De tijdigheid van een conclusie hangt af van 3 voorwaarden:
• de tijdige neerlegging ter griffie (tijdens de openingsuren van de griffie)
• de tijdige toezending aan de tegenpartij (hetgeen per fax kan tot middernacht)
• de afwezigheid van een akkoord tussen partijen om andere conclusietermijnen af te spreken
De rechter kan dus niet zomaar op eigen initiatief conclusies uit het debat weren. De rechtbank heeft immers geen kennis (tenzij deze wordt voorgelegd) wanneer een conclusie aan de tegenpartij werd toegezonden en vooral of er geen ander akkoord is tussen de partijen. Er zal dus steeds een debat dienen vooraf te gaan alvorens een rechter zomaar conclusies uit het debat kan weren.
De vraag stelt zich verder of de wering van laattijdige conclusies een autonome sanctie is (zoals verdedigd door K. Wagner, sancties in het burgerlijk procesrecht, Antwerpen, Maklu 2007, 360) dan wel of er toch niet belang dient aangetoond in hoofde van de partij die om de wering van de conclusies verzoekt.
Gelet op de verschillende standpunten ter zake (zie cassatie 20.04.2007, A.C. 2007, 836 en RW 2010-11, 954, versus M. De Corte, Hoe autonoom is het procesrecht, studie van enkele raakvlakken tussen materiaal recht en gerechtelijk recht in M. Storme, Procesrecht vandaag, Antwerpen, Kluwer 1980, 22) is het aangewezen om toch steeds het belang aan te tonen wanneer men de wering van de conclusies vordert.
Het nut van termijnen beoogt het efficiënte procesverloop, zo stelt D. Scheers, in “Termijnen van goede wil”, RW 2011-2012, 1214.
Met betrekking tot de tijdige toezending per telefax aan de tegenpartij, stelt zich de vraag naar het bewijs van de datum en het uur van de verzending.
Ter zake kan verwezen worden naar het Cassatiearrest van 04.12.2006 zoals verschenen bij het RW 2006-07, 1522 met noot T. Toremans; NJW 2007, 567 met noot Peeters.
Elk normaal faxtoestel vermeldt een datum en uur van verzending.
Bovendien maakt het verzendrapport melding of de verzending al dan niet succesvol is verlopen.
Natuurlijk kan men het toestel manipuleren. Maar kwader trouw wordt niet vermoed.
Natuurlijk kan de tegenpartij melden dat hij een totaal onleesbaar exemplaar heeft gekregen, een blanco fax of een zwarte fax. Het is dan aan de tegenpartij om onmiddellijk te reageren naar het faxnummer van de afzender dat hij een onleesbaar exemplaar of een blanco exemplaar heeft gekregen bij gebreke waaraan een verweer in die zin zou falen.
Voor een toepassing zie Brussel 18.11.1997, JLMB 1998, 1139.