrijheidstelling (art. 4 van de wet van 20 april
1874)
te bewaren en neer te leggen...............................................................................na 5 jaar
®
MIL157) Akten van verzet tegen verstekvonnissen (“recueil”)
te bewaren en neer te leggen.............................................................................na 30 jaar
®
MIL158) Akten van de voorzieningen in cassatie (“recueil”)
te bewaren en neer te leggen...............................................................................na 5 jaar
®
MIL159) Chronologisch repertorium van de beroepsakten ter griffie geregistreerd:
1
2
3
te bewaren en neer te leggen...............................................................................na 5 jaar°) beroep van de veroordeelden°) beroep van de burgerlijke partijen en van de burgerlijk aansprakelijke personen°) beroep van het Openbaar Ministerie
®
MIL160) Klapper (of fichesysteem) op namen van gevonniste personen
te bewaren en neer te leggen.............................................................................na 10 jaar
®
MIL161) Register van veroordelingsuittreksels en -bulletins
te bewaren en neer te leggen.............................................................................na 30 jaar
®
MIL162) Register betreffende de rijverboden (en bijhorende klapper)
te bewaren en neer te leggen...............................................................................na 5 jaar
®
te bewaren en neer te leggen...............................................................................na 5 jaar
V. DE ARCHIEVEN VAN DE PERMANENTE KRIJGSRADEN
40
A. BESCHEIDEN VAN ADMINISTRATIEVE AARD
1. Algemeen beheer van de griffie
MIL163) Processen-verbaal van de algemene zittingen van de krijgsraad
®
MIL164) Administratieve briefwisseling van de griffier
te bewaren en neer te leggen.............................................................................na 30 jaar
®
MIL165) Inventaris van de registers gehouden ter griffie
te bewaren en neer te leggen.............................................................................na 10 jaar
®
MIL166) Processen-verbaal van eedaflegging voor de krijgsraad
te bewaren en neer te leggen.............................................................................na 30 jaar
®
MIL167) Thematisch geordende documentatiedossiers
te vernietigen.....................................................................................................na 45 jaar
®
MIL168) Circulaires van de auditeur-generaal
te vernietigen.........................................indien zij geen administratief nut meer hebben
®
MIL169) Bescheiden betreffende de boekhouding van de werkingskosten van de griffie
te vernietigen.........................................indien zij geen administratief nut meer hebben
®
MIL170) Persoonlijke dossiers van het personeel van de griffie
te vernietigen.....................................................................................................na 10 jaar
®
* personeel van de griffie........................................................70 jaar na de indiensttreding
* militairen..................................................................5 jaar na het vertrek uit de rechtbank
te vernietigen
2. Boekhouding
MIL171) Centralisatiedagboek van inkomsten en uitgaven van de griffie
®
MIL172) Register van ontvangen gelden
te vernietigen...................................zie de richtlijnen van het Ministerie van Financiën
®
MIL173) Register der griffieuitgaven
te vernietigen...................................zie de richtlijnen van het Ministerie van Financiën
®
MIL174) Repertorium van vonnissen en akten die vallen onder de registratieplicht of waarvan de
rechten in handen van de griffier in bewaring moeten gegeven worden
te vernietigen...................................zie de richtlijnen van het Ministerie van Financiën
®
MIL175) Register van door de griffier geïnde rechten
te vernietigen...................................zie de richtlijnen van het Ministerie van Financiën
®
MIL176) Register van opstel-, legalisatie- en opzoekingskosten
te vernietigen...................................zie de richtlijnen van het Ministerie van Financiën
®
MIL177) Register der provisies
te vernietigen...................................zie de richtlijnen van het Ministerie van Financiën
41
®
MIL178) Register van rechten in debet
te vernietigen...................................zie de richtlijnen van het Ministerie van Financiën
®
MIL179) Register van dringende kosten
te vernietigen...................................zie de richtlijnen van het Ministerie van Financiën
®
MIL180) Register van gerechtsdeurwaardersakten
te vernietigen...................................zie de richtlijnen van het Ministerie van Financiën
®
MIL181) Kwitantie-, cheque- en overschrijvingsboekjes
te vernietigen...................................zie de richtlijnen van het Ministerie van Financiën
®
te vernietigen...................................zie de richtlijnen van het Ministerie van Financiën
B. BESCHEIDEN IN VERBAND MET DE RECHTSPLEGING
MIL182) Repertorium van de akten van de rechter (en bijhorende klapper)
®
MIL183) Repertorium van de akten van de griffier (en bijhorende klapper)
te bewaren en neer te leggen.............................................................................na 30 jaar
®
MIL184) Stukken betreffende de neerlegging van overtuigingsstukken
te bewaren en neer te leggen.............................................................................na 30 jaar
®
MIL185) Algemene zittingsrol
te bewaren en neer te leggen............................................................10 jaar na liquidatie
®
MIL186) Register van de dagvaardingen voor de krijgsraad
te bewaren en neer te leggen.............................................................................na 30 jaar
®
MIL187) Register betreffende de verzoeken tot invrijheidstelling (art. 4 van de wet van 20 april
1874, art. 5 van de wet van 26 mei 1944)
te bewaren en neer te leggen.............................................................................na 10 jaar
®
MIL188) Repertorium (register) van de akten van verzet tegen verstekvonnissen
te bewaren en neer te leggen.............................................................................na 20 jaar
®
MIL189) Repertorium van de voorzieningen in cassatie
te bewaren en neer te leggen.............................................................................na 10 jaar
®
MIL190) Chronologisch repertorium van de beroepsakten ter griffie geregistreerd:
1
2
3
te bewaren en neer te leggen.............................................................................na 10 jaar°) beroep van de veroordeelden°) beroep van de burgerlijke partijen en van de burgerlijk aansprakelijke personen°) beroep van het Openbaar Ministerie
®
MIL191) Klapper (of fichesysteem) op namen van gevonniste personen
te bewaren en neer te leggen.............................................................................na 10 jaar
®
MIL192) Register van veroordelingsuittreksels en -bulletins
te bewaren en neer te leggen.................indien deze geen administratief nut meer heeft
42
®
MIL193) Register betreffende de rijverboden (en bijhorende alfabetische klapper)
te bewaren en neer te leggen.............................................................................na 10 jaar
®
MIL194) Register van akten van beroep tegen beschikkingen van de gerechtelijke commissie
(voor zover afzonderlijk bewaard)
te bewaren en neer te leggen.............................................................................na 10 jaar
®
MIL195) Dossiers van rechtspleging van zaken gevonnist door de permanente krijgsraden
te bewaren en neer te leggen.............................................................................na 10 jaar
®
* te bewaren en neer te leggen: de dossiers uit de jaren 1815-1914, 1939-1950 (meer
bepaald tijdens de repressieperiode), 1995-1998;
* voor de periodes 1919-1938 en 1951-1995, de dossiers bewaren van de jaren
eindigend op 2 en 7, nl., 1922, 1927, 1932, 1937, 1952, 1957, 1962, 1967, 1972, 1977,
1982, 1987, 1992 enz.
* de andere dossiers zijn te vernietigen
MIL196) Kopieën van verzoekschriften in verband met voorlopige invrijheidstelling
te selecteren.......................................................................................................na 30 jaar
®
MIL197) Register "wet tot bescherming van de maatschappij"
te vernietigen.......................................................................................................na 5 jaar
®
MIL198) Overtuigingsstukken die integraal deel uitmaken van het rechtsplegingsdossier
te bewaren en neer te leggen.............................................................................na 30 jaar
®
* te bewaren en neer te leggen: de stukken in verband met dossiers betreffende personen
gevonnist tussen 1944 en 1954 wegens incivisme
* de andere stukken zijn te vernietigen
MIL199) Register van de overtuigingsstukken
te selecteren.......................................................................................................na 30 jaar
®
MIL200) Zittingsbladen (voor zover afzonderlijk bewaard)
te vernietigen.....................................................................................................na 30 jaar
®
MIL201) Minuten van vonnissen van de krijgsraad
te bewaren en neer te leggen.............................................................................na 10 jaar
®
MIL202) Register gehouden voor de overschrijving van de arresten van het Hof van Cassatie
te bewaren en neer te leggen.............................................................................na 30 jaar
®
te bewaren en neer te leggen.............................................................................na 20 jaar
43
VI
ARCHIEVEN VAN DE
ARBEIDSAUDITORATEN-GENERAAL
I. ADMINISTRATIEVE TAKEN
AG01) Circulaires
®
AG02) Documentatie (*)
te vernietigen...........................................................wanneer ze niet meer van kracht zijn
®
(*) Bevat onder meer gerechtelijke statistieken, verslagen van de jaarlijkse controle door
de arbeidsauditeurs, van de griffies van de arbeidsrechtbanken, principedossiers, enz.
AG03) Agenda’s, indicateurs
te bewaren en neer te leggen..................wanneer die geen administratief nut meer heeft
®
Personeelsdossiers
* te selecteren : er wordt een onderscheid gemaakt tussen :
AG04) - de dossiers van beroepsmagistraten
te vernietigen ........................................................................................................... na 5 jaar
®
de opening van het dossier met minstens 10 jaar na de pensionering of het overlijden
AG05) - de dossiers van rechters en raadsheren in sociale zaken
te bewaren en neer te leggen............................................................................50 jaar na
®
de dienst of na het neerleggen van de functie wegens het bereiken van de leeftijdsgrens
AG06) - de dossiers van het personeel van griffies en parketten
te vernietigen...........................................................................10 jaar na het verlaten van
®
de opening van het dossier met minstens 10 jaar na de pensionering of het overlijden
AG07) - de dossiers betreffende alle kandidatuurstellingen
te vernietigen.....................................................................................................50 jaar na
®
AG08) Dossiers 'werkkaften' gehouden in verband met het verstrekken van inlichtingen en
machtigingen (buiten de rechtspleging)
te vernietigen.......................................wanneer die geen administratief nut meer hebben
®
AG09) Boekhoudkundige bescheiden in verband met het beheer van de rekeningen van de
hoofdsecretaris en van de korpsoverste
te vernietigen ......................................................................................................... na 10 jaar
®
te vernietigen .................................... zie de instructies van het Ministerie van Financiën
II. STRAFZAKEN
44
A. OPSPORING EN KWALIFICERING VAN MISDRIJVEN EN
DAGVAARDING
AG10) Notitieregister inzake strafzaken (ongeacht vorm en structuur)
®
AG11) Dossiers 'administratieve kaften' of 'werkkaften' inzake strafzaken
te bewaren en neer te leggen.......................................………………......…....na 20 jaar
®
te vernietigen ............................................................................... na 20 jaar (na eindarrest)
B. STRAFUITVOERING
AG12) Register van strafuitvoering
®
AG13) Dossiers in verband met strafuitvoering
te bewaren en neer te leggen...................................…………………………..na 20 jaar
®
AG14) Genadedossiers
te vernietigen..............................................................................na 10 jaar (na eindarrest)
®
AG15) Afschriften van arresten (voor zover afzonderlijk bewaard)
te vernietigen ............................................................................... na 10 jaar (na eindarrest)
®
te vernietigen.........................................................................................................na 5 jaar
III. SOCIALE ZAKEN
AG16) Notitieregister "sociale zaken" (ongeacht vorm en structuur)
®
AG17) Dossiers inzake sociale zaken (burgerlijke dossiers)
te bewaren en neer te leggen................................................................................ na 20 jaar
®
- de dossiers zonder originele stukken zijn te vernietigen................na 5 jaar (na eindarrest)
- de dossiers die originele stukken bevatten zijn te vernietigen.....na 30 jaar (na eindarrest)
AG18) Afschriften van arresten (voor zover afzonderlijk bewaard)
te selecteren :
®
45
te vernietigen......................................................................................na 5 jaar
VII
ARCHIEVEN VAN DE
RECHTBANKEN VAN EERSTE AANLEG
ALGEMEEN EN BURGERLIJKE RECHTBANKEN
I. ARCHIEVEN GEVORMD VÓÓR DE INVOERING VAN HET
GERECHTELIJK WETBOEK (1796 - OKTOBER 1970)
BUR001)
Men vraagt het advies van de archivaris-inspecteur. Deze laatste maakt gebruik van de
publicatie: GADEYNE G.,
verband met de bewaring, de selectie en de overdracht van archief van de rechtbanken
van eerste aanleg (algemeen) en de burgerlijke rechtbanken voor de periode 1794-1970
Brussel, 1998 (Miscellanea archivistica manuale, 29)
Voor wat betreft de documenten gevormd overeenkomstig het Wetboek van
Koophandel : raadpleeg de selectielijst van de archiefbescheiden van de rechtbanken van
koophandel.
® te selecteren...................................................................................................... onmiddellijkRichtlijnen en aanbevelingen aan de hoofdgriffiers in,
II. ARCHIEVEN GEVORMD SINDS DE INVOERING VAN HET
GERECHTELIJK WETBOEK (NA 1 NOVEMBER 1970)
1. ARCHIEF VAN DE VOORZITTER
A. ALGEMEEN
BUR002) Briefwisseling van de voorzitter (en bijhorende toegangen)
®
BUR003) Documentatie over uiteenlopende aangelegenheden (en bijhorende toegangen)
te bewaren en neer te leggen...............................................................................na 20 jaar
®
Opmerking: Men vraagt het advies van de archivaris-inspecteur.
te selecteren...........................................................................................................na 20 jaar
B. BESCHEIDEN MET BETREKKING TOT DE ORGANISATIE VAN DE
RECHTBANK
1. Algemeen
BUR004) Advies over het bijzonder reglement van de rechtbank (Ger.W., art. 88, vóór de
inwerkingtreding reeds gewijzigd door K.B. 15 juli 1970, art. 9)
®
te vernietigen....................................................1 jaar na de publicatie van het reglement
46
BUR005) Rechtbankreglement (Ger.W., art. 88, reeds gewijzigd vóór de inwerkingtreding van het
Ger. W. door K.B. 15 juli 1970, art. 9)
®
BUR006) Reglement van het bureau voor rechtsbijstand (Ger.W., art. 86, eerste lid)
te bewaren en neer te leggen.............................................................................na 30 jaar
®
BUR007) Dienstregeling (Ger.W., art. 316)
te bewaren en neer te leggen.............................................................................na 30 jaar
®
BUR008) Driejaarlijks verslag omtrent de behoeften van de dienst der kamers van beide
taalstelsels (opgemaakt door de voorzitters van de rechtbanken met zetel te Brussel:
Ger.W., art. 88)
te vernietigen.....................................................................................................na 20 jaar
®
te bewaren en neer te leggen...............................................................................na 20 jaar
2. Personeelsbeheer
BUR009) Bescheiden met betrekking tot de benoeming en het ontslag van leden van de rechterlijke
orde (met inbegrip van de griffiers)
®
BUR010) Bescheiden met betrekking tot de benoeming en ontslag van het griffiepersoneel, van de
referendarissen en van de parketjuristen
te vernietigen.........................................................................................................na 30 jaar
®
BUR011) Bescheiden met betrekking tot het toekennen van verlof van meer dan 3 dagen en
minder dan 1 maand aan de ondervoorzitters, rechters en hoofdgriffiers (Ger.W., art.
331)
te vernietigen.........................................................................................................na 30 jaar
®
BUR012) Bescheiden met betrekking tot het toekennen van verlof van meer dan 3 dagen en
minder dan één maand aan de griffiers-hoofden van dienst, griffiers en klerk-griffiers
van de rechtbank (nu : adjunct-griffiers) (Ger.W., art. 331)
te vernietigen.................................................................................................... onmiddellijk
®
BUR013) Persoonsdossiers van magistraten, griffiers en personeel van de griffie
te vernietigen........................................................................................................... na 5 jaar
®
BUR014) Persoonsdossiers van de beëdigde vertalers
te vernietigen............................................................... 70 jaar na opening van het dossier
®
te vernietigen........................................................... 5 jaar na afsluiting van het dossier
3. Beheer van gebouwen
BUR015) Stukken en dossiers i.v.m. het beheer (materiële zorg) over het gebouw en de
patrimoniale uitrusting van de rechtbank en de griffie
®
BUR016) Facturen in verband met het beheer van de gebouwen (‘onderhoudskosten’)
te bewaren en neer te leggen.............................................................................na 20 jaar
®
te vernietigen.......................................................................................................na 5 jaar
4. Boekhouding
47
BUR017) Maandelijkse staat van facturen met betrekking tot de kleine uitgaven van de rechtbank
®
BUR018) Verantwoordingsstukken bij de boekhouding van de kleine uitgaven van de rechtbank
te vernietigen........................................................................................................... na 5 jaar
®
te vernietigen........................................................................................................... na 5 jaar
5. Andere bescheiden met betrekking tot de organisatie
BUR019) Andere bescheiden met betrekking tot de organisatie
®
Opmerking: Men vraagt het advies van de archivaris-inspecteur.
te selecteren...........................................................................................................na 20 jaar
C. BESCHEIDEN MET BETREKKING TOT TOEZICHT EN TUCHT
BUR020) Bescheiden met betrekking tot het toezicht op de vredegerechten en politierechtbanken
van het arrondissement (Ger.W., art. 398)
®
BUR021) Akte houdende disciplinaire waarschuwing of straf aan griffiers (d.w.z. hoofdgriffiers,
griffiers-hoofden van dienst, griffiers en klerk-griffiers (nu: adjunct-griffiers)) van de
zetel en van de vredegerechten en politierechtbanken van het gerechtelijk arrondissement
met betrekking tot de tekortkomingen in de bijstand aan de rechters (Ger.W.,
art. 415, derde lid)
te bewaren en neer te leggen...............................................................................na 20 jaar
®
BUR022) Andere bescheiden met betrekking tot toezicht en tucht
te vernietigen.........................................................................................................na 20 jaar
®
Men vraagt het advies van de archivaris-inspecteur.
te selecteren...........................................................................................................na 20 jaar
D. BESCHEIDEN MET BETREKKING TOT DE RECHTSPRAAK EN DE
BEVOEGDHEID
BUR023) Stukken in verband met procedure- en bevoegdheidskwesties
®
te bewaren en neer te leggen...............................................................................na 20 jaar
E. ANDERE STUKKEN
BUR024) Documenten met betrekking tot de benoeming tot notaris (Omz. M.J. 3 januari 1851 en
14 oktober 1896)
®
BUR025) Stukken met betrekking tot het voorzitterschap van het hoofdbureau voor de verkiezingen
(Kieswet van 28 juni 1894, art. 142 e.a.)
