De bevoegde ambtenaar van de burgerlijke stand of de ambtenaar van de burgerlijke stand van de plaats van opmaak van de akte die een materiële vergissing vaststellen op een akte van de burgerlijke stand, op basis van een authentieke akte of officieel attest, verbetert deze akte van de burgerlijke stand.
Een materiële vergissing houdt in dat een ambtenaar van de burgerlijke stand, bij de opmaak of wijziging van een akte van de burgerlijke stand, bij vergissing een gegeven heeft opgenomen in deze akte dat niet volledig overeenstemt met de vermelding van dit gegeven op de authentieke akten of officiële attesten die hij op dat ogenblik in zijn bezit had.
Onder een materiële vergissing wordt verstaan :
1° een schrijf- of typfout in namen en voornamen, of een verwisseling tussen beide;
2° een schrijf- of typfout in datum, plaats of uur van het rechtsfeit of de rechtshandeling die de akte vaststelt;
3° de verwisseling van personen vermeld in de akte;
4° het ontbreken van voornamen of delen van een naam van een persoon in een andere akte van de burgerlijke stand dan de akte van geboorte van de betrokkene, die wel voorkomen in de akte van geboorte van de betrokkene;
5° de vermelding van foutieve diakritische gegevens;
6° een fout in of het ontbreken van de gegevens van een getuige in de akte van huwelijk;
7° het foutief of niet overnemen in een akte van de burgerlijke stand van bepaalde gegevens vermeld in de authentieke akten of officiële attesten die bij het opmaken van de akte werden voorgelegd.
De ambtenaar van de burgerlijke stand die een akte van de burgerlijke stand heeft opgemaakt kan deze akte ambtshalve nietig verklaren, in de volgende gevallen :
1° de akte heeft betrekking op een rechtsfeit dat of rechtshandeling die nooit heeft plaatsgevonden;
2° de akte heeft betrekking op een rechterlijke of administratieve beslissing die nooit werd uitgesproken;
3° de akte werd opgemaakt zonder dat aan de wettelijke vereiste voorwaarden hiervoor voldaan was;
4° de ambtenaar van de burgerlijke stand was niet bevoegd of niet gemachtigd om de akte op te maken.
De persoon die een akte wil laten verbeteren
of laten nietig verklaren
of een ontbrekende akte wil laten vervangen overeenkomstig artikel 26
kan hiertoe een verzoekschrift indienen bij de familierechtbank.
De ambtenaar van de burgerlijke stand van de plaats van opmaak van de akte die deze akte wil laten verbeteren, kan hiertoe een verzoekschrift
ondertekend door hemzelf of een advocaat
indienen bij de familierechtbank.
De procureur des Konings vordert de verbetering van een akte bij de familierechtbank indien hij een fout in de akte vaststelt.
De griffier van de kamer waar de zaak aan toebedeeld is, zendt het verzoekschrift over aan het openbaar ministerie. Na ontvangst van het advies van het openbaar ministerie roept de griffier de verzoeker, bij gerechtsbrief, op om te verschijnen op de door de voorzitter van de kamer vastgestelde zitting.
De griffier stuurt de gegevens nodig voor de opmaak van de gewijzigde akte overeenkomstig afdeling 6 ten gevolge van de verbetering
, voor de opmaak van de akte van nietigverklaring
of voor de opmaak van de vervangende akte via de DABS onmiddellijk naar de bevoegde ambtenaar van de burgerlijke stand en neemt de in kracht van gewijsde gegane rechterlijke beslissing als bijlage op in de DABS.
De bevoegde ambtenaar van de burgerlijke stand maakt onmiddellijk de gewijzigde akte of akten van de burgerlijke stand ten gevolge van de verbetering
, de akten van nietigverklaring
of de vervangende akte op en verbindt deze, in voorkomend geval, met de akten van de burgerlijke stand waarop ze betrekking hebben.
Met de wet van 18 juni 2018 houdende diverse bepalingen inzake burgerlijk recht en bepalingen met het oog op de bevordering van alternatieve vormen van geschillenoplossingen (BS 2 juli 2018) en de wijziging van deze laatste wet door de wet van 21 december 2018 houdende diverse bepalingen inzake justitie (BS 31 december 2018) heeft de wetgever de bestaande papieren burgerlijke stand vervangen door een digitale burgerlijke stand. De Databank voor de Akten van de Burgerlijke Stand (DABS) beoogt de modernisering, informatisering en vereenvoudiging van de burgerlijke stand. De invoering van de DABS impliceert de vereenvoudiging van de bestaande processen en akten van de burgerlijke stand, het exclusieve gebruik van elektronische akten, (elektronisch) ondertekend en bewaard, de verzekering van een plaatsonafhankelijke dienstverlening, de automatische doorstroming van gegevens van de DABS naar het Rijksregister alsook het doorsturen van gegevens van de griffies en openbare ambtenaren via de DABS (S. Heylen, «De modernisering en informatisering van de burgerlijke stand. Commentaar bij de wet van 18 juni 2018 en titel 11 van de wet van 21 december 2018», T.Fam. 2019, 148; S. Heylen, «De modernisering en informatisering van de burgerlijke stand», RW 2018-19, 1443).
Met deze wetgeving is niet alleen de inhoud van de akten vereenvoudigd maar ook de processen tot opmaak van een akte. Burgers die hun burgerlijke staat willen wijzigen, moeten dit eenvoudiger kunnen door geen informatie meer te moeten voorleggen die al ter beschikking is. Ook de DABS en het Rijksregister worden voortaan gelijktijdig bijgewerkt en gesynchroniseerd. Bij het elektronisch ondertekenen van een akte van de burgerlijke stand of de wijziging ervan, worden de informatiegegevens in het Rijksregister onmiddellijk aangepast (S. Heylen, «De modernisering en informatisering van de burgerlijke stand. Commentaar bij de wet van 18 juni 2018 en titel 11 van de wet van 21 december 2018», T.Fam. 2019, 153).
