-A +A

legalisatie van documenten

Printervriendelijke versiePrintervriendelijke versieVerstuur naar een vriendVerstuur naar een vriend

Legalisatie is de controle aangaande de oorsprong van een document.

Hierbij wordt de echtheid van de handtekening en de hoedanigheid van de ondertekenende ambtenaar. Evenzeer wordt de echtheid van de stempels nagezien.

Legalisatie in cascade is de controle van de handtekening van de legaliserend ambtenaar.

De legalisatie gebeurt door of via de bevoegde ambassade of het bevoegd consulaat van België in het land of de streek waar het document werd afgegeven. Zowel beroepsposten als ereconsulaten kunnen documenten legaliseren.

Ambassades en consulaten verzamelen modellen van handtekeningen, zegels en stempels die regelmatig moeten worden gelegaliseerd.

De legalisatie impliceert alleen de erkenning van de echtheid van handtekening en stempels maar impliceert geen erkenning van de juridische correctheid. Legalisatie betekent dus niuet dat er erkend werd dat een document door een bevoegde autoriteit werd afgeleverd, en conform is aan het geldend buitenlands recht. Evenmin impliceert een leganisatie de juistheid van de feiten die vermeld staan in het gelegaliseerde document.

Procedure tot legalisatie

Enkel de aanvraag van legalisatie van documenten ondertekend door een privé-persoon dient door de persoon zelf aangevrazagd.

De legalisatie van een document kan aangevraagd worden door een advocaat, een vriend, een familielid, eigenlijk elke derde.

 

Wanneer er tot legalisatie wordt overgegaan wordt op het voorgelegde document een sticker aangebracht, waarop alle legalisatiegegevens staan. Op elk gelegaliseerd document staat een controlecijfer dat bestaat uit een aaneengesloten reeks van 16 cijfers. Dit cijfer is een beveiligde code die in de ambassade of het consulaat wordt aangemaakt. Dit cijfer kan dan weer in België ondermeer door het gemeentebestuur worden geverifieerd aan de hand van een controlecijfer en verifieerbaar op de website www.diplomatie.be/legalinet.

 

Wanneer een buitenlands document gelegaliseerd werd door een ambassade of een consulaat van België en voorzien werd van een sticker met een controlecijfer van minstens 16 cijfers, is het rechtstreeks geldig en bruikbaar in België

De legalisatie wordt geweigerd indien uit het nazicht blijkt dat:

• de handtekening niet die van de bevoegde ambtenaar is
• de ondertekenende ambtenaar niet bevoegd is
• het zegel of de stempel vals, vervalst of niet gebruikelijk is.
• wanneer de aanvrager een stuk voorlegt in een vreemde taal die voor de diplomaat/consul niet verstaanbaar is.

De reden waarom de legalisatie  legalisatie aangevraagd wordt, mag geen reden tot weigering uitmaken.

De weigering tot legalisatie moet door de diplomaat of de consul steeds schriftelijk worden gemeld aan de betrokkene. De weigering moet steeds gemotiveerd zijn en de beroepsmogelijkheden vermelden (beroep bij de Rechtbank van Eerste Aanleg en bij de Raad van State).
 

Onderzoek na legalisatie

De Belgische autoriteit die geconfronteerd wordt met een gelegaliseerd stuk kan een verzoek richten aan de Dienst Legalisatie van de FOD Buitenlandse Zaken. Dit verzoek wordt gemotiveerd en kan slaan op de echtheid van de inhoud van het gelegaliseerd stuk.

De Dienst Legalisatie verzendt het verzoek aan de ambassade of het consulaat dat de legalisatie uitvoerde. De ambassade of het consulaat voert het onderzoek en deelt het resultaat van het onderzoek mede aan de bevoegde instantie in België.

 

 

APOSTILLE EN VRIJSTELLING VAN LEGALISATIE

Ten aanzien van bepaalde landen geldt de apostille in plaats van de legalisatie, in plaats van de "gewone" legalisatieprocedure.