te vernietigen.........................................................................................................na 20 jaar
®
BUR026) Lijst van de door de voorzitter van de rechtbank van eerste aanleg van de
provinciehoofdplaats vastgestelde verklaringen van de landbouwverenigingen die
te bewaren en neer te leggen...............................................................................na 20 jaar
48
wensen deel uit te maken van de provinciale landbouwkamer, met aanduiding van de
valse verklaringen (K.B. 15 september 1924, art. 35; K.B. 12 april 1977, art. 5)
®
te vernietigen........................................................................................................... na 5 jaar
2. ARCHIEF VAN DE GRIFFIER
A. RECHTBANK VAN EERSTE AANLEG IN HET ALGEMEEN
1. Bescheiden met betrekking tot de organisatie en het bestuur van de
rechtbank van eerste aanleg in het algemeen en van de griffie
a. Organisatie en bestuur van de rechtbank van eerste aanleg
BUR027) Register van de beraadslagingen van de rechtbank van eerste aanleg en van de
beschikkingen en beslissingen van de voorzitter (Ger.W., art. 350)
®
BUR028) Dossiers van het jaarlijks nazicht van de voogdijstaten (tot 2001) (Hypotheekwet
16 december 1851, art. 63)
te bewaren en neer te leggen...............................................................................na 30 jaar
®
BUR029) Ranglijst
te bewaren en neer te leggen................................................................................. na 5 jaar
®
BUR030) Omzendbrieven van hogere instanties
te vernietigen........................................................................................................... na 5 jaar
®
BUR031) Algemene briefwisseling
te vernietigen.......................................... indien ze geen administratief nut meer hebben
®
BUR032) Indicateur of repertorium van briefwisseling
te vernietigen........................................................................................................... na 5 jaar
®
te vernietigen........................................................................................................... na 5 jaar
b. Organisatie en bestuur van de griffie
1) Algemeen
BUR033) Bescheiden met betrekking tot de algemene organisatie van de griffie
®
BUR034) Bescheiden met betrekking tot het beheer van het archief
te bewaren en neer te leggen...............................................................................na 20 jaar
®
BUR035) Periodieke gerechtelijke staten en statistieken
te bewaren en neer te leggen...............................................................................na 50 jaar
®
2) Personeel
BUR036) Personeelsdossiers
te bewaren en neer te leggen...............................................................................na 20 jaar
®
3) Materieel beheer
te vernietigen............................................................... 80 jaar na opening van het dossier
49
BUR037) Bescheiden met betrekking tot de roerende goederen van de griffie
®
de goederen aan de Ontvanger der Domeinen
4) Boekhouding
BUR038) Bescheiden met betrekking tot de boekhouding van de werkingskosten van de griffie
te vernietigen.....................................................................5 jaar na de overdracht van
®
BUR039) Centralisatiedagboek der ontvangsten en uitgaven (K.B. 13 december 1968, art. 18-21)
te vernietigen................................... zie de richtlijnen van het Ministerie van Financiën
®
BUR040) Bescheiden met betrekking tot de kas van de algemene dienst der griffie
te vernietigen................................... zie de richtlijnen van het Ministerie van Financiën
®
BUR041) Register der opstel-, legalisatie- en opzoekingsrechten (K.B. 13 december 1968, art. 16,
in voege vanaf 1 januari 1969, vanaf 1 januari 1988: register van de uitgifte-, opstel-,
legalisatie- en opzoekingsrechten (K.B. 7 oktober 1987, art. 11))
te vernietigen................................... zie de richtlijnen van het Ministerie van Financiën
®
BUR042) Register van opstel- (en uitgifte)rechten in strafzaken
te vernietigen................................... zie de richtlijnen van het Ministerie van Financiën
®
BUR043) Register van uitgifterechten voor uitgiften, afschriften en uittreksels in strafzaken
te vernietigen................................... zie de richtlijnen van het Ministerie van Financiën
®
BUR044) Briefwisseling met betrekking tot de bestellingen van uitgiften, afschriften, kopieën en
uittreksels
te vernietigen................................... zie de richtlijnen van het Ministerie van Financiën
®
BUR045) Register van de rechten in debet en van de dringende kosten (K.B. 13 december 1968,
art. 23-24, in voege vanaf 1 januari 1969)
te vernietigen................................... zie de richtlijnen van het Ministerie van Financiën
®
BUR046) Register van de rechten in debet
te vernietigen................................... zie de richtlijnen van het Ministerie van Financiën
®
BUR047) Register van de (dringende) gerechtskosten in strafzaken (zie BUR045)
te vernietigen................................... zie de richtlijnen van het Ministerie van Financiën
®
BUR048) Register van betaling van het getuigengeld
te vernietigen................................... zie de richtlijnen van het Ministerie van Financiën
®
BUR049) Bescheiden met betrekking tot de kas der gerechtskosten
te vernietigen................................... zie de richtlijnen van het Ministerie van Financiën
®
BUR050) Register der provisies (K.B. 13 december 1968, art. 22; in voege vanaf 1 januari 1969)
te vernietigen................................... zie de richtlijnen van het Ministerie van Financiën
®
BUR051) Register der provisies voor werkingskosten der griffie
te vernietigen................................... zie de richtlijnen van het Ministerie van Financiën
®
BUR052) Register der provisies voor griffierechten en gerechtskosten
te vernietigen................................... zie de richtlijnen van het Ministerie van Financiën
50
®
BUR053) Register der provisies voor de bewaargevingen van bedragen door de burgerlijke
partijen in correctionele zaken (soms register van de borgsommen genoemd)
te vernietigen................................... zie de richtlijnen van het Ministerie van Financiën
®
BUR054) Borderel van de aan de ontvanger van de registratie overgemaakte opgaven van de in te
vorderen kosten en uitgaven voor personen die rechtsbijstand genieten (§ 167 van de
onderrichting van het Ministerie van Financiën met betrekking tot het K.B. van 13
december 1968, art. 24)
te vernietigen................................... zie de richtlijnen van het Ministerie van Financiën
®
BUR055) Register der provisies voor fotokopieën
te vernietigen................................... zie de richtlijnen van het Ministerie van Financiën
®
BUR056) Bescheiden met betrekking tot de rekening van de provisies afkomstig van overtuigingsstukken
te vernietigen................................... zie de richtlijnen van het Ministerie van Financiën
®
BUR057) Kwitantieboekje ("stamboekje") van de griffier (K.B. 13 december 1968, art. 28, in
voege vanaf 1 januari 1969)
te vernietigen................................... zie de richtlijnen van het Ministerie van Financiën
®
BUR058) Rekening van de griffier bij de ontvanger van Registratie (facultatief) (K.B. 13
december 1968, art. 14 en 27, in voege vanaf 1 januari 1969)
te vernietigen................................... zie de richtlijnen van het Ministerie van Financiën
®
BUR059) Rekening-courant met advocaten, gerechtsdeurwaarders en notarissen
(K.B. 13 december 1968, art. 14 en 25, in voege vanaf 1 januari 1969)
te vernietigen................................... zie de richtlijnen van het Ministerie van Financiën
®
BUR060) Rekening der prodeanen
te vernietigen................................... zie de richtlijnen van het Ministerie van Financiën
®
BUR061) Alfabetische lijst van de rekeningen der prodeanen
te vernietigen................................... zie de richtlijnen van het Ministerie van Financiën
®
BUR062) Lijst van de afgesloten rekeningen van prodeanen
te bewaren en neer te leggen......... zie de richtlijnen van het Ministerie van Financiën
®
BUR063) Bescheiden met betrekking tot bijkomende postrekeningen
te vernietigen................................... zie de richtlijnen van het Ministerie van Financiën
®
BUR064) Boekhoudkundige staten, kaartsystemen en verantwoordingsstukken
te vernietigen................................... zie de richtlijnen van het Ministerie van Financiën
®
BUR065) Briefwisseling met betrekking tot de boekhouding
te vernietigen................................... zie de richtlijnen van het Ministerie van Financiën
®
te vernietigen................................... zie de richtlijnen van het Ministerie van Financiën
2. Bescheiden met betrekking tot de rechtspleging
51
BUR066) Register van overschrijving van de arresten van het Hof van Cassatie die de vonnissen
van de rechtbank van eerste aanleg verbreken (decreet 18 juni 1811, art. 180; wet 4
augustus 1832, art. 30)
®
te bewaren en neer te leggen..................................10 jaar na afsluiting van het register
B. BURGERLIJKE RECHTBANK
1. Bescheiden met betrekking tot de verzoeningsprocedure
BUR067) Processen-verbaal van minnelijke schikking (Ger.W., art. 733)
®
BUR068) Dossiers van minnelijke schikking
te bewaren en neer te leggen...............................................................................na 30 jaar
®
te bewaren en neer te leggen...............................................................................na 30 jaar
2. Bescheiden met betrekking tot de rechtspleging
a. Rollen
BUR069) Algemene rol (Ger.W., art. 711)
®
BUR070) Bijzondere rol van iedere kamer
te bewaren en neer te leggen...............................................................................na 30 jaar
®
BUR071) Zittingsrol
te vernietigen.........................................................................................................na 30 jaar
®
BUR072) Rol (soms ook: Register) van de vorderingen in kort geding (Ger.W., art. 712)
te vernietigen.........................................................................................................na 10 jaar
®
BUR073) Rol (soms ook: Register) van de vorderingen op verzoekschrift (Ger.W., art. 712)
te bewaren en neer te leggen...............................................................................na 30 jaar
®
te bewaren en neer te leggen...............................................................................na 30 jaar
b. Zittingsbladen, vonnissen en bevelschriften
1) Zittingsbladen
BUR074) Zittingsbladen (Ger.W., art. 783), soms vonnisboeken genoemd
®
2) Beschikkingen in kort geding
BUR075) Beschikkingen in kort geding (Ger.W., art. 584)
te bewaren en neer te leggen...............................................................................na 30 jaar
®
3) Vonnissen en bevelschriften op verzoekschrift
BUR076) Vonnissen en bevelschriften op verzoekschrift
te bewaren en neer te leggen...............................................................................na 30 jaar
®
BUR077) Bevelschriften van de voorzitter tot inbezitstelling van een nalatenschap (bij testament)
aan de algemene legataris (voor zover afzonderlijk bewaard)
te bewaren en neer te leggen...............................................................................na 30 jaar
52
®
BUR078) Beschikkingen van het bureau van rechtsbijstand (voor zover afzonderlijk bewaard)
te bewaren en neer te leggen...............................................................................na 20 jaar
®
4) Scheidsrechterlijke beslissingen
BUR079) Documenten in verband met scheidsrechterlijke beslissingen (voor zover afzonderlijk
bewaard)
te bewaren en neer te leggen...............................................................................na 30 jaar
®
te bewaren en neer te leggen...................................... 30 jaar na neerlegging ter griffie
c. Dossiers van rechtspleging
1) Dossiers van de algemene rol
BUR080) Dossiers van de algemene rol (voor het gerechtelijk arrondissement Brussel:
afzonderlijk bewaarde stukken van rechtspleging)
®
te selecteren............... 30 jaar na de definitieve uitspraak bij vonnis of bij beschikking
®
(artikelen 806 en 1048 Ger. W. )
* te bewaren en neer te leggen: de dossiers van zaken ingeleid (of gevonnist) tijdens de
maand maart van de even jaren en tijdens de maand oktober van de oneven jaren, b.v.
maart 1960, okt. 1961, maart 1962, enz.
Opmerking: Wanneer het totale aantal dossiers per jaar kleiner is dan 2000 zal men ieder
jaar zowel maart als oktober bewaren. Deze methode (1 of 2 maanden) geldt zowel in de
gevallen wanneer de dossiers per rolnummer geplaatst worden als in de gevallen waarin
ze op nummer van het eindvonnis geordend zijn. De dossiers die van het Hof van beroep
terugkeren worden meestal op hun oorspronkelijke plaats in het archief van de rechtbank
van eerste aanleg teruggelegd en vallen dus onder dezelfde regel. In de zeldzame
gevallen waar de 'beroeps'dossiers een afzonderlijke serie vormen (b.v. geordend
volgens de datum van ontvangst in de rechtbank van eerste aanleg), raden wij aan,
omwille van de uniformiteit met de dossiers van de zaken die niet in hoger beroep
gegaan zijn, dezelfde selectiemethode toe te passen gebaseerd op de plaats die deze dossiers
oorspronkelijk in de rechtbank van eerste aanleg kregen (volgens rolnummer of
vonnisnummer) van de rechtbank van eerste aanleg.
* de overige dossiers zijn te vernietigen
Opmerking: Voor de dossiers van de algemene rol waarin nog geen eindvonnis of
eindbeschikking is verleend, zal op een later tijdstip een regeling worden uitgewerkt.
2) Dossiers van de kort gedingen
BUR081) Dossiers van de rol van de kort gedingen (voor het gerechtelijk arrondissement Brussel:
afzonderlijk bewaarde stukken van rechtspleging)
te selecteren............... 31 jaar en 1 maand na het vonnis of de beschikking bij verstek
®
* te bewaren en neer te leggen: één maand per jaar (2 maanden per jaar indien het aantal
dossiers per jaar kleiner is dan 2000), zoals hierboven BUR080 beschreven.
Opmerking: Niet te verwarren met de serie van de beschikkingen in kort geding.
Indien de beschikkingen deel uitmaken van het dossier dienen ze bewaard te worden
(zie BUR075).
* de overige dossiers zijn te vernietigen
te selecteren................................................................................ 30 jaar na de inleiding
53
3) Dossiers van de rol van de vorderingen op verzoekschrift
BUR082) Dossiers van de rol (register) van de vorderingen op verzoekschrift (voor het
gerechtelijk arrondissement Brussel : afzonderlijk bewaarde stukken van rechtspleging)
®
te selecteren............... 30 jaar na de definitieve uitspraak bij vonnis of bij beschikking
®
(artikelen 806 en 1048 Ger. W. )
Wanneer de hier bedoelde dossiers noch de minuten van de beslissingen, noch de
bewijsstukken (aan de partijen teruggegeven) bevatten, mogen zij vernietigd worden.
Indien blijkt dat deze dossiers toch bewijsstukken bevatten raden wij aan de dossiers
met betrekking tot de persoonlijke staat (burgerlijke stand, onbekwaamheid, adoptie,
afwezigheid, nationaliteit) en echtelijke plichten te bewaren; deze selectie kan
gewoonlijk middels de rol gebeuren (daar de dossiers meestal op rolnummer geordend
zijn). Indien deze laatste methode niet uitvoerbaar blijkt: ieder jaar één maand bewaren
(2 maand per jaar, wanneer het aantal dossiers per jaar kleiner is dan 2000),
zoals hierboven BUR080 beschreven. De resterende dossiers zijn te vernietigen.
Opmerking: deze dossiers mogen niet verward worden met de series "vonnissen en
bevelschriften op verzoekschrift" (zie hierboven BUR076 en BUR077).
Voor de dossiers van de algemene rol waarin nog geen eindvonnis of eindbeschikking
is verleend, zal op een later tijdstip een regeling worden uitgewerkt.
4) Dossiers van de voorafgaande procedure tot echtscheiding en scheiding van
tafel en bed, beide op grond van bepaalde feiten
BUR083) Dossiers van de voorafgaande procedure tot echtscheiding en scheiding van tafel en bed,
beide op grond van bepaalde feiten (afgeschaft door wet 30 juni 1994, art. 4)
te selecteren............... 31 jaar en 1 maand na het vonnis of de beschikking bij verstek
®
Uitzondering: Wanneer de processen-verbaal van voorafgaande procedure (toelatingen
tot dagvaarding) zich in de dossiers bevinden: te bewaren en neer te
leggen.....................................................................................................................na 30 jaar
* Indien geen enkel stuk overgebracht werd naar de dossiers van de algemene rol
bewaart men 1 maand per jaar (2 maanden per jaar wanneer het aantal dossiers per jaar
kleiner is dan 2000), zoals hierboven onder BUR080 beschreven.
* Indien de dossiers, waarbij de zaak na de voorafgaande procedure verder vóór de
rechtbank gebracht werd, in de dossiers van de algemene rol steken, mogen deze, samen
met de andere dossiers van de niet-bewaarde maanden, vernietigd worden.
5) Dossiers van echtscheiding bij onderlinge toestemming
BUR084) Dossiers van echtscheiding bij onderlinge toestemming en scheiding van tafel en bed bij
onderlinge toestemming
te selecteren...........................................................................................................na 30 jaar
®
* te bewaren en neer te leggen: één maand per jaar (2 maand per jaar, wanneer het aantal
dossiers per jaar kleiner is dan 2000), zoals hierboven onder BUR080 beschreven.
* de overige dossiers zijn te vernietigen
6) Dossiers van de beslagrechter
te selecteren...........................................................................................................na 70 jaar
54
BUR085) Dossiers van de beslagrechter (voor zover afzonderlijk bewaard)
®
* te bewaren en neer te leggen: één maand per jaar (2 maand per jaar, wanneer het aantal
dossiers per jaar kleiner is dan 2000), zoals hierboven onder BUR080 beschreven.
* de overige dossiers zijn te vernietigen
Opmerking: niet te verwarren met de serie "bevelschriften van de beslagrechter op
verzoekschrift".
7) Dossiers van het bureau voor de rechtsbijstand
BUR086) Dossiers van de rechtsbijstand (Pro Deo)
te selecteren................................................................................ 30 jaar na de inleiding
®
* te bewaren en neer te leggen: één maand per jaar (2 maand per jaar, wanneer het aantal
dossiers per jaar kleiner is dan 2000), zoals hierboven onder BUR080 beschreven.
* de overige dossiers zijn te vernietigen
Opmerking: indien de minuten zich in het dossier bevinden, dienen de dossiers te
worden bewaard en neergelegd na 30 jaar
te selecteren...........................................................................................................na 10 jaar.
d. Andere stukken van rechtspleging door de rechtbank of een rechter, die
niet in de dossiers zijn opgenomen
BUR087) Processen-verbaal van eventuele opening en beschrijving van een eigenhandig of
besloten testament en bevel tot neerlegging bij een bepaalde notaris (B.W., art. 1007,
afgeschaft door de wet van 2 februari 1983, art. 22) (voor zover afzonderlijk bewaard)
®
BUR088) Processen-verbaal van eventuele opening en beschrijving van een open testament of een
verzegeld pak aangetroffen in een sterfhuis, waarvan vermoed wordt dat het een
testament bevat, en bevel tot neerlegging van het testament bij een bepaalde notaris
(Ger.W., art. 1161, 1162, afgeschaft bij wet 31 maart 1987, enig artikel) (voor zover
afzonderlijk bewaard)
te vernietigen.........................................................................................................na 20 jaar
®
te vernietigen.........................................................................................................na 20 jaar
e. Registers van de griffier met betrekking tot de rechtspleging
BUR089) Repertorium van de akten van de rechter (Ger.W., art. 174)
®
BUR090) Repertorium van de akten van de griffier (Ger.W., art. 174)
te bewaren en neer te leggen...............................................................................na 30 jaar
®
BUR091) Register van overschrijving van de bevelen van de voorzitter met betrekking tot zwaar
plichtsverzuim van één der echtgenoten en fichesysteem (B.W., nieuw art. 221 § 3,
ingevoerd door de wet van 30 april 1958, art. 1, opgeheven bij wet 14 juli 1976, art. 1)
te vernietigen.........................................................................................................na 30 jaar
®
* te vernietigen indien de bevelen zelf bewaard zijn, zoniet bewaren en neerleggen.
BUR092) Register van de vorderingen tot scheiding van goederen (Ger.W., art. 1311)
te selecteren...........................................................................................................na 30 jaar
®
BUR093) Register of fichesysteem van de wijzigingen van het huwelijksvermogensstelsel
te bewaren en neer te leggen...............................................................................na 30 jaar
®
BUR094) Register van de akten van verzet
te bewaren en neer te leggen...............................................................................na 30 jaar
®
te vernietigen.........................................................................................................na 30 jaar
55
BUR095) Register van de akten van hoger beroep (Ger.W., art. 1059, 3de lid, ingevoerd bij wet
24 juni 1970, art. 17)
®
BUR096) Akten van aanvaarding van nalatenschap onder voorrecht van boedelbeschrijving en van
de akten van verwerping van een nalatenschap of van afstand van een huwelijksgemeenschap
(en bijhorende toegangen) (Ger.W., art. 1185, gewijzigd bij wet 14 juli 1976, art.
28; B.W., art. 784, 793, 1457 (opgeheven bij wet 14 juli 1976, art. 2) en 1466 (opgeheven
bij wet 14 juli 1976, art. 2)) (ongeacht hun vorm en structuur)
te vernietigen.........................................................................................................na 30 jaar
®
BUR097) Akten van neerlegging (en bijhorende toegangen) (wet 22 frimaire jaar VII (12
december 1798), art. 43; decreet 12 juli 1808, art. 2)
te vernietigen.........................................................................................................na 50 jaar
®
BUR098) Alfabetische en/of chronologische klappers en tabellen van vonnissen en akten,
repertoria en fichesystemen
te vernietigen........................................................................................................... na 5 jaar
®
* te bewaren en neer te leggen: indien ze (geheel of gedeeltelijk) betrekking hebben op
te bewaren bescheiden of series, zoals:
- Klapper op het repertorium van de akten van de rechter (K.B. 6 februari 1970,
art. 1)
- Klapper op het repertorium van de akten van de griffier (K.B. 6 februari 1970,
art. 1). Bewaren indien het repertorium zelf bewaard wordt (zie BUR090)
- Klapper op de algemene rol
- Klapper op de kortgedingen
- Tabel en/of klapper der op verzoekschrift ingestelde zaken
- Tabel, klapper en/of chronologisch repertorium ("rol") van de voorafgaande
rechtspleging in echtscheiding en scheiding van tafel en bed: bewaren indien
deze dossiers afzonderlijk bewaard worden
- Klapper op de indiening van de eis tot echtscheiding op grond van bepaalde
feiten
- Klapper op de echtscheidingen bij onderlinge toestemming, vaak tegelijk op de
scheidingen van tafel en bed
- Klapper op de scheidingen van goederen
* de overige tafels, repertoria en fichesystemen zijn te vernietigen
BUR099) Facultatieve agenda's
te selecteren...........................................................................................................na 30 jaar
®
te vernietigen.........................................................................................................na 20 jaar
f. Akten van de griffier
BUR100) Beslagberichten (Ger.W., art. 1390)
®
het bericht overeenkomstig art. 1390 Ger. W. geschrapt werd
te vernietigen.................. ..................................................... 3 jaar na de datum waarop
3. Bescheiden zonder verband met de rechtspleging
BUR101) Tienjaarlijkse klappers op de registers van de burgerlijke stand (decreet 20 juli
1807, art. 3; K.B. 31 december 1851)
®
BUR102) Akten van neerlegging van de registers, bijlagen en klappers van de burgerlijke stand en
te bewaren en neer te leggen...............................................................................na 50 jaar
56
huwelijksafkondigingen (B.W., art. 43, 44, 63; wet 26 december 1891, art. 1)
®
BUR103) Akten van neerlegging van dubbels van repertoria van notarissen (wet 6 oktober 1791,
titel III, art. 16; wet 16 floréal jaar IV (5 mei 1795), art. 1)
te vernietigen.........................................................................................................na 50 jaar
®
BUR104) Akten van eedaflegging
te vernietigen.........................................................................................................na 50 jaar
®
BUR105) Register van overschrijving van de besluiten van benoemingen en aanstellingen van
magistraten, staatsagenten en -bedienden, ministeriële en openbare ambtenaren, die de
eed hebben afgelegd
te vernietigen.................................................................................................... na 70 jaar
®
BUR106) Klapper en/of tabel en/of repertorium op de "andere registers" en fichesystemen (dit wil
zeggen niet in verband met de rechtspleging)
te vernietigen.........................................wanneer het geen administratief nut meer heeft
®
* te bewaren en neer te leggen: indien ze (geheel of gedeeltelijk) te bewaren bescheiden
of series betreffen.
* de overige klappers, repertoria en fichesystemen zijn te vernietigen
te selecteren...........................................................................................................na 30 jaar
4. In bewaring gegeven bescheiden
a. Registers
BUR107) Register (met bijlagen) en klapper van de Burgerlijke Stand en register van huwelijksafkondigingen
(wet 20-25 augustus 1792; B.W., art. 43, 44, 63; decreet 20 juli 1807)
®
BUR108) Bijlagen bij het register van huwelijksakten
te bewaren en neer te leggen...............................................................................na 50 jaar
®
BUR109) Dubbel van het repertorium van de notarissen (wet 6 oktober 1791, titel III, art. 16; wet
16 floréal jaar IV (5 mei 1796), art. 1)
te bewaren en neer te leggen.............................................................................na 50 jaar
®
BUR110) Dubbel van het register van neerlegging van de in te schrijven of over te schrijven titels
bij een kantoor der Hypotheken (reeks 70
augustus 1887)
te bewaren en neer te leggen.............................................................................na 100 jaar2) (wet van 4 juli 1887, art. 1 en K.B. 11
®
BUR111) Dubbel van het register van neerlegging der stukken aangeboden bij een kantoor der
Hypotheken voor het vervullen der hypotheekformaliteiten betreffende zee- en
binnenschepen (reeks 77
te bewaren en neer te leggen.............................................................................na 100 jaar2) (wet 4 juli 1887)
®
te bewaren en neer te leggen.............................................................................na 100 jaar
b. Series van losse bescheiden en voorwerpen die niet in de dossiers
voorkomen
57
1) Met betrekking tot de rechtspleging
HYPOTHEEKBEWAARDER
BUR112) Register gehouden voor de inschrijving van de borgstellingen voor de hypotheekbewaarders
®
BUR113) Uitgifte van vonnis van een andere burgerlijke rechtbank, de borgstelling voor een
hypotheekbewaarder aannemend (wet 21 ventôse jaar VII (11 maart 1799), art. 5 en 11,
gewijzigd door wet 24 december 1906, art. 16)
te vernietigen.....................................................................................................na 30 jaar
®
te vernietigen.........................................................................................................na 20 jaar
NALATENSCHAP
BUR114) Aangehechte stukken bij akten van aanvaarding of verzaking van nalatenschap of huwelijksgemeenschap
(B.W., art. 1984, 1985) (voor zover afzonderlijk bewaard)
®
te vernietigen.........................................................................................................na 20 jaar
NEERGELEGDE BESCHEIDEN
BUR115) Aangehechte stukken bij de akten van neerlegging
®
Opmerking: men vraagt het advies van de archivaris-inspecteur.
te selecteren...........................................................................................................na 20 jaar
OVERTUIGINGSSTUKKEN
BUR116) Overtuigingsstukken
®
Opmerking: indien het vermoeden bestaat dat deze stukken cultuurhistorische waarde
hebben vraagt men het advies van de archivaris-inspecteur.
te selecteren......................................................................................30 jaar na neerlegging
UITTREKSELS
BUR117) Uittreksels van vonnissen en akten, alsook berichten met betrekking tot diverse materies,
ter publicatie of registratie gestuurd naar het
rechtbank
Belgisch Staatsblad of naar een andere
®
2) Zonder betrekking tot de rechtspleging
te vernietigen.........................................................................................................na 10 jaar
BURGERLIJKE STAND
BUR118) Getuigschriften van onvermogen (wet 13 december 1968, art. 12)
®
te vernietigen........................................................................................................... na 5 jaar
HYPOTHEEK
BUR119) Gewaarmerkt afschrift van de notariële akte in brevet afgeleverd inhoudende de
opheffing van een hypothecaire inschrijving (wet 4 juli 1887, art. 4)
®
te bewaren en neer te leggen................................................................................. na 5 jaar
NOTARIAAT
58
BUR120) Akte waarbij de notaris zijn notariële handtekening en paraaf neerlegt (wet 25 ventôse
jaar XI (16 maart 1803), art. 49; wet 16 april 1927, art. 2, VI)
®
BUR121) Advies van de Kamer der Notarissen met betrekking tot de schorsing van een notaris
(wet 18 maart 1987, art. 12)
te vernietigen............................................................10 jaar na het ontslag van de notaris
®
te bewaren en neer te leggen................................................................................. na 5 jaar
TESTAMENT
BUR122) Gewaarmerkte fotokopie van een eigenhandig of internationaal testament, met afschrift
van bijhorend proces-verbaal
®
te vernietigen......................................................70 jaar na de datum van de neerlegging
VERENIGING
BUR123) Dossiers van de Verenigingen zonder Winstgevend Doel (wet 27 juni 1921, art. 10
en 16)
®
BUR124) Dossiers van beroepsverenigingen (wet 3 augustus 1924, art. 10)
te bewaren en neer te leggen....................30 jaar na de laatste beweging in het dossier
®
BUR125) Dossiers van ziekenfondsen (voorheen: verenigingen voor onderlinge bijstand) (wet 23
juni 1894, art. 6; wet 3 augustus 1924, art. 7 en 8)
te bewaren en neer te leggen....................30 jaar na de laatste beweging in het dossier
®
te bewaren en neer te leggen....................30 jaar na de laatste beweging in het dossier
III. BESCHEIDEN GEVORMD DOOR ANDERE INSTELLINGEN
Men vraagt het advies van de archivaris-inspecteur in verband met de definitieve
bestemming van de stukken.