Een van deze processen die door middel van de wetten van 18 juni 2018 en 21 december 2018 werd vereenvoudigd betreft de verbetering van akten.
Vóór deze nieuwe wetgeving gold de administratieve verbeteringsprocedure op grond van een materiële misslag na positief advies van de procureur des Konings of de rechterlijke procedure tot verbetering van de akten van de burgerlijke stand.
Onder gelding van de nieuwe wetgeving blijft de verbetering van de akten van de burgerlijke stand mogelijk op twee manieren. Enerzijds kan de ambtenaar van de burgerlijke stand zelf voortaan zonder tussenkomst van het parket of de rechtbank overgaan tot verbetering van welbepaalde materiële vergissingen. Daarnaast behoudt de familierechtbank de algemene bevoegdheid om de akten van de burgerlijke stand te verbeteren (vgl. S. Heylen, «De modernisering en informatisering van de burgerlijke stand. Commentaar bij de wet van 18 juni 2018 en titel 11 van de wet van 21 december 2018», T.Fam. 2019, 153; S. Heylen, «De modernisering en informatisering van de burgerlijke stand», RW 2018-19, 1451-1452).
De wet van 31 juli 2020 heeft de bevoegdheid van de ambtenaar van de burgerlijke stand op dit punt niet gewijzigd. Wel breidt de wet van 31 juli 2020 het toepassingsgebied verder uit door de definitie aan te vullen en - omdat te weinig rekening werd gehouden met de opmaak van akten in een informaticatoepassing - de limitatieve opsomming van gevallen (van materiële vergissingen die het voorwerp van een verbetering kunnen uitmaken) te verruimen (S. Heylen, «Verbetering en nietigverklaring van akten van de burgerlijke stand. Commentaar bij hoofdstuk 2 van de wet van 31 juli 2020», T.Fam. 2021, 38).
Vóór de wet van 31 juli 2020 bepaalde oud artikel 34 BW immers:
«Een materiële vergissing houdt in dat een ambtenaar van de burgerlijke stand, bij de opmaak van een akte van de burgerlijke stand, bij vergissing een gegeven heeft opgenomen in deze akte dat niet volledig overeenstemt met de vermelding van dit gegeven op de authentieke akten of officiële attesten die hij op dat ogenblik in zijn bezit had.
Onder een materiële vergissing wordt verstaan:
- een schrijf- of typfout in namen en voornamen;
- een fout in datum, plaats of uur van het rechtsfeit of de rechtshandeling die de akte vaststelt.»
Specifiek met betrekking tot de vóór de inwerkingtreding van de wet op papier opgemaakte akten van de burgerlijke stand wordt ingevolge artikel 116 van de wet van 18 juni 2018 onder een materiële vergissing verstaan: (i) een schrijf- of tikfout in namen, voornamen en adressen, (ii) een fout in de datum van geboorte of overlijden als uit een geboorte- of overlijdensattest een andere datum blijkt, (iii) een fout in de datum van huwelijk, (iv) een fout met betrekking tot de in de akte vermelde ambtenaar van de burgerlijke stand en (v) een verkeerde datum van opmaak van de akte.
Krachtens het bij wet van 31 juli 2020 (ver)nieuw(d)e artikel 34, § 1, tweede lid oud BW wordt onder materiële vergissing (voortaan) verstaan:
1° een schrijf- of typfout in namen en voornamen, of een verwisseling tussen beide;
2° een schrijf- of typfout in datum, plaats of uur van het rechtsfeit of de rechtshandeling die de akte vaststelt;
3° de verwisseling van personen vermeld in de akte;
4° het ontbreken van voornamen of delen van een naam van een persoon in een andere akte van de burgerlijke stand dan de akte van geboorte van de betrokkene, die wel voorkomen in de akte van geboorte van de betrokkene;
5° de vermelding van foutieve diakritische gegevens;
6° een fout in of het ontbreken van de gegevens van een getuige in de akte van huwelijk;
7° het foutief of niet overnemen in een akte van de burgerlijke stand van bepaalde gegevens vermeld in de authentieke akten of officiële attesten die bij het opmaken van de akte werden voorgelegd.
Deze wetsbepaling heeft ingevolge artikel 32 van de wet van 31 juli 2020 retroactieve werking om zodoende van toepassing te zijn op akten van de burgerlijke stand opgemaakt vanaf 31 maart 2019, hetzij de datum van de inwerkingtreding van de wet van 18 juni 2018 en de opstart van de DABS (S. Heylen, «Verbetering en nietigverklaring van akten van de burgerlijke stand. Commentaar bij hoofdstuk 2 van de wet van 31 juli 2020», T.Fam. 2021, 35).
Punt is evenwel dat het in artikel 34, § 1, tweede lid oud BW gaat om een reeks materiële vergissingen die de ambtenaar van de burgerlijke stand voortaan zelf ambtshalve kan verbeteren. Niets belet echter een persoon die een akte wil laten verbeteren om zelf een verzoek tot verbetering van een materiële vergissing aan de familierechtbank voor te leggen. Punt is bovendien dat het in casu gaat om een voor 31 maart 2019 opgemaakte geboorteakte.
De familierechtbank blijft immers zoals voorheen bevoegd voor alle mogelijke verbeteringen van fouten of onvolledigheden in de akten van de burgerlijke stand (vgl. S. Heylen, «Verbetering en nietigverklaring van akten van de burgerlijke stand. Commentaar bij hoofdstuk 2 van de wet van 31 juli 2020», T.Fam. 2021, 40).
.