De (vereenvoudigde) mogelijkheid tot legalisatie heet apostille. Deze mogelijkheid werd ingevoerd door het Verdrag van Den Haag van 5 oktober 1961 tot afschaffing van het vereiste van legalisatie van buitenlandse openbare akten (Apostille verdrag). Evenwel, voor sommige landen die partij zijn bij het Apostille Verdrag verzette België zich. De documenten uit deze landen, o.a. Albanië en de Dominicaanse Republiek, moeten nog steeds gelegaliseerd worden door het Belgische consulaat. 

Documenten afkomstig uit een aantal landen moeten in het land van herkomst door de bevoegde autoriteiten voorzien worden van een apostille. Dit is een officieel formulier dat aan het document vastgemaakt wordt zo dat het onmogelijk is om die eraf te halen zonder dat dit zichtbaar is. De titel vermeldt altijd enkel in het Frans: 'Convention de La Haye du 5 octobre 1961'. De apostille is voor de rest opgesteld in het Frans, Engels of een oficiële taal van het land van herkomst. Soms heeft de apostille ook twee of meer talen, bv. een officiële taal van de land van bestemming als tweede taal.

 

Een voorbeeld van een apostille kan u nalezen via deze link: klik  hier .

 

De apostille moet de volgende tien gegevens bevatten:
1. het land van herkomst van het document;
2. de naam van de persoon die het document heeft ondertekend;
3. de hoedanigheid waarin de persoon de document heeft ondertekend;
4. de zegel of de stempel van de autoriteit die het document heeft afgegeven;
5. de plaats waar het document een apostille heeft gekregen;
6. de datum waarop het document een apostille heeft gekregen;
7. de autoriteit die de apostille heeft aangebracht (de namen van de autoriteiten die in de verschillende landen bevoegd zijn apostilles aan te brengen, staan op de website van de Haagse Conferentie voor Internationaal Privaatrecht ;
8. het volgnummer (dit nummer komt overeen met een nummer in een register zodat de ontvanger van de apostille dit kan verifiëren bij de afgever van de apostille);
9. de stempel of zegel van de autoriteit die de apostille heeft aangebracht;
10. de handtekening van de persoon die de apostille heeft aangebracht.

 

 

 

 

Meerdere documenten die door dezelfde persoon zijn ondertekend en die voor hetzelfde doel gebruikt zullen worden, kunnen middels  één apostille op het bundel worden geplaatst.

Documenten door verschillende mensen ondertekend, moeten elk een afzonderlijk apostille krijgen. Een apostille wordt aan het document gehecht op een dat het onmogelijk is om ze ervan los te maken zonder dat het zichtbaar is. 

 

Eens aan de formaliteit van apostille is voldaan, dient er niet meer overgegaan tot is verdere legalisatie  door de Belgische ambassade of het Belgisch consulaat in het buitenland, noch door de FOD Buitenlandse Zaken te Brussel.

 

Voor een apostille op Belgische documenten bestemd voor het buitenland moet men zich wenden tot de Dienst Legalisatie van de FOD Buitenlandse Zaken te Brussel.
Voor bepaalde landen geldt, in plaats van de "gewone" legalisatieprocedure, de (vereenvoudigde) mogelijkheid van de apostille. Dit werd ingevoerd door het Verdrag van Den Haag van 5 oktober 1961 tot afschaffing van het vereiste van legalisatie van buitenlandse openbare akten.

 

Voor nog andere landen geldt op basis van internationale en Europese regels een vrijstelling van legalisatie:

Voor welke landen de legalisatie, de apostille of de vrijstelling geldt, kan worden nagegaan op www.diplomatie.be (per categorie van document en per land). Indien de legalisatie vereist is, wordt verder doorverwezen naar de bevoegde ambassade of het bevoegd consulaat van België in het desbetreffende land. In geval van apostille wordt doorverwezen naar de bevoegde lokale overheid (via de website van de Haagse Conferentie voor Internationaal Privaatrecht, Verdrag van Den Haag).