Pro memorie : de archieven gevormd door de arrondissementsrechtbank.
BUR126) Minuten van vonnissen (en bijhorende toegangen)
®
BUR127) Dossiers
te bewaren en neer te leggen………………………………………….....…...na 30 jaar
®
te bewaren en neer te leggen.............................................................................. na 30 jaar
59
VIII
ARCHIEVEN VAN DE
RECHTBANKEN VAN EERSTE AANLEG
CORRECTIONELE RECHTBANKEN
I. ORGANISATIE VAN DE GRIFFIE
Opmerking
van de griffie valt onder de bevoegdheid van de burgerlijke rechtbank, ga verder naar
rubriek II.
: Indien het beheer van de archiefbescheiden in verband met de organisatie
A. ALGEMEEN
COR01) Algemene briefwisseling (met repertorium)
®
COR02) Omzendbrieven
te vernietigen ......................................................................................................... na 10 jaar
®
COR03) Documentatie
te vernietigen..........................wanneer de stukken geen administratief nut meer hebben
®
Opmerking: Men vraagt het advies van de archivaris-inspecteur.
COR04) Bescheiden in verband met het beheer van het archief
te selecteren ...........................wanneer de stukken geen administratief nut meer hebben
®
COR05) Gerechtelijke statistieken en statistische staten
te bewaren en neer te leggen................................................................................ na 50 jaar
®
te bewaren en neer te leggen ............................................................................... na 20 jaar
B. PERSONEELSBEHEER
COR06) Aanwezigheidsregisters, aanwezigheidslijsten, dienstroosters, stukken in verband met
verloven, enz.
®
te vernietigen ........................................................................................................... na 5 jaar
C. MATERIEEL BEHEER
COR07) Stukken in verband met het materieel beheer (voor zover afzonderlijk bewaard)
®
te vernietigen ......................................................................................................... na 10 jaar
D. FINANCIEEL BEHEER
60
COR08) Boekhoudkundige registers (ongeacht vorm en structuur)
- het algemeen ontvangstenboek (1889-1940)
- het boek van uitgaven (1889-1940)
- het centraal dagboek van ontvangsten en uitgaven (vanaf 1940)
- het register der griffierechten (1799-1889)
- het register van de opstel- (en uitgifte)rechten in strafzaken (vanaf 1889)
- het register van de uitgifterechten voor uitgiften, afschriften en uittreksels in
strafzaken
- het register van rechten in debet in strafzaken (vanaf 1940)
- het register van de gerechtskosten in strafzaken (vanaf 1927)
- het register voor het beheer van de reis- en verblijfsvergoedingen (register van de
verplaatsingen) (1889-1940)
- het register van betaling van het getuigengeld (facultatief)
- de registers der provisies (vanaf 1940)
Opmerking: Registers gehouden voor de werkingskosten van de griffie, voor griffierechten
en gerechtskosten, voor de bewaargeving van de kosten door de burgerlijke
partijen in correctionele zaken (ook: register van de borgsommen), voor fotokopieën, enz.
- het register van opstel-, legalisatie- en opzoekingskosten
- diverse hulpregisters (aflevering kopieën uit strafdossiers, kosten en rechten met
betrekking tot kosteloze rechtspleging, e.a.)
®
COR09) Losse bescheiden in verband met de boekhouding, zoals briefwisseling met betrekking
tot de bestelling van uitgiften, afschriften, kopieën en uittreksels in strafzaken, bescheiden
m.b.t. de kas van de algemene dienst van de correctionele griffie (kas der gerechtskosten),
bescheiden in verband met de rekening van de provisies afkomstig van overtuigingsstukken,
de bijzondere rekening met de ontvanger van registratie, kwitanties van de
griffier, boekhoudkundige staten, fiches en verantwoordingsstukken en tenslotte briefwisseling
met betrekking tot de boekhouding.
te vernietigen .................................... zie de richtlijnen van het Ministerie van Financiën
®
te vernietigen .................................... zie de richtlijnen van het Ministerie van Financiën
II. BESCHEIDEN IN VERBAND MET DE RECHTSPLEGING
A. ROLLEN, MINUTEN VAN VONNISSEN EN AANVERWANTE
STUKKEN
COR10) Rol van de correctionele rechtbank (en bijhorende klapper) (ongeacht vorm en structuur)
®
COR11) Rol van de raadkamer (Omz. M.J. van 28 dec. 1844, 31 dec. 1867 en 14 aug. 1868)
te bewaren en neer te leggen................................................................................ na 20 jaar
®
COR12) Rol van de raadkamer (art. 4 van de Wet van 20 april 1874, art. XV van de wet van
25 okt. 1919)
te bewaren en neer te leggen................................................................................ na 10 jaar
®
COR13) Minuten van vonnissen van de correctionele rechtbank (en hun bijhorende toegangen :
chronologische repertoria, alfabetische klappers, fichesystemen, ongeacht hun vorm en
structuur)
te bewaren en neer te leggen................................................................................ na 10 jaar
®
te bewaren en neer te leggen................................................................................ na 50 jaar
61
COR14) Minuten van arresten van het Hof van Assisen (en bijhorende toegangen : chronologische
repertoria, alfabetische klappers, fichesystemen, ongeacht hun vorm en structuur)
®
COR15) Agenda’s van de zittingen (zittingsrollen)
te bewaren en neer te leggen................................................................................ na 30 jaar
®
te vernietigen ........................................................................................................... na 5 jaar
B. RECHTSPLEGINGSDOSSIERS
Dossiers van rechtspleging
COR16) 1
° Dossiers van zaken eindigend op een eindvonnis
®
Opmerking: deze termijn wordt ook toegepast op de bij verstek gewezen rechterlijke
uitspraken.
* indien de dossiers geordend zijn op datum van het eindvonnis worden enkel de dossiers
bewaard van de maanden maart van de even jaren en de dossiers van de maanden oktober
van de oneven jaren, b.v. maart 1960, okt. 1961, maart 1962, enz.
* indien de dossiers geordend zijn op datum van de inleiding van de zaak (dagvaarding)
wordt hetzelfde selectiecriterium gebruikt
* de overige dossiers worden vernietigd
COR17) 2
onderzoek' (voor zover in een afzonderlijke reeks bewaard)
te selecteren .............................................................................20 jaar na de eindbeslissing° Dossiers van zaken eindigend op een 'beschikking niet vervolging' of 'ontslag
®
Opmerking: deze termijn wordt ook toegepast op de bij verstek gewezen rechterlijke
uitspraken.
* te bewaren en neer te leggen: de dossiers van de jaren eindigend op een 8
* de overige dossiers worden vernietigd
Opmerking: indien de beschikking in het dossier steekt hoeft deze niet uit het dossier
verwijderd te worden.
COR18) 3
interneringsdossiers)
te selecteren .............................................................................20 jaar na de eindbeslissing° Dossiers van zaken waarin de rechter een interneringsmaatregel nam (zgn.
®
Opmerking: alle beschikkingen tot internering uitgesproken door zowel de correctionele
rechtbank als door de raadkamer (eindbeschikking) worden bij de minuten van de
correctionele rechtbank geordend.
COR19) 4
te bewaren en neer te leggen..................................................20 jaar na de eindbeslissing° Dossiers van het Hof van Assisen
®
COR20) 5
van de wet van 15 dec. 1980) (voor zover afzonderlijk bewaard)
te bewaren en neer te leggen..................................................20 jaar na de eindbeslissing° Dossiers betreffende het verzet van vreemdelingen tegen hun uitwijzing (art. 71-74
®
te bewaren en neer te leggen................................................................................ na 20 jaar
C. REGISTERS VAN DE GRIFFIER
COR21) Register gehouden in uitvoering van art. 600 Sv. (en bijhorende klappers) (vóór de
hervorming van het strafregister van 2001)
62
®
COR22) Repertorium van de akten van de rechter (art. 174 Ger. W.) (en klapper)
te bewaren en neer te leggen................................................................................ na 20 jaar
®
COR23) Repertorium van de akten van de griffier (art. 174 Ger. W.) (en klapper)
te bewaren en neer te leggen................................................................................ na 20 jaar
®
COR24) Agenda in verband met de akten van beroep (ongeacht vorm en structuur)
Opmerking: bevat de volgende informatie: de datum waarop het beroep werd ingesteld,
de naam en voornamen van de veroordeelden, de datum van het vonnis, de aard van het
misdrijf, het advies van het Openbaar Ministerie, de datum van de verzending van de
stukken en de beslissing van het Hof van beroep.
te vernietigen ......................................................................................................... na 20 jaar
®
COR25) Register van akten van hoger beroep (en chronologisch repertorium (facultatief))
(ongeacht vorm en structuur)
Opmerking: het komt voor dat er twee series bestaan: de serie 'beroepsakten van de
beklaagden' en de serie 'beroepsakten van het Openbaar Ministerie'
te vernietigen ........................................................................................................... na 5 jaar
®
COR26) Register van akten van voorziening in cassatie (art. 417-418 Sv.) (en chronologisch
repertorium (facultatief)) (voor zover afzonderlijk bewaard)
te vernietigen ......................................................................................................... na 10 jaar
®
COR27) Register van overschrijving van de arresten van de Rechtbank van Cassatie, later het Hof
van Cassatie die de vonnissen van de Rechtbank van Eerste Aanleg verbreken (sinds
1811) (voor zover afzonderlijk bewaard voor strafzaken)
te bewaren en neer te leggen................................................................................ na 10 jaar
®
COR28) Register van de verschijningen inzake voorlopige hechtenis (wet van 20 april 1874, art. 4;
wet van 20 juli 1990) (Rol van de Raadkamer)
te bewaren en neer te leggen............................................................................onmiddellijk
®
COR29) Register gehouden in uitvoering van de wet tot bescherming van de maatschappij tegen
abnormalen en gewoontemisdadigers (wet van 30 april 1930, wet van 1 juli 1964) (en
klapper)
te bewaren en neer te leggen.................................................................................. na 5 jaar
®
COR30) Register gehouden met betrekking tot de ontzetting van het recht tot het besturen van een
voertuig (K.B. van 8 april 1954) (facultatief) (ongeacht vorm en structuur)
te bewaren en neer te leggen................................................................................ na 20 jaar
®
COR31) Register van de overtuigingsstukken (ongeacht vorm en structuur)
te vernietigen .................................. wanneer dit stuk geen administratief nut meer heeft
®
COR32) Inventarissen van in beslag genomen overtuigingsstukken
te vernietigen .......................................................................... na liquidatie van de stukken
®
COR33) Repertorium van de uitgiften en agenda van de verzending van de uittreksels van
vonnissen van de correctionele rechtbank (facultatief)
te vernietigen .......................................................................... na liquidatie van de stukken
®
te vernietigen ........................................................................................................... na 5 jaar
63
COR34) Chronologisch repertorium van de gemeentelijke politiereglementen neergelegd ter
griffie (facultatief)
Opmerking: zie ook hierna rubriek III
®
COR35) Register gehouden voor de inschrijving van de processen-verbaal van neerlegging en
beschrijving van valse stukken (art. 448 Sv.)
te bewaren en neer te leggen................. wanneer het geen administratief nut meer heeft
®
COR36) Processen-verbaal van aanplakking van criminele veroordelingen (art. 43 van het K.B.
van 18 juni 1853)
te vernietigen ...................................................................30 jaar na de laatste inschrijving
®
COR37) Bijzondere rollen van de onderzoeksrechters (ongeacht vorm en structuur)
te bewaren en neer te leggen............................................................................onmiddellijk
®
te bewaren en neer te leggen................................ 5 jaar na de afsluiting van het register
D. ADMINISTRATIEVE BESCHEIDEN VAN DE GRIFFIER
COR38) Bulletins van vrijspraak of veroordeling
®
COR39) Bescheiden met betrekking tot de kennisgeving aan het Centraal Ambachtsregister
(art. 18 van de wet van 18 maart 1965) en aan het Centraal Handelsregister (art. 25 van
het K.B. van 20 juli 1964)
te vernietigen ......................................................................................................... na 10 jaar
®
COR40) Stukken in verband met het beheer van overtuigingsstukken (voor zover afzonderlijk
bewaard)
te vernietigen ......................................................................................................... na 10 jaar
®
COR41) Briefwisseling met betrekking tot de verzending van dossiers en vonnisuittreksels (met
bijhorende agenda 's)
te vernietigen .......................................................................... na liquidatie van de stukken
®
te vernietigen ........................................................................................................... na 5 jaar
III. IN BEWARING GEGEVEN BESCHEIDEN
COR42) Gemeentelijke politieverordeningen (Gemeentewet van 30 juni 1836, art. 78 en K.B. van
12 nov. 1849, art. 5)
®
te bewaren en neer te leggen................wanneer ze geen administratief nut meer hebben
64
IX
ARCHIEVEN VAN DE
RECHTBANKEN VAN EERSTE AANLEG
JEUGDRECHTBANKEN
I. ADMINISTRATIEVE TAKEN
A. ALGEMEEN
J01) Kopieën van omzendbrieven (voor zover afzonderlijk bewaard)
®
J02) Documentatie
te vernietigen ...........................................................wanneer ze niet meer van kracht zijn
®
J03) Minuten van jaarverslagen (voor zover afzonderlijk bewaard)
te selecteren (men vraagt het advies van de archivaris-inspecteur)................. na 10 jaar
®
J04) Gerechtelijke statistieken (ongeacht vorm en structuur)
te bewaren en neer te leggen................................................................................ na 10 jaar
®
- te bewaren en neer te leggen: minuten van statistieken, uitsluitend opgemaakt op
papieren dragers
- te vernietigen: statistieken opgemaakt in elektronische vorm
J05) Aanwezigheidsregisters, aanwezigheidslijsten, dienstroosters, e.a.
te selecteren.........................................................................................................na 10 jaar
®
J06) Diverse agenda's (van briefwisseling, van afgeleverde afschriften van vonnissen en
beschikkingen, van verzonden identiteitskaarten, van afgeleverde bewijzen van beroep en
niet-beroep)
te vernietigen.........................................................................................................na 5 jaar
®
J07) Briefwisseling (voor zover afzonderlijk bewaard)
te vernietigen ......................................................................................................... na 10 jaar
®
J08) Borderellen en ontvangstbewijzen (voor zover afzonderlijk bewaard) (borderellen van
verzonden stukken, ontvangstbewijzen van afgeleverde spaarboekjes, ontvangstbewijzen
van verzonden dossiers, ontvangstbewijzen van stukken overgemaakt aan het
jeugdstrafregister of aan het ministerie, van ontvangen sociale en medischpsychologische
verslagen, enz.)
te vernietigen ........................................................................................................... na 5 jaar
®
J09) Stukken in verband met het beheer van het archief
te vernietigen ........................................................................................................... na 5 jaar
®
te bewaren en neer te leggen...............................................................................na 10 jaar
B. BOEKHOUDING
65
J10) Staten en fiches met bijhorende verantwoordingsstukken
®
J11) Briefwisseling in verband met boekhoudkundige verrichtingen (onder meer in verband
met: verzoekschriften tot het bekomen van een extra toelage, machtigingen tot het
verrichten van buitengewone uitgaven, het innen van de gerechtkosten door de ontvanger
van Registratie en Domeinen, het betalen en aanvragen van expedities, het terugvorderen
van kosten voor de pro Deo-zaken, het bekomen van vrijstelling van betaling van
griffierechten, enz.)
te vernietigen .................................... zie de richtlijnen van het Ministerie van Financiën
®
J12) Boekhoudkundige registers (ongeacht vorm en structuur en voor zover door de dienst van
de jeugdrechtbank bewaard):
- het register der griffierechten
- het centraal dagboek van ontvangsten en uitgaven (ook: het register van
ontvangen gelden en het register der griffieuitgaven) (vanaf 1966)
- het register van rechten in burgerlijke zaken
- het algemeen kasboek van de griffier
- het register voor het beheer van de reis- en verblijfsvergoedingen,
- het register der provisies
- het register der kosten en rechten met betrekking tot de kosteloze rechtspleging
(vanaf 1966)
- het register van opstel-, legalisatie- en opzoekingskosten (vanaf 1966)
- het register van rechten in debet en dringende kosten (vanaf 1966)
- het register van rechten op afgeleverde grossen en kopieën
- de bijzondere rekening met de ontvanger van registratie
- het register betreffende de verrichtingen met een plaatselijke bankinstelling
- de rekeningen-courant (vanaf 1966, facultatief)
- diverse hulpregisters (aflevering kopieën uit strafdossiers, e.a.
te vernietigen .................................... zie de richtlijnen van het Ministerie van Financiën
®
J13) Rekeningen (driemaandelijkse rekening van de gerechtskosten, driemaandelijkse rekening
van de onderhouds- en onderwijskosten, maandelijkse rekening van de
griffierechten betaald aan de ontvanger van de Registratie, individuele rekeningen
(fiches/staten) van de minderjarigen en/of instellingen)
te vernietigen .................................... zie de richtlijnen van het Ministerie van Financiën
®
J14) Doorslagen van kwitanties van ontvangen geldsommen, kwitanties van geldsommen
overhandigd aan de ontvanger, rekeninguittreksels, bewijsstukken van debetverrichtingen
op de postchequerekening, enz.
te vernietigen .................................... zie de richtlijnen van het Ministerie van Financiën
®
te vernietigen .................................... zie de richtlijnen van het Ministerie van Financiën
II. RECHTSPLEGING
A. ROLLEN
J15) Algemene rol van strafzaken (voor zover afzonderlijk bewaard) (vanaf 1912) (eventueel
met bijhorende klapper)
®
J16) Rol van burgerlijke zaken (voor zover afzonderlijk bewaard) (vanaf 1966) (eventueel met
te bewaren en neer te leggen..................................na 30 jaar (na de laatste inschrijving)
66
bijhorende klapper)
®
J17) Bijzondere rol van de verzoekschriften (voor zover afzonderlijk bewaard) (vanaf 1966)
(eventueel met bijhorende klapper)
te bewaren en neer te leggen..................................na 30 jaar (na de laatste inschrijving)
®
J18) Zittingsrol (voor zover afzonderlijk bewaard)
te bewaren en neer te leggen..................................na 30 jaar (na de laatste inschrijving)
®
J19) Register of lijst van zaken aanhangig gemaakt bij een rechter (voor zover afzonderlijk
bewaard)
te vernietigen ...........................................................na 10 jaar (na de laatste inschrijving)
®
te vernietigen ........................................................................................................... na 5 jaar
B. MINUTEN VAN VONNISSEN, ZITTINGSBLADEN EN
BESCHIKKINGEN
J20) Minuten van vonnissen in strafzaken (vanaf 1912) (en bijhorende klappers)
®
J21) Beschikkingen in strafzaken (voor zover afzonderlijk bewaard) (vanaf 1912) (en
bijhorende klappers)
te bewaren en neer te leggen................................................................................ na 30 jaar
®
J22) Minuten van vonnissen in burgerlijke zaken (voor zover afzonderlijk bewaard) (vanaf
1966) (en bijhorende klappers)
te bewaren en neer te leggen................................................................................ na 30 jaar
®
J23) Beschikkingen in burgerlijke zaken (vanaf 1966) (voor zover afzonderlijk bewaard)
te bewaren en neer te leggen................................................................................ na 30 jaar
®
J24) Zittingsbladen in burgerlijke zaken (voor zover afzonderlijk bewaard)
te bewaren en neer te leggen................................................................................ na 30 jaar
®
te bewaren en neer te leggen................................................................................ na 30 jaar
C. DOSSIERS MET BIJHORENDE STUKKEN
J25) Rechtsplegingsdossiers- en persoonsdossiers betreffende strafrechtelijke zaken
(strafdossiers) (vanaf 1912)
®
- de dossiers van zaken waarvan de eerste vordering plaatsvond vóór 31 augustus 1966
worden bewaard en neergelegd ............................................................................onmiddellijk
- de dossiers van zaken waarvan de eerste vordering plaatsvond vanaf 1 september 1966
(inwerkingtreding van de Jeugdbeschermingswet van 1965) worden aan een schoning
onderworpen.
Uit elk dossier worden de volgende stukken verwijderd en vernietigd:
- de submap in verband met de rechtspleging (vonnisuittreksels,dagvaardingen)
- de gerechtsbrieven
- de submappen 'varia'
- de briefwisseling van de diensten van de jeugdrechtbank, met de minderjarigen, met de
afgevaardigden, met de procureur en met de instellingen (kantschriftjes).
te selecteren
67
In elk dossier worden de volgende stukken bewaard :
- de persoonlijke dossiers
- de verslagen over het milieu van de minderjarige (maatschappelijke verslagen, nota’s
van de sociale dienst)
- de inlichtingenbulletins
- de processen-verbaal
- de vorderingen.
De geschoonde dossiers worden bewaard en neergelegd…….5 jaar na meerderjarigheid
J26) Dossiers betreffende seponeringen en berispingen en dossiers waarin de rechter geen
beschermingsmaatregelen neemt (vanaf 1912)
Opmerking: het is mogelijk dat de dossiers door het jeugdparket worden bewaard.
