Het zittingsblad (proces-verbaal van de terechtzitting) is een officieel document opgesteld door de griffier en zowel door de rechter als door de griffier ondertekend en waarvan de vermeldingen ambtshalve bewijskracht bezitten tot bewijs van het tegendeel.
De griffier notuleert op het zittingsblad het procesverloop, de verklaringen van partijen en de uitspraak. De griffier is hierbij niet een ondergeschikte van de rechtbank. De opstelling van het zittingsblad en het proces-verbaal van de zitting is de autonome opdracht van de griffier die hierbij geen ondergeschikte rol opdracht uitvoert. De griffier stelt onder zijn verantwoordelijkheid het zittingsblad op. De rechter kan het door de griffier opgesteld proces-verbaal van de terechtzitting verbeteren en aanvullen door een persoonlijke opmerking aan de voet van dit proces-verbaal, onder de handtekening van de griffier. De rechter kan de vaststellingen, gedaan door de griffier, niet schrappen of wijzigen.
De griffier is de autonome gerechtelijke notaris van de terechtzitting die onpartijdig acteert hetgeen hij “de visu” en “de auditu” vaststelt. Ter zitting heeft de griffier de rol van neutrale waarnemer van het integrale ondeelbare gerechtelijk gebeuren. Als gerechtelijke notaris verleent de griffier ambtshalve akte van de feiten en verklaringen die moeten worden vastgelegd.
Verzoek te acteren op het zittingsblad.
De procespartijen, de rechter en het openbaar ministerie kunnen de griffier verzoeken akte te verlenen op het zittingsblad van bepaalde feiten en verklaringen in het kader van het gerechtelijk gebeuren ter zitting.
De rechter heeft terzake geen autoriteit. Ook de rechter moet de griffier verzoeken deze of gene verklaring of feit te te laten vaststellen op het zittingsblad. De rechter kan geen bevel geven terzake en kan ook niet weigeren om een bepaald of feit verklaring te laten acteren op het zittingsblad. De griffier is terzake onpartijdig ook in zittingsconflicten tussen magistraat en partijen. Een rechter die de vraag tot het acteren op het zittingsblad beantwoordt als een vraag gericht tot hem en deze vraag afwijst, begaat een zware fout. Een advocaat die hiermee geconfronteerd wordt kan de schorsing van het debat vragen en de onmiddellijke tussenkomst van de stafhouder verzoeken, waarna er nadien zelfs klacht kan neergelegd bij de procureur-generaal.
Niemand, noch de rechter, noch partijen, noch het openbaar ministerie kunnen of mogen beletten dat de griffier als gerechtelijke notaris zijn ambt verricht. Dit betekent niet dat de partijen het recht hebben om van de griffier een gerechtelijke stenograaf te maken, of het goede verloop van de zitting te verhinderen. De eventuele weigering om deze of gene verklaring of feit geacteerd te zien op het zittingsblad gaat evenwel uit van de griffier en van de griffier alleen, weze het onder toeziend oog van het Parket-Generaal, zoals de rechter eveneens tuchtrechtelijk onder het toezicht van het Parket-Generaal staat. Aldus mag de weigerende houding van de griffier enkel ingegeven worden door de overweging van het vlot verloop van de terechtzitting.
Het belang van de taak van de griffier als gerechtelijke notaris van de terechtzitting kan niet onderschat worden, gezien geacteerde feiten en gezegden aanleiding kunnen geven tot wraking, cassatie van de gerechtelijke uitspraak, tot veroordeling wegens zittingsmisdrijven, tot het correct weergeven van bewijskrachtige verklaringen en getuigenissen, tot gerechtelijke bekentenissen of intrekking van bekentenissen, tot vaststelling van de schending van de rechten van verdediging, recht op tegenspraak en eerlijk proces, tot tuchtmaatregelen, of tot strafrechtelijke vervolgingen van één der betrokkenen.
Elke formaliteit, waarvan niet vastgesteld is door de griffier dat zij werd vervuld, wordt geacht niet te zijn nageleefd. Aldus waakt de de griffier in elk stadium van het verloop van de zitting over de regelmatigheid ervan.
Wanneer een advocaat een bepaald feit of verklaring wil vastgesteld zien op het zittingsblad, richt hij zich derhalve rechtstreeks tot de griffier en niet tot de rechter. Maar omdat de rechter onder de handtekening va de griffier ook een eigen verklaring kan laten opnemen, kan de advocaat zich ook tot de rechter richten met verzoek dat deze een bepaalde verklaring of feit zou willen laten opnemen in de eigen verklaring van de rechter onderaan het zittingsblad.
Deze aanvulling heeft evenwel niet dezelfde bewijskracht dan de authentieke eigen verklaring van de griffier, waardoor het tot aanbeveling strekt zich tot de griffier rechtstreeks te wenden. Het recht op voetnoot va de rechter dient niet om de eigenlijke taak van de griffier te vervullen en zich richten tot de rechter in plaats van tot de griffier als gerechtelijke notaris, getuigt van een gebrek aan juridische kennis dan wel minachting voor het ambt van de griffier.
maar de rechter kan en mag niet verhinderen dat een advocaat of een procespartij zich rechtstreeks tot de griffier wendt.