LEGALISATIE SOMS TOTAAL ONMOGELIJK

 

Voor een aantal landen is er geen mogelijkheid tot legalisatie. Er zal dan door de bevoegde ambassade of het bevoegd consulaat een negatief attest worden afgeleverd. Volgens informatie van de FOD Buitenlandse Zaken is het de bevoegdheid van elke overheid die een dergelijk attest ontvangt, om zelf te oordelen of de akte al of niet aanvaard kan worden.

Voor verdere vragen in verband met legalisaties kan u terecht op legalisatie.bz@diplobel.fed.be.

U kan ook altijd terecht op de volgende website: http://www.diplomatie.be/nl/services/legalisation/default.asp

Franse term: 
légalisation
Wetgeving: 

 

 

Artikel 30 Wetboek IPR

"§ 1. Een buitenlandse rechterlijke beslissing of authentieke akte moet worden gelegaliseerd om in België geheel of bij uittreksel, in origineel of bij afschrift, te worden voorgelegd. De legalisatie bevestigt slechts de echtheid van de handtekening, de hoedanigheid waarin de ondertekenaar van het stuk heeft gehandeld en, in voorkomend geval, de identiteit van het zegel of de stempel op het stuk.

 

§ 2. De legalisatie wordt gedaan:

  1. door een Belgische diplomatieke of consulaire ambtenaar die geaccrediteerd is in de Staat waar de beslissing is gewezen of de akte is opgesteld;
  2. bij gebreke hiervan, door een diplomatieke of consulaire ambtenaar van de buitenlandse Staat die de belangen van België in die Staat behartigt;
  3. bij gebreke hiervan, door de Minister van Buitenlandse Zaken.

§ 3. De Koning bepaalt de nadere regels van de legalisatie."

 

De "nadere regels" werden vastgelegd in een Koninklijk Besluit van 12 juli 2006 en in een Omzendbrief van 14 december 2006 (beide gepubliceerd in B.S. 11 januari 2007).

 

Overige Wetgeving:

Externe links:

 

Nuttige tips: 

Formule legalisatie:

"Gezien voor legalisatie van de handtekening van [...] (naam van de persoon wiens handtekening gelegaliseerd wordt)
Controlenummer  [...]
Plaats  [...]
datum. [...]
Deze legalisatie waarborgt de authenticiteit van de inhoud van het document niet.

 [...] Handtekening en stempel van diegene die legaliseert. 

Formule weigering legalisatie

Geachte,

Ik verwijs naar uw aanvraag tot legalisatie van volgend(e) document(en): [...]

Het spijt me U te moeten meedelen dat ik niet op Uw vraag kan ingaan.

Ik heb immers vastgesteld dat: [...]

Indien u niet akkoord gaat met de genomen beslissing kan u een gerechtelijke procedure via een gerechtsdeurwaarder inleiden bij de Rechtbank van eerste aanleg van Brussel.
U kan eveneens een verzoekschrift tot vernietiging, eventueel vergezeld van een verzoekschrift tot schorsing, indienen bij de Raad van State van België binnen de 60 dagen na deze betekening. De regeling van deze procedure is vastgelegd in het besluit van de Regent van 23 augustus 1948 tot regeling van de rechtspleging voor de afdeling administratie van de Raad van State.

Datum

Handtekening

 

Gerelateerd
0
Uw beoordeling Geen
Aangemaakt op: za, 05/11/2011 - 12:59
Laatst aangepast op: za, 18/07/2015 - 14:10

Hebt u nog een vraag?

Hebt u nog een vraag in dit verband, klik dan hier om uw vraag aan ons te stellen, of meteen een afspraak te maken voor een consultatie.

Aanvulling

Heeft u een suggestie, aanvulling of voorstel tot correctie met betrekking tot deze pagina? Gebruik dit adres om het te melden.