®
J27) Dossiers betreffende overtredingen van de wetgeving op de leerplicht (vanaf 1914)
te bewaren en neer te leggen....................................................5 jaar na meerderjarigheid
®
J28) Rechtsplegings- en persoonsdossiers betreffende de ouders
te bewaren en neer te leggen............................................................................onmiddellijk
®
van het laatste betrokken kind
J29) Rechtsplegingsdossiers betreffende burgerlijke zaken (vanaf 1966) (toekenning van
gezamenlijk of exclusief ouderlijk gezag eventueel gekoppeld aan een omgangsregeling
(art. 374 BW), recht op persoonlijk contact met de ouders (art. 374 BW),
omgangsregeling met grootouders e.a. (art. 375
368 BW), ontvoogding (art. 477 BW), pleegvoogdij (art. 475 BW), opheffing
huwelijksverbod (art. 145-148 BW), aanvraag tot verbetering van een vonnis (art. 794
Ger. W.), toekenning van het saldo van 1/3 kinderbijslag (Wet van 4 juli 1969), enz.)
te bewaren en neer te leggen...............................minstens 5 jaar na de meerderjarigheidbis BW), adoptie (art. 349-350, 353 en
®
- worden bewaard en neergelegd: de dossiers die werden ingeleid tijdens de maanden
januari 1967, febr. 1968, maart 1969, april 1970, mei 1971, juni 1972, juli-augustus 1973,
sept. 1974, okt. 1975, nov. 1976, dec. 1977, jan. 1978, febr. 1979, maart 1980, apr. 1981,
mei 1982, juni 1983, juli-aug. 1984, sept. 1985, okt. 1986, nov. 1987, dec. 1988, jan.
1989, febr. 1990, maart 1991, april 1992, mei 1993, juni 1994, juli-aug. 1995, sept. 1996,
okt. 1997, nov. 1998, dec. 1999, jan. 2000, enz. enz.
- de overige dossiers worden vernietigd
te selecteren ......................................................................................20 jaar na de inleiding
D. BESCHEIDEN VAN DE GRIFFIER
J30) Tabel (lijst) van de bewaarde akten
bewaard) (nadien: Repertorium van de akten van de rechter in strafzaken) (facultatief
vanaf 1912, verplicht vanaf 1970 (Gerechtelijk Wetboek))
, beschikkingen en vonnissen (voor zover afzonderlijk
®
J31) Klapper op het repertorium van de akten van de rechter
bewaard) (art. 1 K.B. van 6 februari 1970)
te bewaren en neer te leggen................................................................................ na 30 jaar(voor zover afzonderlijk
®
J32) Register van akten van hoger beroep (voor zover afzonderlijk bewaard) (vanaf 1912)
te bewaren en neer te leggen................................................................................ na 30 jaar
®
te vernietigen ......................................................................................................... na 30 jaar
68
J33) Repertorium van de akten van hoger beroep
(voor zover afzonderlijk bewaard)
®
J34) Repertorium van de griffieakten (na 1970) (voor zover afzonderlijk bewaard)
te vernietigen ......................................................................................................... na 30 jaar
®
J35) Fichesystemen (burgerlijk en correctioneel), alfabetische lijsten (op naam van partijen) of
klappers op het repertorium, op de algemene rollen en op de bijzondere rol der
verzoekschriften (voor zover afzonderlijk bewaard) (ongeacht vorm en structuur)
te bewaren en neer te leggen................................................................................ na 30 jaar
®
Opmerking: het verdient aanbeveling om de fichesystemen op geregelde tijdstippen,
bijvoorbeeld om de 5 of 10 jaar, te selecteren of te schonen.
J36) Register gehouden in uitvoering van art. 600 Sv. (vanaf 1912) (voor zover afzonderlijk
bewaard)
te bewaren en neer te leggen: 30 jaar na het afsluiten van de registers of fichesystemen
®
J37) Stukken betreffende rogatoire opdrachten uitgevoerd voor andere jeugdrechtbanken
te bewaren en neer te leggen................................................................................ na 10 jaar
®
J38) Hulpregisters
te vernietigen ........................................................................................................... na 5 jaar
®
J39) Indicateur van binnen- en buitengaande stukken
te vernietigen ......................................................................................................... na 10 jaar
®
te vernietigen...................................................................................................... na 10 jaar
III. TOEZICHT OP DE MINDERJARIGEN
A. TOEZICHT OP DE AFGEVAARDIGDEN, PROVOOGDEN,
PARTICULIERE VERZORGERS EN PRIVATE INSTELLINGEN
(VÓÓR 1988)
J40) Briefwisseling
®
J41) Stukken betreffende het aanstellen of afzetten van vaste en vrijwillige afgevaardigden
(voor zover afzonderlijk bewaard)
te vernietigen..................................................................................................onmiddellijk
®
J42) Persoonlijke dossiers van de afgevaardigden (en bijhorend fichesysteem)
te bewaren en neer te leggen............................................................................onmiddellijk
®
J43) Agenda of staat van inkomende maandverslagen
te bewaren en neer te leggen............................................................................onmiddellijk
®
J44) Stukken betreffende het toekennen van eretekens aan de afgevaardigden (vanaf 1925)
te vernietigen .....................................................................................................onmiddellijk
®
te vernietigen .....................................................................................................onmiddellijk
B. TOEZICHT OP DE MINDERJARIGEN
69
J45) Register (ook: lijst) gehouden van de minderjarigen onder toezicht
®
J46) Persoonsdossiers van de minderjarigen : zie rubriek II. C.
J47) Stukken betreffende de uitreiking van de prijs H. Carton de Wiart
te bewaren en neer te leggen............................................................................onmiddellijk
®
te vernietigen .....................................................................................................onmiddellijk
IV. FILMCONTROLE
J48) Stukken in verband met de keuring van films (briefwisseling met afgevaardigden en met
Filmkeuringscommissie, verslagen van afgevaardigden, krantenknipsels, enz.)
®
te bewaren en neer te leggen............................................................................onmiddellijk
V. ARCHIEVEN AFKOMSTIG VAN ANDERE INSTELLINGEN
J49) Stukken gevormd door de patronage- of beschermingscomités
®
J50) Stukken gevormd door de Vereniging van Kinderrechters (notulen van vergaderingen,
briefwisseling e.a.)
te bewaren en neer te leggen............................................................................onmiddellijk
®
te bewaren neer te leggen................................................................................ onmiddellijk
70
X
ARCHIEVEN VAN DE ARBEIDSRECHTBANKEN
EN RECHTSVOORGANGERS
I. ARCHIEVEN GEVORMD VÓÓR DE INVOERING VAN HET
GERECHTELIJK WETBOEK (OKTOBER 1970): ARCHIEVEN VAN
DE WERKRECHTERSRADEN EN VAN DE ADMINISTRATIEVE
COMMISSIES VAN SOCIALE ZEKERHEID
AR01)
Men vraagt het advies van de archivaris-inspecteur.
® te selecteren...................................................................................................... onmiddellijk
II. ARCHIEVEN GEVORMD SINDS DE INVOERING VAN HET
GERECHTELIJK WETBOEK (NA 1 NOVEMBER 1970)
1. ARCHIEF VAN DE VOORZITTER
A. ALGEMEEN
AR02) Briefwisseling betreffende het algemeen beleid en de organisatie
®
AR03) Briefwisseling in verband met personeelsbeheer, materieel en financieel beheer,
dienstregelingen, de schorsing van advocaten door de Orde van Advocaten
te bewaren en neer te leggen...............................................................................na 20 jaar
®
AR04) Omzendbrieven
te vernietigen........................................................................................................... na 5 jaar
®
te bewaren en neer te leggen.....…… wanneer ze geen administratief nut meer hebben
B. BESCHEIDEN MET BETREKKING TOT DE ORGANISATIE
1. Algemeen
AR05) Bijzonder reglement van de rechtbank (art. 88, § 1, Ger. W.)
®
AR06) Reglement van het bureau voor rechtsbijstand (art. 86 Ger. W.)
te vernietigen........................................................................................................... na 5 jaar
®
Opmerking: kan opgenomen zijn in het bijzonder reglement.
te vernietigen........................................................................................................... na 5 jaar
71
AR07) Driejaarlijks verslag omtrent de behoeften van de dienst van de kamers van beide
taalstelsels (door de voorzitters van de rechtbanken met zetel te Brussel: art. 88, Ger.
W.)
®
AR08) Adviezen met betrekking tot het bijzonder reglement van de rechtbank
te bewaren en neer te leggen...............................................................................na 20 jaar
®
AR09) Dienstregelingen (art. 316 Ger. W.) (voor zover afzonderlijk bewaard)
te vernietigen........................................................................................................... na 5 jaar
®
AR10) Stukken in verband met tijdelijke maatregelen van administratieve aard
te vernietigen........................................................................................................... na 5 jaar
®
te vernietigen........................................................................................................... na 5 jaar
2. Materieel beheer
AR11) Bescheiden betreffende de oprichting van het gerechtsgebouw en belangrijke
bouwwerken (voor zover de voorzitter de beheerder van de gebouwen is/was)
®
AR12) Bescheiden met betrekking tot het beheer van de kleine uitgaven (art. 382 Ger. W.)
te bewaren en neer te leggen...............................................................................na 20 jaar
®
te vernietigen...................................................................................................... na 5 jaar
3. Bescheiden met betrekking tot het algemeen toezicht en de tucht
AR13) Stukken betreffende het algemeen toezicht en de tucht (voor zover afzonderlijk
bewaard)
®
AR14) Akten houdende disciplinaire waarschuwing of censuur aan de ondervoorzitters en
rechters leden van de arbeidsrechtbanken en aan de rechters in sociale zaken (art. 412,
3
te bewaren en neer te leggen...............................................................................na 20 jaar° en 413, Ger. W.) (voor zover afzonderlijk bewaard)
®
AR15) Akten houdende disciplinaire waarschuwing of censuur aan de hoofdgriffiers, de
griffiers-hoofden van dienst, de griffiers en de adjunct-griffiers (art. 415 Ger. W.) (voor
zover afzonderlijk bewaard)
te vernietigen.........................................................................................................na 20 jaar
®
te vernietigen.........................................................................................................na 20 jaar
4. Personeelsbeheer
AR16) Bescheiden betreffende de benoeming en het ontslag van leden van de rechterlijke orde
®
AR17) Bescheiden betreffende afwezigheden en verlofregelingen (art. 331 Ger. W.)
te vernietigen..............................................................................5 jaar na de opruststelling
®
AR18) Dubbels van "aangifte van schuldvordering" bij het Ministerie van Justitie inzake
presentiegelden van rechters in sociale zaken
te vernietigen............................................................................. 5 jaar na de opruststelling
®
te vernietigen........................................................................................................... na 5 jaar
72
2. ARCHIEF VAN DE GRIFFIER
A. BESCHEIDEN MET BETREKKING TOT DE ORGANISATIE EN HET
BEHEER VAN DE RECHTBANK IN HET ALGEMEEN
AR19) Proces-verbaal (art. 344 Ger. W.) van de algemene vergadering (art. 340 Ger. W.) en
van de algemene en openbare vergadering (art. 345 Ger. W.)
®
AR20) Register van de beraadslagingen van de algemene vergadering (art. 350 Ger. W.,
opgeheven bij art. 79, 1° van de wet van 22 december 1998 (B.S. 2 febr. 1999), met
inwerkingtreding op 2 aug. 2000 overeenkomstig art. 109 van voornoemde wet)
te bewaren en neer te leggen...............................................................................na 30 jaar
®
AR21) Omzendbrieven
te bewaren en neer te leggen...............................................................................na 30 jaar
®
AR22) Ranglijst (art. 312 Ger.W.) (voor zover afzonderlijk bewaard)
te vernietigen....................... wanneer de stukken geen administratief nut meer hebben
®
AR23) Algemene briefwisseling (met bijhorende agenda of repertorium)
te vernietigen........................................................................................................... na 5 jaar
®
te vernietigen........................................................................................................... na 5 jaar
B. BESCHEIDEN MET BETREKKING TOT DE ORGANISATIE EN HET
BEHEER VAN DE GRIFFIE
1. Algemeen
AR24) Bescheiden met betrekking tot de algemene organisatie van de griffie
®
AR25) Bescheiden met betrekking tot het archiefbeheer
te bewaren en neer te leggen...............................................................................na 10 jaar
®
AR26) Gerechtelijke statistieken (in papieren vorm)
te bewaren en neer te leggen...............................................................................na 50 jaar
®
AR27) Personeelsdossiers en andere stukken in verband met het personeelsbeheer
te bewaren en neer te leggen...............................................................................na 20 jaar
®
te vernietigen..............................................................................5 jaar na de opruststelling
2. Boekhouding
a. Losse stukken
AR28) Bescheiden met betrekking tot de boekhouding van de werkingskosten van de griffie
®
Opmerking: het betreft onder meer: regelmatige staten voorgelegd aan de Minister van
Justitie inzake de besteding van de ter beschikking gestelde gelden inzake
werkingskosten (art. 381 Ger. W.), kopieën van bestelbons en facturen, dubbels van
facturen en minuten van uitgaande briefwisseling gericht aan het Ministerie van Justitie,
dubbels van maandelijkse staten van verbruikt fotokopiepapier, enz.
te vernietigen.................................................................................................... na 10 jaar
73
AR29) Bescheiden met betrekking tot het beheer van de kas van de algemene dienst van de
griffie
®
AR30) Briefwisseling met betrekking tot de bestellingen van uitgiften, afschriften, kopieën en
uittreksels
te vernietigen........................................................................................................... na 5 jaar
®
AR31) Agenda (repertorium) van afgeleverde afschriften en expedities
te vernietigen........................................................................................................... na 5 jaar
®
AR32) Borderel van de aan de ontvanger van Registratie overgemaakte opgaven van de in te
vorderen kosten en uitgaven voor personen die rechtsbijstand genieten (§ 167 van de
onderrichting van het Ministerie van Financiën met betrekking tot het K.B. van 13
december 1968, art. 24)
te vernietigen........................................................................................................... na 5 jaar
®
AR33) Kwitantieboekje ("stamboekje") van de griffier (K.B. 13 december 1968, art. 28)
te vernietigen..........................zie de onderrichtingen van het Ministerie van Financiën
®
AR34) Bijzondere rekening van de griffier bij de ontvanger van registratie (facultatief)
(K.B. 13 december 1968, art. 14 en 27)
te vernietigen..........................zie de onderrichtingen van het Ministerie van Financiën
®
AR35) Maandelijkse (verzamel)staten van verrichtingen in het kader van de boekhoudkundige
registers en rekeningen (zie hierna)
te vernietigen..........................zie de onderrichtingen van het Ministerie van Financiën
®
te vernietigen........................................................................................................... na 5 jaar
b. Registers
AR36) Register der provisies (K.B. van 13 december 1968, art. 22)
Opmerking: hierin kunnen opgenomen zijn het register voor werkingskosten der griffie,
het register van dringende gerechtskosten, het register der provisies voor afschriften,
enz. (zie ook
infra)
®
AR37) Register van ontvangen getuigengeld in consignatie (art. 953-955 Ger. W.) en
deskundigengeld (art. 990 Ger. W.)
te vernietigen..........................zie de onderrichtingen van het Ministerie van Financiën
®
AR38) Centralisatiedagboek der ontvangsten en uitgaven (K.B. 13 december 1968, art. 18-21)
te vernietigen..........................zie de onderrichtingen van het Ministerie van Financiën
®
AR39) Register der opstel-, legalisatie en opzoekingsrechten (K.B. van 13 december 1968,
art. 16; vanaf 1 jan. 1988: Register van de uitgifte-, opstel-, legalisatie- en
opzoekingsrechten (K.B. 7 okt. 1987, art. 11)
te vernietigen..........................zie de onderrichtingen van het Ministerie van Financiën
®
AR40) Register van de rechten in debet en van de dringende kosten (K.B. 13 december 1968,
art. 23-24)
te vernietigen..........................zie de onderrichtingen van het Ministerie van Financiën
®
te vernietigen..........................zie de onderrichtingen van het Ministerie van Financiën
74
AR41) Register voor het beheer van de voorschotten gestort in consignatie tot dekking van de
vervoerskosten (art. 1016 Ger. W.)
®
AR42) Register van betaalde getuigengelden (voor zover afzonderlijk bewaard)
te vernietigen..........................zie de onderrichtingen van het Ministerie van Financiën
®
AR43) Rekening-courant met advocaten (K.B. 13 december 1968, art. 14 en 25)
te vernietigen..........................zie de onderrichtingen van het Ministerie van Financiën
®
AR44) Rekening in verband met rechtsbijstand (art. 664 Ger. W.) (§ 169 van de onderrichting
van het Ministerie van Financiën met betrekking tot het K.B. van 13 december 1968)
te vernietigen..........................zie de onderrichtingen van het Ministerie van Financiën
®
te vernietigen..........................zie de onderrichtingen van het Ministerie van Financiën
C. BESCHEIDEN MET BETREKKING TOT DE
VERZOENINGSPROCEDURE
AR45) Processen-verbaal van minnelijke schikking/verzoening of niet-verzoening
(art. 733 Ger. W.) (voor zover afzonderlijk bewaard)
®
AR46) Dossiers van minnelijke schikking
te bewaren en neer te leggen...............................................................................na 30 jaar
®
te bewaren en neer te leggen...............................................................................na 30 jaar
D. BESCHEIDEN MET BETREKKING TOT DE RECHTSPLEGING
1. Rollen (ongeacht hun vorm en structuur)
AR47) Algemene rol van zaken (art. 711 Ger. W.)
®
AR48) Rol van vorderingen in kort geding (art. 712 Ger. W.)
te bewaren en neer te leggen...............................................................................na 30 jaar
®
AR49) Rol van vorderingen op verzoekschrift (ook: register van de verzoekschriften)
(art. 712 Ger. W.)
te bewaren en neer te leggen...............................................................................na 30 jaar
®
AR50) Rol van de aan iedere kamer toegewezen zaken (art. 714, 1
te bewaren en neer te leggen...............................................................................na 30 jaar° Ger. W.)
®
AR51) Rol van de vakantiekamers (art. 715 Ger. W.)
te vernietigen.........................................................................................................na 10 jaar
®
AR52) Rol van de zittingen der kamer waarvoor de dagbepaling wordt aangevraagd
(art. 714, 2
te vernietigen.........................................................................................................na 10 jaar° Ger. W.)
®
te vernietigen.........................................................................................................na 10 jaar
75
2. Zittingsbladen, vonnissen, bevelschriften
AR53) Minuten van zittingsbladen, vonnissen en beschikkingen, ongeacht de vorm van de
ingestelde vordering (met bijhorende toegangen: chronologische repertoria, klappers,
fichesystemen, e.a.)
®
te bewaren en neer te leggen...............................................................................na 30 jaar
3. Dossiers van rechtspleging
AR54) Dossiers van de algemene rol
®
te selecteren.............. 30 jaar na de definitieve uitspraak bij vonnis of bij beschikking
®
bij verstek waarbij geen toepassing is gemaakt van artikel 792, tweede en derde lid
Ger.W. (artikelen 806 en 1048 Ger.W.)
Voor dossiers van rechtspleging waarin van het verstekvonnis of de beschikking bij
verstek kennis werd gegeven bij toepassing van artikel 792, tweede en derde lid
Ger.W., verstrijkt de bewaartermijn 30 jaar en één maand na de kennisgeving
(artikelen 792, tweede en derde lid en 1048 Ger.W.)
* te bewaren en neer te leggen:
- één maand per jaar: de dossiers ingeschreven op de algemene rol tijdens de maanden
maart voor de pare jaren en de dossiers uit de maanden oktober voor de onpare jaren
* de overige dossiers zijn te vernietigen
te selecteren……………………31 jaar en 1 maand na het vonnis of de beschikking
Opmerkingen: 1) dit selectiecriterium geldt voor de dossiers die in beroep werden afgehandeld
en na de uitspraak van het Arbeidshof op het rolnummer van eerste aanleg in de serie
rechtsplegingsdossiers van de rechtbank werden tussengevoegd.
2) dit selectiecriterium geldt ook voor de dossiers gevormd in het kader van artikel 730, 2
Ger.W. (“ambtshalve van de rol weggelaten dossiers”)
de lid,
Voor de dossiers van de algemene rol waarin nog geen eindvonnis of eindbeschikking
is verleend, zal op een later tijdstip een regeling worden uitgewerkt.
AR55) Dossiers van de rol van de kort gedingen
®
AR56) Dossiers van de zaken ingeschreven op het register van verzoekschriften
te bewaren en neer te leggen....................................................... 30 jaar na de inleiding
®
te bewaren en neer te leggen.................................................. 30 jaar na de inschrijving
4. Registers van de griffier met betrekking tot de rechtspleging
(ongeacht hun vorm en structuur)
AR57) Repertorium van de akten van de rechter (art. 174 Ger. W.) (en bijhorende klapper)
®
AR58) Repertorium van de akten van de griffier (art. 174 Ger. W.) (en bijhorende klapper)
te bewaren en neer te leggen...............................................................................na 30 jaar
®
AR59) Agenda van inkomende stukken
te bewaren en neer te leggen...............................................................................na 30 jaar
®
AR60) Register van akten van hoger beroep (art. 1059, derde lid Ger. W.)
te vernietigen........................................................................................................... na 5 jaar
®
te bewaren en neer te leggen...............................................................................na 30 jaar
76
AR61) Repertorium van aan het arbeidsauditoraat meegedeelde zaken
®
AR62) Agenda met betrekking tot aan de arbeidsauditeur overgelegde vonnissen en
zittingsbladen (art. 788 Ger. W.).
te vernietigen........................................................................................................... na 5 jaar
®
AR63) Register gehouden in verband met neerlegging van deskundige verslagen (agenda van
de neergelegde deskundige verslagen)
te vernietigen........................................................................................................... na 5 jaar
®
AR64) Repertorium van gerechtsbrieven
te vernietigen....................................5 jaar na de neerlegging van het definitief verslag
®
te vernietigen........................................................................................................... na 5 jaar
5. In bewaring gegeven bescheiden
AR65) Register van neergelegde nijverheidsmodellen
®
AR66) Bescheiden ontvangen en opgemaakt in verband met de uitvoering van de
Arbeidsongevallenwet (dubbels van verklaringen van arbeidsongevallen, processenverbaal
van overeenkomst, medische attesten) (Wet van 24 december 1903, vervangen
door art. 62 van de Wet van 10 april 1971 - de verplichte neerlegging werd opgeheven
bij art. 44, eerste lid van de Wet van 24 december 1976, maar niet opgeheven voor de
arbeidsongevallen zoals behandeld in de Arbeidsongevallenwet Zeevisserij).
te bewaren en neer te leggen.......................................................................... onmiddellijk
®
* te bewaren en neer te leggen: de bescheiden gevormd tijdens één of twee maanden per
jaar, nl., de maand januari voor de jaren eindigend op het cijfer 1, de maand februari
voor de jaren eindigend op het cijfer 2, de maand maart.. 3, de maand april.. 4, de maand
mei.. 5, de maanden juni-juli.. 6, de maanden augustus-september.. 7, de maand
oktober.. 8, de maand november.. 9, de maand december.. 0
* de overige stukken mogen vernietigd worden
AR67) Alle andere stukken gevormd door andere instellingen en neergelegd ter griffie
te selecteren...................................................................................................... onmiddellijk
®
Men vraagt het advies van de archivaris-inspecteur.
te selecteren..............................indien de stukken geen administratief nut meer hebben
77
XI
ARCHIEVEN VAN DE
RECHTBANKEN VAN KOOPHANDEL
I. BESCHEIDEN MET BETREKKING TOT DE GERECHTELIJKE
ORGANISATIE EN HET BEHEER VAN DE GRIFFIE
RKH01) Agenda van inkomende en uitgaande stukken
®
RKH02) Kopieboek van uitgaande briefwisseling (periode vóór de Tweede Wereldoorlog)
te vernietigen ........................................................................................................... na 5 jaar
®
RKH03) Briefwisseling (voor zover afzonderlijk bewaard)
te bewaren en neer te leggen..........................................................................onmiddellijk
®
Opmerking: het gaat om briefwisseling in verband met bestellingen, uitgiften, kopijen
van vonnissen, neerlegging van facturen ter griffie, enz.
RKH04) Documentatie (van de voorzitter en van de (hoofd)griffier)
te vernietigen ........................................................................................................... na 5 jaar
®
Opmerking: men vraagt het advies van de archivaris-inspecteur.
RKH05) Omzendbrieven (en bijhorende toegang)
te selecteren.................................................indien zij geen administratief nut meer heeft
®
- te bewaren en neer te leggen tot en met 1950...................................................onmiddellijk
- te vernietigen (vanaf 1951).......................indien ze geen administratief nut meer hebben
RKH06) Notulen van de algemene vergadering van de rechtbank (ook: register van
beraadslagingen en besluiten van de rechtbank) (art. 340, § 2 en 349 Ger. W.)
te selecteren
®
RKH07) Rechtbankreglementen
te bewaren en neer te leggen................................................................................ na 30 jaar
®
RKH08) Stukken in verband met het personeel (voor zover afzonderlijk bewaard)
te bewaren en neer te leggen................................................................................ na 30 jaar
®
Opmerking: het gaat om uittreksels van benoemingsbesluiten van consulaire rechters,
dossiers van het griffiepersoneel, processen-verbaal van eedaflegging, enz.
RKH09) Gerechtelijke statistieken (en bijhorende stukken) (in papieren vorm)
te vernietigen ...................................als de stukken geen administratief nut meer hebben
®
Opmerking: omvat ook de zgn. jaarlijkse tabellen van faillissementen, staten van de
gerechtelijke achterstand, enz.
RKH10) Stukken betreffende verkiezingen (voor zover afzonderlijk bewaard)
te bewaren en neer te leggen.................................................................................. na 5 jaar
®
RKH11) Stukken in verband met het materieel en financieel beheer van de griffie
te bewaren en neer te leggen................................................................................ na 30 jaar
®
te vernietigen ......................................................................................................... na 10 jaar
78
RKH12) Boekhoudkundige registers
®
* te bewaren en neer te leggen: register gehouden voor de rechten betaald naar aanleiding
van de inschrijving (of de wijziging van de inschrijving) in het handelsregister (ongeacht
vorm en structuur)
* te vernietigen:
- het register der griffierechten
- het register van ontvangen gelden
- het register van rechten in burgerlijke zaken
- het register der griffieuitgaven
- het algemeen kasboek van de griffier
- het register voor het beheer van de reis- en verblijfsvergoedingen
- het register der provisies
- het register van opstel-, legalisatie- en opzoekingskosten
- het register van rechten in debet en dringende kosten
- het register van rechten op afgeleverde grossen en kopieën
- de bijzondere rekening met de ontvanger van registratie
- het register betreffende de verrichtingen met een plaatselijke bankinstelling
- de rekening-courant met de lokale Raad van Gerechtsdeurwaarders
- diverse hulpregisters (aflevering kopieën e.d.)
RKH13) Andere boekhoudkundige bescheiden zoals diverse ontvangstbewijzen van de griffier,
kwitantieboekjes, uittreksels postchequerekening, staten in verband met de kastoestand,
rekeningen van de griffiekosten
te selecteren ...................................... zie de richtlijnen van het Ministerie van Financiën
®
RKH14) Stukken in verband met rogatoire opdrachten
te vernietigen ......................................................................................................... na 10 jaar
®
te vernietigen ......................................................................................................... na 10 jaar
II. BESCHEIDEN MET BETREKKING TOT DE RECHTSPLEGING
RKH15) Algemene rol van zaken (ongeacht vorm en structuur)
®
RKH16) Fichesystemen 'algemene rol' (in papieren vorm)
te bewaren en neer te leggen................................................................................ na 30 jaar
®
RKH17) Zittingsrollen (ook: zittingsboeken, zittingsregisters)
te vernietigen .......................................wanneer ze geen administratief nut meer hebben
®
RKH18) Minuten van zittingsbladen en vonnissen (en bijhorende toegangen: chronologische
repertoria, klappers, alfabetische lijsten op naam van partijen, fichesystemen) (ongeacht
hun vorm en structuur)
te bewaren en neer te leggen................................................................................ na 10 jaar
®
RKH19) Repertorium van de akten van de rechter (sinds 1970) (ongeacht vorm en structuur)
te bewaren en neer te leggen................................................................................ na 30 jaar
®
RKH20) Register van beschikkingen verleend op verzoekschrift
te bewaren en neer te leggen................................................................................ na 30 jaar
79
®
RKH21) Kopieën en uittreksels van vonnissen
te bewaren en neer te leggen................................................................................ na 30 jaar
®
RKH22) Losse stukken van beëindigde rechtspleging (periode vóór het Gerechtelijk Wetboek)
te vernietigen .....................................................................................................onmiddellijk
®
- te bewaren en neer te leggen: voor de jaren eindigend op een 9 worden de stukken enkel
bewaard voor de maand maart
- de overige stukken worden vernietigd
Opmerking: Het gaat om dagvaardingen, verzoekschriften, kopieën van oproepingsbrieven
van de partijen, bevelschriften en dagstellingen voor verschijning, besluiten,
afschriften en kennisgevingen van tussenvonnissen, kopieën van vonnissen, processenverbaal
van getuigenverhoren, e.d die niet in de rechtsplegingsdossiers terecht zijn
gekomen.
RKH23) Dossiers van rechtspleging (sinds het Gerechtelijk Wetboek)
te selecteren .......................................................................................................onmiddellijk
®
te selecteren............... 30 jaar na de definitieve uitspraak bij vonnis of bij beschikking
®
(artikelen 806 en 1048 Ger. W. )
- te bewaren en neer te leggen: enkel de dikke dossiers blijven bewaard (dikker dan
3 cm) voor de jaren eindigend op een 9. Indien er geen dikke rechtsplegingsdossiers
worden aangetroffen worden enkel de dossiers uit de jaren eindigend op een 9 bewaard
waarin het eindvonnis viel in de maand maart.
- te vernietigen: de overige dossiers worden vernietigd
Opmerking: deze regel geldt voor ALLE rechtsplegingsdossiers, dus ook voor de dossiers
'kort geding', 'beroep', 'op de wijze van het kortgeding', 'van de ambtshalve van de rol
weggelaten zaken' (art. 730, § 2 Ger. W.), enz.
Voor de dossiers van rechtspleging waarin nog geen eindvonnis of eindbeschikking is
verleend, zal op een later tijdstip een regeling worden uitgewerkt.
RKH24) Dossiers faillissementen (en in voorkomend geval de processen-verbaal van de
concordataire vergaderingen)
* alle dossiers tot en met 1950.............................................onmiddellijk neer te leggen
* dossiers uit de periode na 1950
te selecteren............... 31 jaar en 1 maand na het vonnis of de beschikking bij verstek
®
te selecteren............... 30 jaar na de definitieve uitspraak bij vonnis of bij beschikking
®
(artikelen 806 en 1048 Ger. W. )
* voor de dossiers uit de periode na 1950 worden enkel bewaard de dossiers van zaken
eindigend op een vereffening. Deze dossiers worden geschoond: de schuldvorderingen
worden uit de dossiers verwijderd en vernietigd .........................30 jaar na sluitingsdatum
- te vernietigen: de overige dossiers uit de periode na 1950 (dossiers 'bij ontoereikend
actief') na 30 jaar
Voor de dossiers van faillissementen waarin nog geen eindvonnis of eindbeschikking
is verleend, zal op een later tijdstip een regeling worden uitgewerkt.
RKH25) Toegangen op de faillissementsdossiers (chronologische repertoria, alfabetische tafels,
fichesystemen) (ongeacht vorm en structuur)
te selecteren............... 31 jaar en 1 maand na het vonnis of de beschikking bij verstek
®
RKH26) Dossiers concordaten
te bewaren en neer te leggen..............wanneer ze geen administratief nut meer hebben
80
®
RKH27) Toegangen op de dossiers in verband met concordaten (chronologische repertoria,
alfabetische tafels, fichesystemen) (ongeacht vorm en structuur)
te bewaren en neer te leggen........................................... 30 jaar na afsluiting concordaat
®
RKH28) Register van verzoekschriften tot het bekomen van een akkoord
te bewaren en neer te leggen..............wanneer ze geen administratief nut meer hebben
®
RKH29) Tabel van aangiften van schuldvorderingen (voor zover afzonderlijk bewaard)
te bewaren en neer te leggen................................................................................ na 30 jaar
®
RKH30) Register gehouden voor de overschrijving van arresten inzake eerherstel van
gefailleerden
te bewaren en neer te leggen................................................................................ na 30 jaar
®
RKH31) Akten van beroep tegen concordataire vonnissen (voor zover afzonderlijk bewaard)
te bewaren en neer te leggen................................................................................ na 30 jaar
®
RKH32) Register gehouden voor de inschrijving van het verzet tegen vonnissen bij verstek en
voor het beroep
te vernietigen ......................................................................................................... na 30 jaar
®
RKH33) Deurwaardersexploten (voor zover afzonderlijk bewaard)
te vernietigen ......................................................................................................... na 30 jaar
®
te vernietigen .....................................................................................................onmiddellijk
III. BESCHEIDEN BUITEN DE RECHTSPLEGING
RKH34) Repertorium van de akten van de griffier (sinds 1970)
®
RKH35) Register van neergelegde akten
te bewaren en neer te leggen................................................................................ na 30 jaar
®
RKH36) Deskundige verslagen (gewone deskundigenverslagen, nautische verslagen, enz.) (voor
zover afzonderlijk bewaard)
te vernietigen .....................................................................................................onmiddellijk
®
RKH37) Scheepsverklaringen of processen- verbaal van scheepsbezoek
te bewaren en neer te leggen.............................................................................. na 30 jaar
®
RKH38) Register van neerlegging van stuwingsverslagen
te bewaren en neer te leggen................................................................................ na 30 jaar
®
RKH39) Verslagen i.v.m. de emigratie of emigratieverslagen
te vernietigen ......................................................................................................... na 30 jaar
®
RKH40) Scheidsrechterlijke verslagen
te bewaren en neer te leggen................................................................................ na 30 jaar
®
RKH41) Processen-verbaal van eedaflegging van curatoren (voor zover afzonderlijk bewaard)
te vernietigen .....................................................................................................onmiddellijk
®
te vernietigen .......................................wanneer ze geen administratief nut meer hebben
81
RKH42) Processen-verbaal van eedaflegging van accountants, bedrijfsrevisoren, wegers en meters
(voor zover afzonderlijk bewaard)
®
RKH43) Akten van ontvoogding van minderjarigen
te vernietigen .......................................wanneer ze geen administratief nut meer hebben
®
RKH44) Akten van machtiging van ontvoogde minderjarigen tot het drijven van handel
te bewaren en neer te leggen............................................................................onmiddellijk
®
RKH45) Akten van machtiging van de gehuwde vrouw tot het drijven van handel
te bewaren en neer te leggen............................................................................onmiddellijk
®
Opmerking: kan ook onder de vorm van steekkaarten voorkomen.
RKH46) Register (lijst) van de neerlegging van uittreksels van huwelijkscontracten (en bijhorende
klapper)
te bewaren en neer te leggen........................................................................... onmiddellijk
®
RKH47) Losse uittreksels van huwelijkscontracten (voor zover afzonderlijk bewaard)
te bewaren en neer te leggen................................................................................ na 30 jaar
®
- te bewaren en neer te leggen indien "het register van de neerlegging van uittreksels van
huwelijkscontracten" ontbreekt
- te vernietigen indien "het register van de neerlegging van uittreksels van huwelijkscontracten"
aanwezig is
RKH48) Register gehouden voor de inschrijving van vonnissen tot scheiding van tafel en bed of
echtscheiding (art. 1308 Ger. W.)
te selecteren ........................................................................................................... na 30 jaar
®
RKH49) Akten van vennootschappen (voor zover afzonderlijk bewaard) (en bijhorende toegang:
repertorium)
te vernietigen .....................................................................................................onmiddellijk
®
Opmerking: sedert de Wet van 6 maart 1973 worden de akten en stukken van een
handelsvennootschap ondergebracht in een dossier dat deel uitmaakt van het
handelsregister.
RKH50) Balansen of jaarrekeningen (winst- en verliesrekeningen) van vennootschappen sinds
1978 neergelegd ter griffie en voor zover afzonderlijk bewaard (ongeacht vorm en
structuur) (met bijhorende toegangen)
te bewaren en neer te leggen................................................................................ na 30 jaar
®
Opmerking: Voor de periode 1978-1999 gaat het om microfilms, sinds 2000 om
disks
neergelegd.
RKH51) Processen-verbaal van de neerlegging van fabrieks- en handelsmerken (tot 1975) (en
bijhorende toegang: tabel van neergelegde fabrieks- en handelsmerken)
te bewaren en neer te leggen................................................................................ na 10 jaarcompact(cd-roms). Samen met de microfilms worden ook de numerieke lijst of inventaris
®
RKH52) Tabellen gehouden overeenkomstig het K.B. van 25 oktober 1960
te bewaren en neer te leggen............................................................................onmiddellijk
®
RKH53) Handelsregister (en toegangen: rol, repertorium, klapper, fichesysteem)
te bewaren en neer te leggen............................................................................onmiddellijk
®
te bewaren en neer te leggen.... 30 jaar na de eerste inschrijving in het handelsregister
82
RKH54) Ambachtsregister (en toegangen: repertoria, klappers, fichesystemen)
®
RKH55) Register van burgerlijke vennootschappen die de rechtsvorm van een
handelsvennootschap hebben aangenomen
te bewaren en neer te leggen..30 jaar na de eerste inschrijving in het ambachtsregister
®
RKH56) Register van de landbouwvennootschappen die de rechtsvorm van een
handelsvennootschap hebben aangenomen (tot 1999)
te bewaren en neer te leggen...........................................30 jaar na de eerste inschrijving
®
RKH57) Register van buitenlandse vennootschappen die niet vallen onder het voorschrift van art.
198 van de gecoördineerde wetten op de handelsvennootschappen
te bewaren en neer te leggen...........................................30 jaar na de eerste inschrijving
®
RKH58) Register van de Europese economische samenwerkingsverbanden
te bewaren en neer te leggen...........................................30 jaar na de eerste inschrijving
®
RKH59) Register van de economische samenwerkingsverbanden
te bewaren en neer te leggen...........................................30 jaar na de eerste inschrijving
®
RKH60) Register van voorrecht bewarende facturen (ook: register gehouden voor de
inschrijving/de overschijving van facturen van leveranciers of financieringsinstellingen
die een voorrecht genieten bij de verkoop van de in de factuur omschreven goederen)
(art. 20 § 5 Hypotheekwet van 16 december 1851) (en behorende klapper)
te bewaren en neer te leggen...........................................30 jaar na de eerste inschrijving
®
RKH61) Losse facturen neergelegd ter griffie in verband met het voorrecht van de onbetaalde
rekeningen
te bewaren en neer te leggen............................................5 jaar na de laatste inschrijving
®
RKH62) Tabel van protesten wegens niet-betaling van wissel- en orderbrieven
te vernietigen ......................................................................................................... na 10 jaar
®
RKH63) Akten van neerlegging van de handtekeningen van de beheerders van vennootschappen
(art. 106 van de Wet van 18 mei 1873 en art. 136 van de Wet van 25 mei 1913) en
bijhorende stukken
te vernietigen ......................................................................................................... na 10 jaar
®
RKH64) Dossiers handelsonderzoeken of depistagedossiers
te vernietigen .....................................................................................................onmiddellijk
®
RKH65) Nijverheidsmodellen
te vernietigen ........................................................................................................... na 5 jaar
®
te bewaren en neer te leggen............................................................................onmiddellijk
IV. ARCHIEVEN GEVORMD DOOR ANDERE INSTELLINGEN
RKH66) Men vraagt het advies aan de archivaris-inspecteur in verband met de uiteindelijke
bestemming van deze documenten.
83
XII
ARCHIEVEN VAN DE
PARKETTEN VAN DE PROCUREURS DES KONINGS
I. ALGEMEEN
PK001) Omzendbrieven van de procureur-generaal (en bijhorende ontsluitingsmiddelen)
(ongeacht vorm en structuur)
®
- te bewaren en neer te leggen voor de periode tot en met 1950..................onmiddellijk
- te vernietigen voor de periode na 1950.............. wanneer ze niet meer van kracht zijn
PK002) Agenda's van in- en uitgaande briefwisseling
te selecteren
®
- te bewaren en neer te leggen voor de periode tot en met 1950..................onmiddellijk
- te vernietigen voor de periode na 1950.............................................................na 5 jaar
PK003) Inkomende en minuten van uitgaande brieven
te selecteren
®
- te bewaren en neer te leggen voor de periode tot en met 1950..................onmiddellijk
- te vernietigen voor de periode na 1950.............................................................na 5 jaar
PK004) Omzendbrieven, richtlijnen en dienstnota's van de procureur des Konings en van de
hoofdsecretaris
te selecteren:
®
PK005) Documentatie (ook: 'D(ocumentatie)kaften')
te bewaren en neer te leggen...........wanneer ze geen administratief nut meer hebben
®
De gekozen selectiecriteria hangen af van de periode.
a.- te bewaren en neer te leggen voor de periode 1918-1945.......................onmiddellijk
Opmerking: het betreft vooral strategische dossiers i.v.m. het crimineel beleid in het
rechtsgebied
b.- voor de periode na 1946 : enkel te bewaren en neer te leggen voor de volgende
arrondissementen : Brugge, Gent, Antwerpen, Hasselt, Leuven, Brussel/Bruxelles,
Nijvel, Luik, Namen, Aarlen en Bergen; de bescheiden zijn voor de overige arrondissementen
te vernietigen
PK006) Stukken i.v.m. het materieel en financieel beheer van het parket
te selecteren.......................................wanneer die geen administratief nut meer heeft
®
te vernietigen..................................................................................................na 5 jaar
II. TAKEN IN VERBAND MET DE GERECHTELIJKE ORGANISATIE
84
A. TOEZICHT OP DE REGELMATIGHEID VAN DE DIENST IN DE
GERECHTEN
1. Gerechtelijke organisatie (algemeen)
PK007) Bescheiden i.v.m. de huisvesting en de inrichting van het gerechtsgebouw (voor zover
afzonderlijk bewaard)
®
- te bewaren en neer te leggen tot en met 1980............................................onmiddellijk
- te vernietigen voor de periode na 1980...........................................................na 20 jaar
PK008) Bescheiden i.v.m. de organisatie van de rechterlijke macht en de rechtspleging
te selecteren:
®
- te bewaren en neer te leggen tot en met 1950............................................onmiddellijk
- te vernietigen voor de periode na 1950...........................................................na 20 jaar
PK009) Briefwisseling en verslagen i.v.m. de huisvesting van vredegerechten en
politierechtbanken
te selecteren:
®
PK010) Bescheiden i.v.m. het notariaat en het deurwaardersambt (de organisatie van het notariaat,
de reglementering van het deurwaardersambt, de oprichting van een nieuwe
studie, e.d.) (voor zover afzonderlijk bewaard)
te vernietigen................................................................................................na 20 jaar
®
- te bewaren en neer te leggen voor de periode tot en met 1950..................onmiddellijk
- te vernietigen voor de periode na 1950...........................................................na 20 jaar
PK011) Register betreffende het nazicht van de staten van kosten van de deurwaarders (ook:
register van de akten der deurwaarders, register betreffende de wedden van
deurwaarders of boekhoudkundig register van de kosten in strafzaken)
te selecteren:
®
PK012) Stukken betreffende notarissen die een laattijdige neerlegging deden en aan de Minister
van Justitie overgemaakte rapporten, statistieken e.d. in verband met het huwelijk
van handelaars of i.v.m. hypotheekakten
te vernietigen..................................................................................................na 5 jaar
®
PK013) Lijsten van notarisakten
te vernietigen................................................................................................na 10 jaar
®
PK014) Dossiers i.v.m. het automatiseringsbeleid en -beheer, het beheer van hardware en software,
dossiers betreffende informatieplanning en gegevensmanagement op het terrein
van de rechtshandhaving
te vernietigen..................................................................................................na 5 jaar
®
PK015) Lijsten van deskundigen (vertalers, tolken, geneesheren, landmeters, enz.)
te bewaren en neer te leggen........................................................................na 10 jaar
®
te vernietigen................................................................................................na 10 jaar
2. Toezicht op griffies en parketten
85
PK016) Stukken in verband met het toezicht op griffies en politieparketten (voor zover
afzonderlijk bewaard)
®
- te bewaren en neer te leggen voor de arrondissementen Brugge, Gent, Antwerpen,
Hasselt, Leuven, Brussel/Bruxelles, Nijvel, Luik, Namen, Aarlen en Bergen
- te vernietigen voor de overige arrondissementen
PK017) Verslagen in verband met de periodieke controle door de procureur des Konings van
de boekhouding van de griffies (voor zover afzonderlijk bewaard)
te selecteren..................................................................................................na 10 jaar
®
te vernietigen..................................................................................................na 5 jaar
3. Personeel
PK018) Register van kandidaten voor een gerechtelijk ambt
®
PK019) Dossiers i.v.m. kandidaatstellingen voor de functie van rechter (inclusief consulaire
rechter), substituut-procureur des Konings, politiecommissaris, griffier, parketsecretaris,
maatschappelijk assistent, notaris, enz.
te vernietigen..................................wanneer deze geen administratief nut meer heeft
®
PK020) Personeelsdossiers
te vernietigen..................................wanneer ze geen administratief nut meer hebben
®
- zijn te bewaren en neer te leggen: dossiers betreffende personen die vóór 1950 uit
dienst zijn getreden, met pensioen gegaan of overleden....................……onmiddellijk
- de overige dossiers zijn te vernietigen................................. 10 jaar na pensionering of
het verlaten van de dienst
te selecteren
B. TOEZICHT OP DE AMBTENAREN VAN DE GERECHTELIJKE
POLITIE (VÓÓR EIND DECEMBER 1999)
PK021) Bescheiden van algemene aard i.v.m. de werkzaamheden van de gerechtelijke politie
(voor zover afzonderlijk bewaard)
®
- te bewaren en neer te leggen voor de periode tot en met 1950..................onmiddellijk
- te vernietigen voor de periode na 1950...........................................................na 10 jaar
PK022) Verslagen van de jaarlijkse controle van de politiecommissariaten ("verslagen
commissariaten" en bijhorende stukken) en verslagen van de procureur over de
activiteiten van de Rijkswacht in het rechtsgebied (voor zover afzonderlijk bewaard)
te selecteren :
®
- te bewaren en neer te leggen voor de periode tot en met 1950..................onmiddellijk
- te vernietigen voor de periode na 1950...........................................................na 10 jaar
PK023) Lijsten van adressen en telefoonnummers van politiecommissarissen en adjunctpolitiecommissarissen
van het rechtsgebied
te selecteren :
®
PK024) Vertrouwelijke verslagen van de Rijkswacht (voor zover afzonderlijk bewaard)
te vernietigen.................................................................................................na 5 jaar
®
te selecteren :
86
- te bewaren en neer te leggen voor de periode tot en met 1950..................onmiddellijk
- te vernietigen voor de periode na 1950...........................................................na 10 jaar
C. GERECHTELIJKE TUCHT EN TUCHTRECHTELIJKE
PROCEDURE
PK025) Dossiers inzake gerechtelijke tucht en tuchtrechtelijke procedure betreffende de
magistraten en de ministeriële ambtenaren van het rechtsgebied: d.w.z. dossiers ten
laste van de officieren van gerechtelijke politie, de openbare en ministeriële ambtenaren
van het rechtsgebied (notarissen, gerechtsdeurwaarders, pleitbezorgers), magistraten
van de rechtscolleges (zittende magistratuur) en van het O.M. (staande magistratuur),
griffiers, secretarissen van de parketten, advocaten (individuele tuchtdossiers)
®
- te bewaren en neer te leggen voor de periode tot en met 1950..................onmiddellijk
- te vernietigen voor de periode na 1950.....10 jaar na de pensionering of het overlijden
PK026) Stukken betreffende de samenstelling van de verschillende tuchtraden (voor zover
afzonderlijk bewaard)
te selecteren:
®
PK027) Verslagen over de veroordelingen van leden van de rechterlijke orde, van advocaten,
notarissen en gerechtsdeurwaarders (voor zover afzonderlijk bewaard)
te vernietigen................................................................................................na 10 jaar
®
te vernietigen................................................................................................na 10 jaar
III. TOEZICHT OP DE NALEVING VAN WETTEN EN BESLUITEN
zie ook hierboven 'documentatie'
PK028) Dossiers of periodieke verslagen over de toepassing van de wetgeving of over leemten
in de wetgeving (voor zover afzonderlijk bewaard)
®
PK029) Verzameling provinciale en gemeentelijke politiereglementen, Duitse verordeningen...
te bewaren en neer te leggen........................................................................na 10 jaar
®
- te bewaren en neer te leggen voor de periode tot en met 1950..................onmiddellijk
- te vernietigen voor de periode na 1950.............................................................na 5 jaar
PK030) Afschriften of kopieën van wetten en koninklijke besluiten (voor zover afzonderlijk
bewaard)
te selecteren…………………………………...wanneer ze niet meer van kracht zijn
®
PK031) 'Losse' briefwisseling met ambtenaren van het O.M., met parketten van andere
rechtsgebieden, met inspecteurs van het Lager Onderwijs, met officieren van
gerechtelijke politie, met de inspectiediensten van de ministeries van Financiën,
Sociale Zaken en Economische Zaken, enz.
te vernietigen...........................................................................................onmiddellijk
®
PK032) Kopieën of minuten van uitgaande briefwisseling met de procureur-generaal i.v.m.
strafbare feiten vastgesteld binnen het rechtsgebied (voor zover afzonderlijk bewaard)
te vernietigen..................................................................................................na 5 jaar
87
®
PK033) Processen-verbaal van de onregelmatigheden, overtredingen en wanbedrijven bedreven
door ambtenaren van de burgerlijke stand
te vernietigen..................................................................................................na 5 jaar
®
PK034) Kiezerslijsten (en bijhorende stukken)
te vernietigen..................................................................................................na 5 jaar
®
te vernietigen.........................................................................1 jaar na de verkiezingen
IV. TAKEN VAN ADMINISTRATIEVE AARD EN ADVISERING OP
ADMINISTRATIEF GEBIED
PK035) Dossiers periodieke verzendingen: periodieke verslagen aan de hogere overheid over
diverse aangelegenheden, kopieën of minuten van gerechtelijke statistieken e.d. (voor
zover afzonderlijk bewaard)
®
- te bewaren en neer te leggen voor de periode tot en met 1950..................onmiddellijk
- te vernietigen voor de periode na 1950...........................................................na 10 jaar
Worden bewaard: bescheiden betreffende de voogdijen, adoptie en ontzetting uit de
ouderlijke macht. De overige verslagen en statistieken in verband met burgerlijke
zaken worden vernietigd.
Worden vernietigd: verslagen van de inspectie van krankzinnigeninstellingen,
verslagen over de veroordeling van leden van de rechterlijke orde, verslagen over
zaken in onderzoek gedurende meer dan zes maanden, verslagen over specifieke
onderwerpen (prostitutie, verboden spelen en publicaties, bankcontrole, enz.), staten
i.v.m. jachtmisdrijven.
PK036) Statistieken i.v.m. de activiteiten van de parketten van het rechtsgebied: "peilingsformulieren",
"jaarverslagen van de rechtsbedeling", "omstandige opgave van geseponeerde
zaken", "omstandige opgave van zaken die aanleiding hebben gegeven tot
probatie", maandelijkse staten van ontvangen processen-verbaal, statistieken i.v.m. de
minnelijke schikkingen getroffen door de ambtenaren van het Openbaar Ministerie bij
de Politierechtbank en andere gerechtelijke statistieken betreffende strafzaken
te selecteren:
®
PK037) Periodieke verslagen betreffende het jaarlijks nazicht van de registers van de burgerlijke
stand ("nazicht burgerlijke stand", "vérification É(tat) C(ivil)")
te vernietigen................................................................................................na 10 jaar
®
PK038) Verslagen van de vrederechters nopens de controle van de door de griffiers van de
vredegerechten bijgehouden registers
te vernietigen................................................................................................na 10 jaar
®
PK039) Verslagen en registers betreffende het periodiek nazicht van de kostenstaten van
deurwaarders (voor zover afzonderlijk bewaard)
te vernietigen..................................................................................................na 5 jaar
®
PK040) Verslagen over belangrijke rampen en ongevallen (bewaard buiten de strafdossiers)
te vernietigen..................................................................................................na 5 jaar
®
PK041) Statistieken i.v.m. personeelsaangelegenheden (bezettingsgraad, absenteïsme,
verlofregeling, ziekteverloven)
te bewaren en neer te leggen........................................................................na 10 jaar
88
®
PK042) Verslagen betreffende inbreuken tegen het Kieswetboek (voor zover afzonderlijk bewaard)
te vernietigen................................................................................................na 10 jaar
®
PK043) Verslagen betreffende inbreuken tegen de wetgeving op het notarisambt (voor zover
afzonderlijk bewaard)
te vernietigen................................................................................................na 10 jaar
®
PK044) Statistieken i.v.m. het druggebruik, de inbeslagname van verdovende middelen of de
opslag van springstoffen
te vernietigen................................................................................................na 10 jaar
®
PK045) Verslagen over de processen-verbaal opgemaakt in verband met specifieke strafbare
feiten tijdens een bepaalde periode (smokkel, jachtmisdrijven, inbreuken tegen de
huurwetgeving, vogelvangst, verboden spelen, e.d.) (voor zover afzonderlijk bewaard)
te vernietigen................................................................................................na 10 jaar
®
PK046) Dossiers "eretekens" of "nationale orden" (buiten de leden van de rechterlijke orde)
te vernietigen................................................................................................na 10 jaar
®
PK047) Administratieve dossiers i.v.m. strafzaken (voor zover afzonderlijk bewaard)
te vernietigen................................................................................................na 10 jaar
®
PK048) Administratieve 'kaften' bij assisendossiers (voor zover afzonderlijk bewaard)
te vernietigen................................................................................................na 10 jaar
®
PK049) Dossiers inzake gewetensbezwaarden
te vernietigen................................................................................................na 10 jaar
®
PK050) Dossiers in verband met de toekenning van vergunningen voor wapendracht ('dossiers
wapenvergunningen, 'dossiers wapenbezit')
te vernietigen................................................................................................na 10 jaar
®
PK051) Dossiers "toelatingen tombola's, bokswedstrijden", e.a.
te vernietigen...................................................................10 jaar na het laatste verzoek
®
PK052) Stukken betreffende machtiging tot onmiddellijke inningen van geldboetes
te vernietigen..................................................................................................na 5 jaar
®
PK053) Sekwesterdossiers Eerste Wereldoorlog (vanaf 1918) en bijhorende toegangen
te vernietigen..................................wanneer ze geen administratief nut meer hebben
®
PK054) Ledenlijsten, steekkaartsystemen en dossiers in verband met v.z.w.'s
te bewaren en neer te leggen....................................................................onmiddellijk
®
te bewaren en neer te leggen .....................................................10 jaar na ontbinding
V. TAKEN EN OPDRACHTEN IN STRAFZAKEN
89
A. OPSPORING EN KWALIFICERING VAN MISDRIJVEN EN
DAGVAARDING
PK055) Algemene dossiers in verband met de organisatie van opsporing en kwalificering van
misdrijven (voor zover afzonderlijk bewaard)
®
PK056) Registers van signalementen of seiningen (Centraal Signalementenblad)
te bewaren en neer te leggen .......................................................................na 20 jaar
®
- te bewaren en neer te leggen voor de arrondissementen Antwerpen, Brussel/
Bruxelles en Luik
- te vernietigen voor de overige arrondissementen
PK057) Agenda's gehouden voor de inschrijving van de aanhoudingsbevelen en in verband
met de voorlopige hechtenis (ongeacht vorm en structuur)
te selecteren..................................................................................................na 10 jaar
®
PK058) Notitieregisters en bijhorende steekkaartsystemen (ongeacht vorm en structuur)
te bewaren en neer te leggen .......................................................................na 10 jaar
®
Opmerking: in de meeste gevallen komen verschillende reeksen notitieregisters voor:
gemeen recht, minderjarigen/jeugd, ravitaillering, verkeer, financiële en economische
zaken, schoolplicht, enz.
PK059) Register (agenda) van zaken in onderzoek (ook: register van zaken in (langdurige)
behandeling, register van de onderzoeksrechter of register van de in onderzoek
gegeven zaken)
te bewaren en neer te leggen .......................................................................na 20 jaar
®
Strafdossiers (dossiers van zonder gevolg geklasseerde zaken)
Opmerking: Men moet een onderscheid maken tussen twee regimes: het regime van de
periode vóór de invoering van de codering van de tenlasteleggingen en het regime van
de periode na de invoering van de codering.
A.
PK060) Bij de parketten waar de hierin opgesomde soorten strafdossiers niet onmiddellijk
identificeerbaar zijn wegens hun chronologische rangschikking in een ruimer
klassement, zoals bijvoorbeeld dat van de "algemene wetsomschrijvingen", geldt voor
de selectie het criterium van het volume van het dossier: dossiers dikker dan 2 tot 3 cm
blijven bewaard en worden overgedragen.
te bewaren en neer te leggen .......................................................................na 10 jaarVOOR DE PERIODE VÓÓR DE INVOERING VAN DE CODERING:
®
beperkt blijven:
Voor overtredingen.............................................................................................tot 2 jaar
Voor overtredingen van de art. 30, § 1, 33, 34, § 2, 35 en 37
van de wegverkeerswet van 16 maart 1968........................................................tot 6 jaar
Voor verkeersongevallen - enkel stoffelijke schade...........................................tot 6 jaar
Voor verkeersongevallen - met lichamelijke schade........................................tot 10 jaar
Voor wanbedrijven (buiten verkeer) en correctionaliseerbare misdaden.........tot 10 jaar
Voor niet-correctionaliseerbare misdaden........................................................tot 20 jaar
de bewaringstermijn, te rekenen vanaf de dag van de beslissing tot sepot, kanbis, § 1, 1° en 4° tot 6°
90
Opmerking: Indien de berekening van de bewaartermijn volgens hoger vermelde
onderscheiding als gevolg van de gemengde bewaring van de dossiers niet mogelijk is,
moet rekening gehouden worden met de langste bewaartermijn (20 jaar voor zover de
dossiers betreffende niet-correctionaliseerbare misdaden niet afzonderlijk bewaard
worden).
Bij de parketten waar de strafdossiers in verschillende series werden ondergebracht
naargelang de aard van de zaak gelden de volgende selectiecriteria:
PK061) Dossiers 'algemene wetsomschrijvingen'
®
- te bewaren en neer te leggen: dossiers dikker dan 2 tot 3 cm
- de overige dossiers worden vernietigd
Belangrijke opmerking : indien blijkt dat voor een relatief lange periode (b.v., een
periode van 10 tot 20 jaar) niet meer dan 20 dossiers dikker dan 2 cm voorkomen, dan
is het selectiecriterium: om de 50 dossiers één bewaren.
PK062) Dossiers minderjarigen
te selecteren
®
- te bewaren: één dossier op 20 + de dossiers dikker dan 2 tot 3 cm
- de overige dossiers zijn te vernietigen
PK063) Dossiers kinder- en jeugdbescherming (geseponeerde correctionele dossiers
meerderjarigen in verband met echtelijke ruzies, niet naleven onderhoudsgeld, enz.)
te selecteren
®
- te bewaren en neer te leggen: dossiers dikker dan 2 tot 3 cm
- de overige dossiers zijn te vernietigen
PK064) Dossiers echtelijke moeilijkheden
te selecteren
®
- te bewaren en neer te leggen: dossiers dikker dan 2 tot 3 cm
- de overige dossiers zijn te vernietigen
PK065) Dossiers "danswet" (ook: "zonder gevolg schoolwet": wet van 15 juli 1960)
te selecteren
®
- enkel te bewaren en neer te leggen voor de gerechtelijke arrondissementen Brugge,
Gent, Antwerpen, Hasselt, Brussel/Bruxelles, Leuven, Nijvel, Luik, Namen, Aarlen en
Bergen.
- de overige dossiers zijn te vernietigen
PK066) Dossiers verkeerszaken
- te selecteren
- te bewaren en neer te leggen: dossiers dikker dan 2 tot 3 cm
- de overige dossiers worden vernietigd
Belangrijke opmerking : indien blijkt dat voor een relatief lange periode (b.v., een
periode van 10 tot 20 jaar) niet meer dan 20 dossiers dikker dan 2 cm voorkomen, dan
is het selectiecriterium: om de 100 dossiers één bewaren.
te selecteren
91
PK067) Dossiers ravitaillering en woeker
®
- om de 50 dossiers één bewaren en neerleggen
- de rest is te vernietigen
PK068) Dossiers valse zegels
te selecteren
®
- om de 50 dossiers één bewaren en neerleggen
- de rest is te vernietigen
PK069) Dossiers financiële, fiscale en economische zaken
te selecteren
®
- 1 dossier op 20 bewaren en neerleggen
- de rest van de dossiers worden vernietigd
PK070) Dossiers activisme (Besluitwet van 8 april 1917)
te selecteren
®
PK071) Dossiers oorlogsschade (luchtbombardementen lente 1944)
te bewaren en neer te leggen
®
PK072) Dossiers bosmisdrijven
te bewaren en neer te leggen
®
- om de 20 dossiers één bewaren en neerleggen
- de rest is te vernietigen
PK073) Dossiers betreffende zelfmoord
te selecteren
®
- enkel te bewaren en neer te leggen voor de gerechtelijke arrondissementen Brugge,
Gent, Antwerpen, Hasselt, Brussel/Bruxelles, Leuven, Nijvel, Luik, Aarlen, Namen en
Bergen
- de dossiers van de overige arrondissementen zijn te vernietigen
PK074) Dossiers leefmilieuzaken
te selecteren
®
- om de 10 dossiers één bewaren
- de rest is te vernietigen
PK075) Dossiers "postverlating" (mei 1940)
te selecteren
®
B.
TE ORDENEN
Voor de selectie van de gecodeerde strafdossiers, aangelegd sinds de invoering van de
codering, worden de codes als selectiecriterium gehanteerd. We maakten gebruik van
de uniforme lijst van gecodeerde notitienummers (misdrijf- en preventiecodes) die
vanaf 3 januari 2001 in alle parketten van het land werd ingevoerd.
te vernietigenVOOR DE PERIODE SINDS DE INVOERING VAN DE CODERING ALS VOLGT:
92
PK076) Strafdossiers waarvan de codes of kwalificaties niet in onderhavige lijst voorkomen
komen niet voor permanente bewaring in aanmerking en mogen zondermeer
vernietigd worden (ten laatste na 20 jaar te rekenen vanaf de dag van de beslissing tot
sepot).
Opmerkingen:
De bewaringstermijn, te rekenen vanaf de dag van de beslissing tot sepot, kan beperkt
blijven:
Voor overtredingen.............................................................................................tot 2 jaar
Voor overtredingen van de art. 30 § 1, 33, 34 § 2, 35 en 37
van de wegverkeerswet van 16 maart 1968........................................................tot 6 jaar
Voor verkeersongevallen - enkel stoffelijke schade...........................................tot 6 jaar
Voor verkeersongevallen - met lichamelijke schade........................................tot 10 jaar
Voor wanbedrijven (buiten verkeer) en correctionaliseerbare misdaden.........tot 10 jaar
Voor niet-correctionaliseerbare misdaden........................................................tot 20 jaar
Het verdient aanbeveling dat justitie het Rijksarchief tijdig op de hoogte brengt van
elke wijziging in de nomenclatuur van de kwalificaties.
10 A-C: vereniging van misdadigers, gijzeling
bis, § 1, 1° en 4° tot 6°
®
11 A-C, F-H: diefstal door middel van geweld of bedreiging, diefstal waarbij wapens
werden getoond of gebruikt, afpersing, carjacking, homejacking
te bewaren en neer te leggen
®
15: valsmunterij
te bewaren en neer te leggen
®
17: diefstal of poging tot diefstal door middel van braak, inklimming of valse sleutels,
enz.
te bewaren en neer te leggen
®
- enkel te bewaren en neer te leggen voor de gerechtelijke arrondissementen
Brugge, Gent, Antwerpen, Hasselt, Brussel, Leuven, Nijvel, Luik, Namen, Aarlen
en Bergen en slechts voor de maanden juni en december van de jaren eindigend op
een 8
- de dossiers in verband met diefstal van kunstwerken door middel van braak,
inklimming of valse sleutels worden volledig bewaard.
- de overige dossiers zijn te vernietigen
Zie verder code 68 L
18A: gewone diefstal
te selecteren :
®
- enkel te bewaren en neer te leggen voor de gerechtelijke arrondissementen
Brugge, Gent, Antwerpen, Hasselt, Brussel, Leuven, Nijvel, Luik, Namen, Aarlen
en Bergen en slechts voor de maanden juni en december van de jaren eindigend op
een 8
- de overige dossiers zijn te vernietigen
18B: zakkenrollerij
te selecteren :
®
- enkel te bewaren en neer te leggen voor de gerechtelijke arrondissementen
Brugge, Gent, Antwerpen, Hasselt, Brussel, Leuven, Nijvel, Luik, Namen, Aarlen
en Bergen en slechts voor de maanden juni en december van de jaren eindigend op
een 8
- de overige dossiers zijn te vernietigen
19: uitgifte van cheques zonder dekking
te selecteren :
®
22: valse naamdracht, aanmatiging van adellijke titel
te bewaren en neer te leggen
93
®
23 A-C: valse eed, getuigenis, meineed, verleiding van getuigen
te bewaren en neer te leggen
®
27 A-B: heling, witwassen
te bewaren en neer te leggen
®
30 A-D: moord, doodslag, doodslag om diefstal te vergemakkelijken, poging tot
moord of poging tot doodslag
te bewaren en neer te leggen
®
31 A-B: zelfmoord en poging tot zelfmoord
te bewaren en neer te leggen
®
32 A-C: ongesteldheid op de openbare weg; overlijden anders dan ten gevolge van
een misdaad, een wanbedrijf of zelfmoord; collocatie
te bewaren en neer te leggen
®
33: willekeurige vrijheidsberoving
te bewaren en neer te leggen
®
34: daden van willekeur gepleegd door de overheid
te bewaren en neer te leggen
®
35: beledigingen aan de Koninklijke Familie, aanslag op de veiligheid van de Staat,
daden van terrorisme, private milities, bewakingsfirma's, ronselen van huurlingen,
dienstplichtwet (gewetensbezwaarden), bomaanslagen
te bewaren en neer te leggen
®
37 A-R: zedenfeiten (verkrachting, aanranding eerbaarheid, zedenschennis, voyeurisme,
aanzetten tot ontucht, ontucht van minderjarigen, ontuchthuis, prostitutie,
souteneurschap), schunnige films, prenten, voorwerpen of boeken, pedofilie, enz.
te bewaren en neer te leggen
®
39: vruchtafdrijving
geselecteerd op grond van de omvang van het dossier (ca. 5 cm)
®
40 A-C: wederrechtelijke opsluiting, ontvoering, verdwijning
geselecteerd op grond van de omvang van het dossier (ca. 5 cm)
®
44: onopzettelijke doding (uitgezonderd code 87
te bewaren en neer te leggen2)
®
46 C-F: spoorwegongevallen, luchtvaartongevallen, zeevaartongevallen,
binnenvaartongevallen
te bewaren en neer te leggen
®
47: opzettelijke brandstichting
te bewaren en neer te leggen
®
49: inmenging in openbare ambten; onrechtmatige dragen van uniformen of eretekens
te bewaren en neer te leggen
®
50 A-F: beschadigingen en vernielingen, enz.
te bewaren en neer te leggen
®
- enkel te bewaren en neer te leggen voor de gerechtelijke arrondissementen
Brugge, Gent, Antwerpen, Hasselt, Brussel, Leuven, Nijvel, Luik, Namen, Aarlen
en Bergen en slechts voor de maanden juni en december van de jaren eindigend op
een 8
- de overige dossiers zijn te vernietigen
51 A-B: persmisdrijf; recht op antwoord
te selecteren :
®
52C: eerroof
te bewaren en neer te leggen
®
52D: schending van het beroepsgeheim
te bewaren en neer te leggen
®
te bewaren en neer te leggen
2
Code 87: verkeersongeval met dodelijke afloop.
94
53B: aanslag op de persoonlijke levenssfeer
®
53C: grafschennis
te bewaren en neer te leggen
®
54 A-D: betogingen; stakingen; belemmering van het verkeer met inbegrip van het
spoorverkeer; voetbalwet - hooliganisme
te bewaren en neer te leggen
®
56 A-B: racisme; xenofobie
te bewaren en neer te leggen
®
57 A-C: sekten; godsdienstige aangelegenheden; erediensten
te bewaren en neer te leggen
®
59A-N: geneeskunde, geneesmiddelen, geslachtsziekten, niet-inenting van mensen,
wegnemen en schenken van organen, wet op de ziekenhuizen, niet-bezitten van een
vergunning tot het beheren van een rusthuis, enz.
te bewaren en neer te leggen
®
61 A-Z: economische aangelegenheden
te bewaren en neer te leggen
®
62 A-P: volksgezondheid
geselecteerd op grond van de omvang van het dossier (ca. 5 cm)
®
63 A-Q: landbouw
geselecteerd op grond van de omvang van het dossier (ca. 5 cm)
®
64 A-O: milieu
geselecteerd op grond van de omvang van het dossier (ca. 5 cm)
®
66 A-F: stedebouw
te bewaren en neer te leggen
®
67 F-H: luchtvaart; zeevaart; binnenvaart
geselecteerd op grond van de omvang van het dossier (ca. 5 cm)
®
68 L: onwettige handel (zwendel) in kunstwerken
te bewaren en neer te leggen
®
70 A-C: misdrijven gepleegd door leiders van vennootschappen en wisselagenten;
uitgifte van ongedekte cheques; misbruik van maatschappelijk vermogen
te bewaren en neer te leggen
®
72: bedrieglijk onvermogen
geselecteerd op grond van de omvang van het dossier (ca. 5 cm)
®
74 A-B: Beurs van Brussel en Beurs van Antwerpen; wisselcontrole
geselecteerd op grond van de omvang van het dossier (ca. 5 cm)
®
75 A-D: faillissementen; bankbreuken; gerechtelijke akkoorden; handelsonderzoeken
geselecteerd op grond van de omvang van het dossier (ca. 5 cm.)
®
76 A-B: banken; klachten tegen banken en inbreuken door banken gepleegd
geselecteerd op grond van de omvang van het dossier (ca. 5 cm.)
®
PK077) Tabellen van vonnissen van Politierechtbanken
te bewaren en neer te leggen
®
Opmerking: deze stukken zijn slechts te bewaren en neer te leggen indien ze voor de
betrokken gerechtelijke kantons werden vernietigd of niet aan het Rijksarchief werden
overgedragen. Men vraagt het advies aan de archivaris-inspecteur.
PK078) Berichten van aanhouding en vervolging van ambtenaren (voor zover afzonderlijk
bewaard)
te selecteren..............................................................10 jaar na de laatste inschrijving
®
te vernietigen..................................................................................................na 5 jaar
95
PK079) Register rogatoire opdrachten of register gerechtelijke akten en dossiers ambtelijke
opdrachten
®
PK080) Lijsten betreffende de zaken "ontslag van onderzoek" en "buitenvervolgingstelling"
te vernietigen................................................................................................na 10 jaar
®
PK081) Agenda's in verband met verzoeken om inlichtingen andere parketten
("Doorgangsregisters") (ongeacht vorm en structuur)
te vernietigen..................................................................................................na 5 jaar
®
PK082) Register van uitleveringen en dossiers i.v.m. verzoek tot uitlevering (ongeacht vorm
en structuur)
te vernietigen..................................................................................................na 5 jaar
®
PK083) Dossiers "burgerlijke belangen" (en bijhorend register/agenda)
te vernietigen..................................................................................................na 5 jaar
®
PK084) Register "toezicht" of "onder bijzonder toezicht geplaatste personen"
te vernietigen................................................................................................na 20 jaar
®
PK085) Zittingsrol (ook: zittingsregister of zittingsboek)
te vernietigen......................................................10 jaar na de beslissing tot plaatsing
®
PK086) Agenda van de briefwisseling met de procureur-generaal
te bewaren en neer te leggen........................................................................na 10 jaar
®
PK087) Dossiers "beslag voertuigen" (voor zover afzonderlijk bewaard)
te vernietigen................................................................................................na 10 jaar
®
PK088) Uittreksels uit vonnissen en arresten (voor zover afzonderlijk bewaard)
te vernietigen.............................................................................5 jaar na de beslissing
®
PK089) Registers gehouden voor de inschrijving van de zaken in hoger beroep
te vernietigen..................................................................................................na 5 jaar
®
te bewaren en neer te leggen........................................................................na 10 jaar
B. MINNELIJKE SCHIKKINGEN
PK090) Dossiers "afgehandelde minnelijke schikking" (dossiers "M.S." of bundels V.S.B. G.
(=verval strafvordering door betaling van een geldboete)) en bijhorend register (register
der (aangeboden) minnelijke schikkingen)
Opmerking: De bewaartermijnen worden gerekend vanaf de datum waarop het dossier
na de betaling van de minnelijke schikking wordt gerangschikt (vanaf datum betaling).
®
- in verkeerszaken : na 2 jaar
- in andere zaken: na 5 jaar
te vernietigen
96
C. STRAFUITVOERING
PK091) Register van strafuitvoering van het parket van de procureur des Konings en
hulpregisters (register "invrijheidstelling", register "voorwaardelijke invrijheidstelling",
register "assisenhof")
®
PK092) Register gehouden voor de inschrijving van maatregelen van de kinderrechter
(1912-1966)
te bewaren en neer te leggen .......................................................................na 20 jaar
®
PK093) Dossiers strafuitvoering
te bewaren en neer te leggen ...................................................................onmiddellijk
®
Opmerking: Met strafeinde wordt bedoeld het ogenblik waarop de straf is ondergaan.
Hieruit volgt dat de periode van het uitstel dient meegerekend te worden om de datum
van het strafeinde vast te stellen.
- voor de dossiers die chronologisch geordend worden, worden de dossiers bewaard
van de maand maart van elk jaar; de overige dossiers worden vernietigd
- voor de dossiers die alfabetisch geordend worden, wordt één dossier op de 20
bewaard; de overige dossiers worden vernietigd
PK094) Register van strafuitvoering van het politieparket van het arrondissement
te selecteren..............................................................10 jaar na het einde van de straf
®
PK095) Register van genadeverzoeken (ook register inzake gratieverlening of genaderegister)
te bewaren en neer te leggen .......................................................................na 10 jaar
®
PK096) Dossiers afgehandelde genadeverzoeken (ook: dossiers genadeverleningen of
genadebesluiten)
te bewaren en neer te leggen.......................................................................na 10 jaar
®
PK097) Interneringsdossiers (dossiers sociaal verweer) (en bijhorende toegangen)
te vernietigen................................................................................................na 10 jaar
®
PK098) Registers en dossiers "toezicht" of "onder toezicht geplaatste personen", en dossiers
“uitvoering van alternatieve straffen”
te bewaren en neer te leggen........................................50 jaar na de laatste beslissing
®
- te bewaren en neer te leggen........................................voor de periode tot en met 1950
- de rest is te vernietigen
PK099) Dossiers betreffende de probatie en de voorwaardelijk in vrijheid gestelden
te selecteren........................................................10 jaar na de beslissing tot plaatsing
®
PK100) Veroordelingsbulletins
te vernietigen........................................................na 10 jaar (na de laatste maatregel)
®
PK101) Staten van niet-ingevorderde boetes en briefwisseling met de ontvanger der boeten
(ook: afgehandelde staten nr. 204 van de ontvanger der geldboeten of kortweg staten
nr. 204)
te vernietigen..................................................................................................na 5 jaar
®
te vernietigen................................................................................................na 10 jaar
97
PK102) Vonnissen en exploten "onbekende woonst" (ook: verstekvonnissen en exploten betekend
op onbekende woonst of zonder gekende woonst)
®
PK103) Ontvangstbewijzen van de afgifte van gerechtelijke akten overgemaakt door
buitenlandse overheden en ontvangstbewijzen van de afgifte van exploten in het
buitenland
te vernietigen................................................................................................na 10 jaar
®
te vernietigen..................................................................................................na 5 jaar
D. EERHERSTEL
PK104) Register (agenda) van verzoeken om eerherstel
®
PK105) Dossiers betreffende de verzoeken om eerherstel en dossiers inzake de verzoeken om
eerherstel
te bewaren en neer te leggen............. indien het geen administratief nut meer heeft
®
te vernietigen..................................................................................5 jaar na het arrest
E. BEMIDDELING IN STRAFZAKEN
PK106) Dossiers betreffende de bemiddeling in strafzaken (voor zover afzonderlijk bewaard)
®
te vernietigen.................................... zie de bewaartermijnen van de strafdossiers
VI. TAKEN EN OPDRACHTEN IN BURGERLIJKE ZAKEN
PK107) Alle agenda's van de door het Openbaar Ministerie verstrekte adviezen in verband met
burgerlijke zaken (en bijhorende toegang)
®
PK108) Dossiers betreffende burgerlijke zaken waarbij het parket niet diende tussen te komen
te bewaren en neer te leggen .......................................................................na 10 jaar
®
PK109) Dossiers betreffende de burgerlijke stand: naamsverandering, vermoedelijk overlijden
en gerechtelijke verklaring van overlijden (ook: dossiers "afwezige personen") en
verbetering en herstel van de akten van de burgerlijke stand
te vernietigen.............................................................................5 jaar na de beslissing
®
PK110) Dossiers betreffende de burgerlijke stand: echtscheiding, huwelijk en lijkverbranding
(crematie)
te bewaren en neer te leggen...................................................... 20 jaar na het vonnis
®
PK111) Dossiers betreffende de vervallenverklaring van de staat van Belg
te vernietigen...............................................................................20 jaar na het vonnis
®
PK112) Dossiers vaderlandskeuze
te vernietigen.................................................20 jaar na de beslissing van de minister
®
te selecteren..................................................................................................na 20 jaar
98
- te bewaren en neer te leggen tot en met 1950
- daarna: te bewaren en neer te leggen voor één jaar per decennium: 1955, 1966, 1977,
1988, 1999, 2010, 2021, 2032, 2043, 2054, enz.; de overige dossiers zijn te
vernietigen
PK113) Dossiers i.v.m. adoptie en erkenning kinderen (wettiging)
®
PK114) Bescheiden (ongeacht vorm en structuur) betreffende de staat van personen en
voogdijen: de inbezitstelling van goederen van een afwezige, de adoptie, de voogdij
over een minderjarige of een onbekwaam verklaarde, het beheer over de goederen van
een krankzinnige die in een krankzinnigengesticht is geplaatst of ten huize is afgezonderd
(voorlopige bewindvoering), de bijeenroeping en de homologatie van de
beraadslaging van familieraden, het hoederecht over de kinderen, de ontzetting uit de
ouderlijke macht
te bewaren en neer te leggen...................................................... 20 jaar na het vonnis
®
PK115) Persoonsdossiers van geesteszieken (ook: "K.Z.-dossiers" of "K-dossiers"
(krankzinnigendossiers))
te bewaren en neer te leggen .......................................................................na 20 jaar
®
PK116) Burgerlijke dossiers jeugdbescherming
te bewaren en neer te leggen .......................................................................na 20 jaar
®
PK117) Dossiers betreffende de naturalisatie
te vernietigen................................................................................................na 20 jaar
®
PK118) Faillissementendossiers (ook: falingdossiers)
te vernietigen................................................................................................na 20 jaar
®
PK119) Agenda of fichesysteem dat toegang biedt tot de epuratiedossiers (ongeacht vorm en
structuur)
te vernietigen.........................................................................20 jaar na het eindvonnis
®
PK120) Dossiers (van de procureur des Konings) betreffende de aanvraag tot opheffing of
beperking van vervallenverklaring of ontzetting uit de burgerrechten (ook: epuratiedossiers)
te bewaren en neer te leggen ...................................................................onmiddellijk
®
PK121) Voogdijregisters en voogdijstaten
te vernietigen...........................................................................................onmiddellijk
®
- enkel te vernietigen voor die gerechtelijke kantons (vredegerechten) waarvoor deze
bescheiden op kantonaal niveau bewaard zijn gebleven. Men vraagt het advies van de
archivaris-inspecteur. Indien voor bepaalde gerechtelijke kantons voogdijregisters
werden vernietigd dienen deze bescheiden voor de betrokken jaren door het parket van
de procureur des Konings te worden bewaard.
PK122) Stukken betreffende het verlenen van vrijstelling van afkondiging van huwelijk en van
elke wachttijd (toelatingen b.v.)
te selecteren..................................................................................................na 10 jaar
®
PK123) Register en dossiers van buitenlandse akten
te vernietigen................................................... 10 jaar na de opening van het dossier
®
te vernietigen..................................................................................................na 5 jaar
99
VI. GEDEPONEERD ARCHIEF
Pro memorie:
Bescheiden afkomstig van de parketten opgericht bij de verschillende vredegerechten
die hun bevoegdheid in strafzaken verloren, hetzij in 1970, hetzij op 1 januari 1995
(deze bescheiden kwamen in het archief van het politieparket terecht):
PK124) Documentatie
®
PK125) Omzendbrieven van de procureur des Konings
te selecteren (advies van de archivaris-inspecteur is wenselijk).............onmiddellijk
®
PK126) Agenda's van inkomende en uitgaande stukken
te vernietigen...........................................................................................onmiddellijk
®
PK127) Registers van strafuitvoering
te vernietigen...........................................................................................onmiddellijk
®
Opmerking: op de rug van sommige registers van strafuitvoering komt de verwarrende
titel "notitieregister" voor.
PK128) Notitieregisters en alfabetische klappers
te bewaren en neer te leggen ...................................................................onmiddellijk
®
- te bewaren en neer te leggen indien voor het kanton geen strafuitvoeringsregister
voorhanden is
- te vernietigen indien voor het kanton wél strafuitvoeringsregisters voorhanden zijn
PK129) Dossiers "zonder gevolg" (sepotdossiers)
te selecteren.............................................................................................onmiddellijk
®
PK130) Dossiers (betaalde) minnelijke schikkingen
te vernietigen...........................................................................................onmiddellijk
®
PK131) Stukken in verband met kieszaken
te vernietigen...........................................................................................onmiddellijk
®
PK132) Dossiers "gecontroleerde waarschuwingen"
te vernietigen...........................................................................................onmiddellijk
®
PK133) Dossiers "betaalde onmiddellijke inningen"
te vernietigen...........................................................................................onmiddellijk
®
PK134) Dossiers "betalingen per afkorting"
te vernietigen...........................................................................................onmiddellijk
®
PK135) Registers memories gerechtsdeurwaarder
te vernietigen...........................................................................................onmiddellijk
®
PK136) Politiereglementen
te vernietigen...........................................................................................onmiddellijk
®
PK137) Zittingsboeken of zittingsrollen
te vernietigen..........................................................................................onmiddellijk
100
®
te vernietigen.......................................................................................... onmiddellijk
101
XIII
ARCHIEVEN VAN DE ARBEIDSAUDITORATEN
I. ADMINISTRATIEVE TAKEN
AA01) Circulaires
®
AA02) Documentatie
te vernietigen ...........................................................wanneer ze niet meer van kracht zijn
®
AA03) Agenda’s, indicateurs
te vernietigen ..........................................wanneer die geen administratief nut meer heeft
®
Personeelsdossiers
* te selecteren : er wordt een onderscheid gemaakt tussen :
AA04) - de dossiers van beroepsmagistraten
te vernietigen ........................................................................................................... na 5 jaar
®
AA05) - de dossiers van rechters in sociale zaken
te vernietigen............................ 10 jaar na de pensionering of het verlaten van de dienst
®
AA06) - de personeelsdossiers van het personeel van griffies en parketten
te vernietigen.............................10 jaar na de pensionering of het verlaten van de dienst
®
AA07) - de dossiers betreffende alle kandidatuurstellingen
te vernietigen............................ 10 jaar na de pensionering of het verlaten van de dienst
®
AA08) Boekhoudkundige bescheiden in verband met het beheer van de rekeningen van de
hoofdsecretaris en van de korpsoverste
te vernietigen.......................................wanneer die geen administratief nut meer hebben
®
te vernietigen.................................... zie de instructies van het Ministerie van Financiën
II. STRAFZAKEN
A. OPSPORING EN KWALIFICERING VAN MISDRIJVEN EN
DAGVAARDING
AA09) Notitieregisters inzake strafzaken (ongeacht vorm en structuur)
®
AA10) Dossiers 'minnelijke schikking' en bijhorende registers (ongeacht vorm en structuur)
te bewaren en neer te leggen............................................................................... na 20 jaar
®
Opmerking: de bewaartermijn wordt gerekend vanaf de datum waarop het dossier na de
betaling van de minnelijke schikking wordt geklasseerd.
AA11) Dossiers van zonder gevolg geklasseerde strafzaken (al dan niet na strafbemiddeling)
te vernietigen ......................................................................................................... na 10 jaar
®
AA12) Administratieve kaften inzake strafzaken ('administratieve dossiers', 'werkkaften')
te vernietigen ......................................................................................................... na 10 jaar
102
®
te vernietigen ........................................................................................................... na 5 jaar
B. STRAFUITVOERING
AA13) Register van strafuitvoering
®
AA14) Dossiers in verband met strafuitvoering
te bewaren en neer te leggen................................................................................ na 20 jaar
®
AA15) Genadedossiers
te vernietigen ......................................................................................................... na 10 jaar
®
AA16) Afschriften van vonnissen (voor zover afzonderlijk bewaard)
te vernietigen ......................................................................................................... na 10 jaar
®
te vernietigen ........................................................................................................... na 5 jaar
III. SOCIALE ZAKEN
AA17) Notitieregisters "sociale zaken" (ongeacht vorm en structuur)
®
AA18) Dossiers in verband met sociale zaken ('burgerlijke dossiers')
te bewaren en neer te leggen................................................................................ na 10 jaar
®
de dossiers zonder originele stukken zijn te vernietigen......na 5 jaar (na eindvonnis)
®
eindvonnis)
AA19) Afschriften van vonnissen (voor zover afzonderlijk bewaard)
de dossiers die originele stukken bevatten zijn te vernietigen...............na 30 jaar (na
®
te vernietigen ........................................................................................................... na 5 jaar
103
XIV
ARCHIEVEN VAN DE POLITIERECHTBANKEN
I. ADMINISTRATIEVE TAKEN
POL01) Documentatie (in verband met administratieve en gerechtelijke zaken)
®
POL02) Omzendbrieven van de procureur des Konings
te selecteren (advies van de archivaris-inspecteur is wenselijk)...................... na 10 jaar
®
niet meer van kracht zijn, nadien : vernietigen als ze niet meer van kracht zijn
POL03) Gerechtelijke statistieken (minuten) en bijhorende stukken (ongeacht vorm en structuur)
te bewaren (en neer te leggen) voor de periode vóór 1950.......................wanneer ze
®
POL04) Gemeentelijke politiereglementen (Gemeentewet van 30 maart 1836, art. 78 § 7; Nieuwe
Gemeentewet van 24 juni 1988, nieuw art. 119, § 5)
te bewaren en neer te leggen................................................................................ na 10 jaar
®
POL05) Inkomende en uitgaande brieven van de griffie, b.v. in verband met griffierechten,
reis- en verblijfsvergoedingen, kleine uitgaven, gebouwen, materieel, bescheiden
betreffende de visitatiebevelen, het gemeentelijk strafregister, e.d.
te vernietigen ...........................................................wanneer ze niet meer van kracht zijn
®
POL06) Boekhoudkundige registers (ongeacht vorm en structuur):
- het register der griffierechten
- het register van ontvangen gelden
- het register van rechten in burgerlijke zaken
- het register der griffieuitgaven
- het algemeen kasboek van de griffier
- het register voor het beheer van de reis- en verblijfsvergoedingen
- het register der provisies
- het register van opstel-, legalisatie- en opzoekingskosten
- het register van rechten in debet en dringende kosten
- het register van rechten op afgeleverde grossen en kopieën
- de bijzondere rekening met de ontvanger van registratie
- het register betreffende de verrichtingen met een plaatselijke bankinstelling
- de rekening-courant met de lokale Raad van Gerechtsdeurwaarders
- diverse hulpregisters (aflevering kopieën uit strafdossiers e.d.)
te vernietigen ........................................................................................................... na 5 jaar
®
POL07) Andere boekhoudkundige bescheiden (ongeacht vorm en structuur) zoals diverse
ontvangstbewijzen van de griffier, strookjes van de postchequerekening, staten in
verband met de kastoestand, rekeningen van de griffiekosten, register van de fotokopieën,
e.d.
te vernietigen.....................................zie de instructies van het Ministerie van Financiën
®
te vernietigen .................................... zie de instructies van het Ministerie van Financiën
104
POL08) Bescheiden gehouden i.v.m. het personeelsbeheer met inbegrip van processen-verbaal
van eedaflegging van het griffiepersoneel (voor zover afzonderlijk bewaard)
®
POL09) Inventaris van de registers gehouden ter griffie (ongeacht vorm en structuur)
te vernietigen .......................................................... 50 jaar na de opening van het dossier
®
POL10) Processen-verbaal van inventaris van de minuten
te bewaren en neer te leggen................................................................................ na 30 jaar
®
te vernietigen .......……………..……………………………………………na 10 jaar
2. RECHTSPLEGING
A. RECHTSPLEGING IN STRAFZAKEN EN BURGERLIJKE BELANGEN
POL11) Minuten van vonnissen
®
POL12) Vonnisregister [register ingevoerd in 1849]
te bewaren en neer te leggen................................................................................ na 30 jaar
®
POL13) Tabellen van vonnissen (ongeacht vorm en structuur)
te bewaren en neer te leggen…………..…………………………………onmiddellijk
®
POL14) Alfabetische tafels van veroordeelden (ongeacht vorm en structuur)
te bewaren en neer te leggen................................................................................ na 30 jaar
®
Rechtsplegingsdossiers:
POL15) Dossiers gevormd tot en met 31 december 1994
te bewaren en neer te leggen................................................................................ na 30 jaar
®
POL16) Dossiers gevormd vanaf 1 januari 1995
te vernietigen (tenzij de archivaris-inspecteur anders beslist)......................... na 10 jaar
®
- te bewaren en neer te leggen: de dossiers in verband met ongevallen met doden of
zware lichamelijke letsels (art. 418-419 S.W.) en dossiers in verband met onvrijwillige
slagen en verwondingen (art. 418-420 S.W.) in combinatie met zwaarwichtige feiten
zoals bijvoorbeeld vluchtmisdrijf, dronkenschap, rijden zonder rijbewijs of verzekering,
enz.
- te vernietigen voor de andere maanden
Opmerking: het gaat hier om een minimale bewaartermijn. Gelet op art. 2262
B.W. dient voor de rechtsplegingsdossiers afgesloten bij een vonnis waarin enig
voorbehoud werd erkend met betrekking tot de vordering tot vergoeding van de schade
op grond van buitencontractuele aansprakelijkheid, de bewaartermijn op 20 jaar te
worden gebracht.
POL17) Akten van beroep en voorziening in cassatie (ongeacht vorm en structuur)
te selecteren één maand per jaar : oktober ......................................................... na 10 jaarbis, § 2,
®
POL18) Register van overtuigingsstukken (ongeacht vorm en structuur)
te vernietigen ........................................................................................................ na 20 jaar
105
®
POL19) Repertorium van akten van de griffier (ongeacht vorm en structuur)
te vernietigen ......................................................................................................... na 10 jaar
®
POL20) Repertorium van akten van de rechter (ongeacht vorm en structuur)
te bewaren en neer te leggen...............................................................................na 30 jaar
®
te bewaren en neer te leggen...............................................................................na 30 jaar
B. RECHTSPLEGING IN BURGERLIJKE ZAKEN
POL21) Algemene rol van zaken
®
POL22) Zittingsbladen en minuten van vonnissen
te bewaren en neer te leggen...............................................................................na 30 jaar
®
POL23) Alfabetische tafel op namen van de partijen (ongeacht vorm en de structuur)
te bewaren en neer te leggen...............................................................................na 30 jaar
®
POL24) Repertorium van akten van de rechter (ongeacht vorm en structuur)
te bewaren en neer te leggen...............................................................................na 30 jaar
®
POL25) Repertorium van akten van de griffier (ongeacht vorm en de structuur)
te bewaren en neer te leggen…………………….......……………………….na 30 jaar
®
POL26) Rechtsplegingdossiers
te bewaren en neer te leggen ..............................................................................na 30 jaar
®
te vernietigen.……………………………………….......……………..…….na 20 jaar
V. STUKKEN AFKOMSTIG VAN ANDERE INSTELLINGEN
Pro memorie :
POL27)
VRIJHEID GESTELDE
LIBÉRÉS
STUKKEN GEVORMD DOOR HET BESCHERMCOMITÉ VAN DE INGEVANGENEN (COMITÉ DE PATRONAGE DES CONDAMNÉS) (2DE HELFT 19DE EEUW- CA. 1914)
Alle bescheiden moeten bewaard blijven en komen voor onmiddellijke neerlegging in
aanmerking.
* jaarstaten van de werkzaamheden van het comité
* register van in vrijheid gestelden die om bescherming verzochten
* inlichtingsbulletins
* jaarrekening van de schatbewaarder
* register van de persoonlijke rekeningen ("uitgaanskassen") van de in vrijheid gestelden
* kasboek van inkomsten en uitgaven
* naamregister van leden van het beschermcomité die een jaarlijkse bijdrage leverden
STUKKEN GEVORMD DOOR HET PARKET BIJ DE POLITIERECHTBANK
(HETZIJ VÓÓR 1970, HETZIJ VÓÓR 31 DECEMBER 1994)
106
POL28) Documentatie
®
POL29) Omzendbrieven van de procureur des Konings
te selecteren (advies van de archivaris-inspecteur is wenselijk)...................... na 10 jaar
®
* te bewaren en neer te leggen voor de periode tot en met 1950..................wanneer ze niet
meer van kracht zijn
* te vernietigen vanaf 1950......................................... wanneer ze niet meer van kracht zijn
POL30) Dagboek van de ambtenaar van het Openbaar Ministerie
te selecteren:
®
POL31) Kopieboek van uitgaande briefwisseling
te bewaren en neer te leggen……………......……………………………onmiddellijk
®
* te bewaren en neer te leggen voor de periode tot en met 1940
* de rest te vernietigen
POL32) Zittingsregister(s) (zittingsrol(len))
te selecteren................................................................................................... onmiddellijk
®
POL33) Diverse briefwisseling en bijhorende stukken (ontvangstmeldingen, staten, lijsten, e.d.) in
verband met het afleveren van kopieën, uitgiften, uittreksels en bulletins van veroordelingen
te selecteren (advies van de archivaris-inspecteur is wenselijk)...................... na 30 jaar
®
POL34) Agenda's van inkomende en uitgaande stukken (b.v. in verband met minnelijke
schikkingen (K.B. van 10 januari 1935), rijverboden, verzending van vonnisuittreksels en
bulletins van veroordeling, genadeverzoeken, betekening van dagvaardingen, niet
afgehaalde stukken, enz.)
te vernietigen .....................................................................................................onmiddellijk
®
POL35) Agenda van inkomende en uitgaande stukken in verband met de betekening van
dagvaardingen en vonnissen door de deurwaarder(s) van het kanton
te vernietigen (specimen bewaren)..……....………………………………onmiddellijk
®
POL36) Register van strafuitvoering (soms verkeerdelijk "notitieregister" genoemd)
te vernietigen (specimen bewaren) .................................................................onmiddellijk
®
POL37) Gemeentelijke politiereglementen ontvangen door het parket (!) (en bijhorende registers,
lijsten of klappers)
te bewaren en neer te leggen................................................................................ na 30 jaar
®
* te bewaren en neer te leggen tot en met 1914
* rest te vernietigen (tenzij de archivaris-inspecteur anders beslist)
POL38) Provinciale politieverordeningen
te selecteren..............................................................wanneer ze niet meer van kracht zijn
®
te vernietigen…………………………………….wanneer ze niet meer van kracht zijn
107
POL39) Bescheiden i.v.m. de rol van de vrederechter als hulpofficier van gerechtelijke politie:
minuten van processen-verbaal (b.v., van getuigenverhoren) en briefwisseling met de
onderzoeksrechter en de procureur des Konings, signalementen, registers van rogatoire
opdrachten en staten (statistieken) van deze onderzoeksverrichtingen
®
POL40) Register van (agenda van inkomende) genadeverzoeken en losse stukken i.v.m.
genadeverzoeken
te vernietigen ......................................................................................................... na 10 jaar
®
POL41) Register van minnelijke schikkingen en losse stukken i.v.m. minnelijke schikkingen
te vernietigen……........…………………………………………………...onmiddellijk
®
POL42) Register van opgenomen gevangenen
te vernietigen ......................................................................................................... na 10 jaar
®
POL43) Dossiers i.v.m. kieszaken (getuigschriften e.a.)
te vernietigen ......................................................................................................... na 10 jaar
®
te vernietigen ......................................................................................................... na 10 jaar
STUKKEN GEVORMD DOOR DE CONSULTATIEVE COMMISSIE
(1944-1946)
POL44) Interneringsdossiers (en repertorium)
®
POL45) Inkomende brieven
te bewaren en neer te leggen……………………………………………onmiddellijk
®
te bewaren en neer te leggen..........................................................................onmiddellijk
STUKKEN GEVORMD DOOR ANDERE INSTELLINGEN VOORGEZETEN
DOOR DE VREDERECHTER (POLITIERECHTER)
POL46) Men vraagt het advies van de archivaris-inspecteur in verband met de definitieve
bestemming van de stukken.
108
XV
ARCHIEVEN VAN DE VREDEGERECHTEN
I. ALGEMEEN
VR001) Documentatie (over administratieve en juridische aangelegenheden)
®
VR002) Omzendbrieven van de procureur des Konings
te selecteren (advies van de archivaris-inspecteur is wenselijk)........................na 10 jaar
®
* te bewaren en neer te leggen voor de periode tot en met 1950
* te vernietigen voor de periode vanaf 1950.............wanneer ze niet meer van kracht zijn
VR003) Kopieboek van uitgaande briefwisseling
te selecteren
®
* te bewaren voor de periode tot en met 1940
* te vernietigen voor de periode vanaf 1940
VR004) Gerechtelijke statistieken (burgerlijke zaken + strafzaken) (minuten)
te selecteren……………………………………………………………….....na 10 jaar
®
VR005) Aanwezigheids- of naamoptekeningsregisters (“registre des pointes”)
te bewaren en neer te leggen................................................................................ na 10 jaar
®
VR006) Agenda's van in- en uitgaande briefwisseling
te vernietigen.........................................................................................................na 5 jaar
®
Opmerking: in grote vredegerechten werden soms agenda's gehouden voor specifieke
'onderwerpen', zowel in strafzaken als in burgerlijke zaken (landloperij, gratis rechtspleging,
enz.)
VR007) Inkomende en uitgaande brieven zonder enig verband met de rechtspleging, b.v., in
verband met griffierechten, reis- en verblijfsvergoedingen, kleine benodigdheden,
gebouwen, e.d.
te vernietigen ......................................................................................................... na 10 jaar
®
VR008) Boekhoudkundige registers (ongeacht vorm en structuur):
- het register der griffierechten
- het register van ontvangen gelden
- het register van rechten in burgerlijke zaken
- het register der griffieuitgaven
- het algemeen kasboek van de griffier
- het register voor het beheer van de reis- en verblijfsvergoedingen,
- het register der provisies
- het register van opstel-, legalisatie- en opzoekingskosten
- het register van rechten in debet en dringende kosten
- het register van rechten op afgeleverde grossen en kopieën
- de bijzondere rekening met de ontvanger van registratie
- het register betreffende de verrichtingen met een plaatselijke bankinstelling
- de rekening-courant met de lokale Raad van Gerechtsdeurwaarders
te vernietigen.........................................................................................................na 5 jaar
109
- diverse hulpregisters (aflevering kopieën uit strafdossiers e.d.)
* te vernietigen .....................................zie de instructies van het Ministerie van Financiën
Opmerking: geen enkel boekhoudkundig register moet aan het Rijksarchief overgedragen
worden, met uitzondering evenwel van de rol en het register der verzoekschriften.
VR009) Alle andere boekhoudkundige bescheiden (ongeacht vorm en structuur) zoals diverse
ontvangstbewijzen van de griffier, de lopende rekeningen met de advocaten, de
pleitbezorgers en de deurwaarders, strookjes van de postchequerekening, staten in
verband met de kastoestand, rekeningen van de griffiekosten, register van de fotokopieën,
enz.
®
VR010) Bescheiden gehouden i.v.m. het personeelsbeheer met inbegrip van processen-verbaal
van eedaflegging van het griffiepersoneel (voor zover afzonderlijk bewaard)
te vernietigen ....................................zie de instructies van het Ministerie van Financiën
®
VR011) Inventaris van de registers gehouden ter griffie
te vernietigen .............……………………….......50 jaar na de opening van het dossier
®
VR012) Processen-verbaal van inventaris van de minuten
te bewaren en neer te leggen................................................................................ na 30 jaar
®
te vernietigen ......................................................................................................... na 10 jaar
II. BURGERLIJKE ZAKEN
A. VERZOENINGSPROCEDURE
VR013) Register der verzoeningen
®
VR014) Register van niet-verschijnen in de verzoeningsprocedure (voor zover afzonderlijk bewaard)
te bewaren en neer te leggen................................................................................ na 30 jaar
®
VR015) Processen-verbaal van verzoening en van niet-verzoening (voor zover afzonderlijk
bewaard)
te vernietigen..................................................................................................onmiddellijk
®
VR016) Kopieën van oproepingsbrieven
te bewaren en neer te leggen ...........…………….......……………………….na 30 jaar
®
VR017) Dossiers, fiches of andere losse stukken in verband met minnelijke schikkingen
te vernietigen…...................…………………………………………………na 5 jaar
®
te vernietigen…...................…………………………………………………na 5 jaar
B. CONTENTIEUZE RECHTSMACHT
VR018) Algemene rol van zaken
®
VR019) Register van zaken op vrijwillige verschijning
te bewaren en neer te leggen................................................................................ na 30 jaar
110
®
VR020) Register van zaken van verschijning op dagvaarding
te bewaren en neer te leggen................................................................................ na 30 jaar
®
VR021) Zittingsbladen
te bewaren en neer te leggen................................................................................ na 30 jaar
®
VR022) Minuten van vonnissen (en toegangen (zie hierna))
te bewaren en neer te leggen................................................................................ na 30 jaar
®
VR023) Alfabetische index (tafel) op namen van de partijen (meestal ingebonden bij de minuten
of bij de repertoria)
te bewaren en neer te leggen................................................................................ na 30 jaar
®
VR024) Dossiers van rechtspleging (gevormd vóór de invoering van het Gerechtelijk Wetboek
(ca. 1950-1969))
te bewaren en neer te leggen..............................................................................na 30 jaar
®
VR025) Dossiers van rechtspleging (gevormd sinds de invoering van het Gerechtelijk Wetboek
(1970) tot de inwerkingtreding van de Wet van 25 maart 1999 (1 september 2001))
Te selecteren in de vredegerechten hieronder vermeld, te vernietigen voor alle andere
vredegerechten
te selecteren (te bewaren: één jaar op de tien) ................................................... na 30 jaar
®
of bij beschikking
te selecteren resp. te vernietigen..............30 jaar na de definitieve uitspraak bij vonnis
®
vonnis of de beschikking bij verstek (artikelen 806 en 1048 Ger.W.)
Opmerking: voor de dossiers van de algemene rol waarin nog geen eindvonnis of
eindbeschikking is verleend, zal op een later tijdstip een regeling worden uitgewerkt.
De dossiers van rechtspleging zullen vanaf 1975 om de tien jaar (1975, 1985, 1995, 2005,
enz.) integraal bewaard worden voor de volgende 51 Belgische vredegerechten, d.i. 22,6
% van het totaal van 225 vredegerechten:
te selecteren, resp. te vernietigen……………………31 jaar en 1 maand na het
110
Aarlen
Aat
Antwerpen 6de kanton
Berchem
Beringen
Binche
Borgworm (Waremme)
Boussu
Brasschaat
Brugge 1ste kanton
Brugge 2de kanton
Brussel 2de kanton
Charleroi 1ste kanton
Dendermonde
Diksmuide
Dinant
Eeklo
Elsene 2de kanton
Eupen
Genk
Gent 3de kanton
Gosselies
Halle
Herstal
Hoei 2de kanton
Ieper 1ste kanton
Kortrijk 2de kanton
Leuven 2de kanton
Lier
Luik 3de kanton
Marche-en-Famenne
Moeskroen
Mol
Namen 2de kanton
Neerpelt
Neufchâteau
Oostende 2de kanton
Sint-Gillis
Sint-Joost-ten-Noode
Sint-Niklaas 1ste kanton
Sint-Pieters-Woluwe
Spa
Tienen
Tongeren
Ukkel
Verviers 2de kanton
Vielsalm
Waver
Zandhoven
Zinnik (Soignies)
Zottegem
111
Bij wat vooraf gaat dienen drie belangrijke opmerkingen gemaakt.
1. De wijze van ordenen van de rechtsplegingsdossiers heeft geen invloed op de
keuze van de steekproef. Voor de vredegerechten waar de dossiers geordend worden
volgens datum van inschrijving van de zaak op de algemene rol worden de dossiers van
de zaken ingeschreven op de rol in de jaren 1975, 1985 enz. bewaard. Voor de vredegerechten
waar de dossiers geordend worden volgens datum van het eindvonnis (op
repertoriumnummer) worden de dossiers betreffende de zaken die eindigden op een
eindvonnis in de jaren 1975, 1985 enz. bewaard.
2. Dezelfde procedure wordt toegepast voor de dossiers van zaken die in beroep
gaan bij de rechtbank van eerste aanleg en die, na het vonnis van deze laatste rechtbank,
naar de griffie van het vredegerecht terugkeren. De betrokken dossiers dienen in de reeks
rechtsplegingdossiers ingevoegd te worden.
3. De dossiers gevormd door de vredegerechten die niet in bovengenoemde lijst
voorkomen mogen vernietigd worden wanneer de administratieve bewaartermijn verstreken
is. Op deze regel bestaat één belangrijke uitzondering: de dossiers "bescherming van
de persoon van de geesteszieke" en "voorlopige bewindvoering" worden voor alle
kantons permanent bewaard (zie hierna).
VR026) Bijzondere rollen
®
VR027) Kladregister van de griffier of plumitief
te vernietigen ......................................................................................................... na 10 jaar
®
VR028) Register voor het verzet tegen vonnissen bij verstek en voor het beroep (ook: repertorium
van verklaringen van verzet en verklaringen van beroep)
te vernietigen ..................................................................................................vrije termijn
®
VR029) Losse stukken i.v.m. de rechtspleging: verzoekschriften, kopieën van oproepingsbrieven
van partijen, bevelschriften en dagbepalingen, afschriften en kennisgevingen van
vonnissen, kopieën van vonnissen bij verstek, verzendingsborderellen van aangetekend
verstuurde brieven inzake de procedure tot uitkering van onderhoudsgeld, dagvaardingen,
enz.
te vernietigen ......................................................................................................... na 10 jaar
®
VR030) Losse stukken i.v.m. bijzondere rechtsplegingen, zoals de rechtspleging i.v.m.
konijnschade (Wet van 4 april 1900) of de kleine nalatenschappen (Wet van 16 mei
1900): verzoek- en bevelschriften, bescheiden i.v.m. de vaststelling van de schade door
deskundigen, oproepingen van de partijen, vonnisuittreksels (borderellen van uittreksels
uit vonnissen overgemaakt aan de ontvanger van de registratie), enz.
te vernietigen.......................................................................................................na 30 jaar
®
VR031) Deurwaardersexploten (voor zover afzonderlijk bewaard)
te vernietigen...................................................................................................... na 30 jaar
®
VR032) Bescheiden gevormd door de Ambtsgerichte Eupen, Malmedy en St. Vith (periode 1815-
1920 en 1940-1944) zoals vonnissen en beschikkingen in kort geding (
Verfügungen
(
te vernietigen ..................................................................................................... na 30 jaarEinstweilige), stukken in verband met faillissement (Konkurse), gerechtelijke verkoopZwangsversteigerung) en gerechtelijke akkoord (Vergleichsverfahren)
®
te bewaren en neer te leggen......................................................................... onmiddellijk
112
C. WILLIGE RECHTSMACHT
VR033) Minuten van akten (met bijbehorende repertoria) (na het Gerechtelijk Wetboek: minuten
van akten van de griffier en minuten van akten van de vrederechter)
®
VR034) Repertoria en alfabetische tafels
te bewaren en neer te leggen................................................................................ na 30 jaar
®
VR035) Voogdijstaten (art. 63 Hypotheekwet (Wet van 16 december 1851)) en aanverwante
stukken (voogdijregisters, 'dossiers familieraad', 'dossiers voogdij', inventarissen van
nalatenschappen en schattingsstaten, borderellen van hypothecaire inschrijvingen, enz.)
te bewaren en neer te leggen................................................................................ na 30 jaar
®
VR036) Register (rol) van de verzoekschriften (na Ger. W.)
te bewaren en neer te leggen……..............…………………………………na 20 jaar
®
VR037) Bescheiden i.v.m. de invoering van de Arbeidsongevallenwet van 24 december 1903
(verklaringen van arbeidsongevallen, processen-verbaal van overeenkomst, medische
attesten, enz.) (tot en met 1970 (nadien Arbeidsrechtbank)
te bewaren en neer te leggen................................................................................ na 30 jaar
®
VR038) Kiezerslijsten
te bewaren en neer te leggen ………………………………………..........onmiddellijk
®
* enkel te bewaren voor de periode vóór 1919 voor de provincie Henegouwen en voor
Duitstalig België tot 1945
* rest te vernietigen............................................…6 maanden na de validatie van de
verkiezingen waarop ze betrekking hebben
VR039) Lijsten van afwezige kiezers
te selecteren
®
verkiezingen waarop ze betrekking hebben
VR040) Losse stukken in verband met kiesverrichting (attesten, bescheiden in verband met de
verkiezing en de samenstelling van het kiescollege)
te vernietigen............................................... 6 maanden na de validatie van de
®
verkiezingen waarop ze betrekking hebben
VR041) Attesten afgeleverd door het Ministerie van Sociale Zaken i.v.m. het bekomen van de
verhoogde kinderbijslag t.e.m. 1973 (nadien: Arbeidsrechtbank)
te vernietigen............................................... 6 maanden na de validatie van de
®
VR042) De dossiers van rechtspleging "bescherming van de persoon van de geesteszieke" en
"voorlopige bewindvoering"
te vernietigen……..............………………………………………………onmiddellijk
®
VR043) Deskundigenverslagen inzake onteigeningen, nalatenschappen, enz. (ook: dossiers in
verband met onteigeningsprocedures, nalatenschappen enz.) (voor zover afzonderlijk
bewaard)
te bewaren en neer te leggen ......………………30 jaar na de afsluiting van het dossier
®
te bewaren en neer te leggen................................................................................ na 30 jaar
113
VR044) Register van neergelegde stukken
®
VR045) Register van evenredige verdelingen
te vernietigen ......................................................................................................... na 10 jaar
®
VR046) Register van de verzakingen aan een gemeenschap of nalatenschap
te vernietigen ......................................................................................................... na 10 jaar
®
VR047) Register der verzegelingen
te vernietigen ......................................................................................................... na 10 jaar
®
VR048) Register betreffende de eedaflegging van bijzondere wachters
te vernietigen ......................................................................................................... na 30 jaar
®
VR049) Register voor de wettiging van de handtekeningen en parafen van notarissen en
ambtenaren van de burgerlijke stand
te vernietigen ................................................................... 5 jaar na de laatste eedaflegging
®
VR050) Register van verkoping van onroerende goederen van minderjarigen en onbekwaam
verklaarden
te vernietigen ......................................................................................................... na 10 jaar
®
VR051) Losse stukken i.v.m. de aanstelling van deskundigen
te vernietigen ......................................................................................................... na 10 jaar
®
VR052) Dossiers inzake krankzinnigen verzorgd ten huize
te vernietigen.......................................................................................................na 30 jaar
®
VR053) Ingekomen besluiten van de colleges van burgemeesters en schepenen in verband met de
opsluiting van krankzinnigen
te vernietigen ......................................................................................................... na 10 jaar
®
VR054) Berichten van overlijden overgemaakt door de ambtenaren van de burgerlijke stand
te vernietigen ......................................................................................................... na 10 jaar
®
VR055) Kopieën van notariële akten (buiten de procedure betreffende de voogdij)
te vernietigen ......................................................................................................... na 10 jaar
®
VR056) Lijsten van gezworenen
te vernietigen ........................................................................................................... na 5 jaar
®
VR057) Losse inkomende brieven en hulpregisters i.v.m. uiteenlopende aangelegenheden
(geesteszieken, verkopingen, nalatenschappen)
te vernietigen ......................................................................................................... na 10 jaar
®
VR058) Bescheiden gevormd door de Ambtsgerichte Eupen, Malmedy en St. Vith (periode 1815-
1920 en 1940-1944) zoals
Erbvertrags-, Schenkungs- und Testamentsakten, Registerakten zur Erbhöferolle,
Handels-, Genossenschafts- und Vereinsregister
te vernietigen ......................................................................................................... na 10 jaarRegisterakten zum Güterrechtsregister, Grundakten,, enz.
®
te bewaren en neer te leggen......................................................................... onmiddellijk
114
III. STRAFZAKEN
A. ADMINISTRATIEVE TAKEN
VR059) Kiezerslijsten
®
- enkel te bewaren voor de periode vóór 1919 (voor de provincie Henegouwen en voor
Duitstalig België tot 1945)
- de rest te vernietigen............................................................................................. na 5 jaar
VR060) Inkomende stukken i.v.m. ambtelijke opdrachten (telegrammen, enz.)
te selecteren:
®
VR061) Agenda van ingekomen en uitgaande stukken in verband met aangeslagen voorwerpen
neergelegd ter griffie "ook: register van overtuigingsstukken"
te vernietigen.......................................................................................................na 10 jaar
®
VR062) Gemeentelijke politiereglementen (Gemeentewet van 30 maart 1836, art. 78, § 7; Nieuwe
Gemeentewet van 24 juni 1988, nieuw art. 119, § 5)
te bewaren en neer te leggen................................................................................ na 30 jaar
®
te vernietigen ...........................................................wanneer ze niet meer van kracht zijn